浅谈医院基建档案的管理与利用

浅谈医院基建档案的管理与利用

欧阳秀琼

（广东省肇庆市端州区华佗医院广东肇庆526040）

【摘要】医院基本建设档案资料真实记载医院基本建设项目的规模、体积、高度、坐落方位、建筑结构、材料等，是医院建设管理的重要组成部分。

【关键词】医院；基建；档案

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2017）03-0370-02

医院基本建设档案资料是指医院的建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设项目从酝酿、决策到建成使用过程中所形成的、应当归档保存的材料[1]。为加强基建档案的管理，全面、完整的收集基建档案资料，保证基建档案的真实、安全性。医院基建档案资料真实记载医院在基本建设项目过程中的规模、面积、高度、坐落的方位、结构、建筑材料等，是医院基本建设管理工作的重要组成部分。随着国家医药卫生体制改革的不断深入，医院的基础设施建设规模和速度都在不断壮大，为医院的快速发展和腾飞奠定了基础[2]。

1.医院基建工程档案的构成

医院基建工程档案构成可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成［3］。为了保证档案的完整、可靠性，应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。如：项目批准文件、转列年度计划、环保、消防审核意见书，规划、施工许可证，建筑设计规划意见书、规划建筑设计方案审查批复、审图合格证、人防审核意见、质监通知书、建设用地规划许可证、红线图、选址意见书、中标通知书等总承包合同，资质材料、工程地质、勘察设计报告等。

2.收集及整理

2.1具体收集整理随着施工过程的进展同步形成各时间节点的文件材料，收集整理本着“谁做谁负责收集整理”的原则，建设、施工、监理单位根据合同中各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、整理、组卷。

2.2建设单位负责收集整理设计过程中形成的文件材料，并督促设计单位及时整理移交应由建设单位保存的各类文件材料。

2.3监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并重点做好对施工单位所形成的施工文件材料进行检查审核、会签是否与工程质量一致。

2.4各施工单位负责收集、分类、汇总、整理施工过程中形成的文件材料及竣工图的编制。

3.基建档案在医院管理中的作用

医院基建档案是医院建设活动过程中形成的第一手材料，基建档案文件管理的关键是及时收集基建项目动工前到竣工交付使用后形成的各种报批文件、协议、合同及基建图纸等资料，鉴于医院基建项目的投资大、周期长、环节多等特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。档案资料统一由档案员收集整理以及归档，基建资料的经办人应主动将原件资料交档案室存档。档案室所存放的所有资料，如有人员需要借阅时，均必须办理手续，随查随还。特殊情况必须借出时，有领导批准，限期归还。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。

4.医院基本建设档案资料管理依据意义和原则

为了提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基本建设项目在医院工作中的作用，认真做好基建档案，为领导决策提供有效的依据。根据国家《档案法》、国家标准《建设工程文件归档整理规范》和国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关规定，医院应加强本单位基建档案资料的管理工作。

医院基建档案资料管理是一项以项目管理为中心内容的服务性工作，医院基建项目档案资料管理具有专业性、成套性的特点，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目的质量和长远效益。医院基建项目档案资料管理的原则：（1）在医院的基建管理工程建设活动中形成的，具有保存价值的文字、图表等形式的历史记录，应当列入归档管理。（2）医院基建档案应当实行集中统一管理和保管，确保档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。（3）在工程建设过程中，与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。（4）基建工程项目结束后，基建管理负责人应将所有基建项目过程中形成的文件材料，收集齐全后交与档案管理员进行整理。医院基建档案归档的范围及归档时间、归档份数等按国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》规定实行。

5.基建档案的管理模式

5.1基建档案的分类特点

基建档案的档案号由分类号（一级类目代字+二级以下类目代号）+案卷号组成，每个工程项目编一个案卷流水号。例如：

B·1—1

案卷号（第1卷）

二级类目代号（项目名称）

一级类目代字（基建档案）

5.2应注重加强基建档案的收集及整理工作，确保档案材料完整、安全和有效的利用。

【参考文献】

[1]沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率[J].中国医药指南，2011，9(3):39-40.

[2]张青.重视医院基建档案管理[J].中国病案，2012，13(1):39-40.

[3]朱晓青.医院基建档案的收集和利用问题的探讨[J].温州大学学报，2002，18，(2):95-96.