浅谈会计电算化系统的内部控制

浅谈会计电算化系统的内部控制

彭婧

摘要：阐述当前会计电算化环境下内控制度的状况及存在的问题，并以此为基础对电算化会计信息系统的内部控制建设及加强作一些粗浅的探讨。

关键词：会计电算化；内部控制

中图分类号：F230文献标志码：A文章编号：1000－8772(2009)06－0066－01

收稿日期：2009-02-11

作者简介：彭婧(1976-)，财务主管，从事会计学研究。

一、会计电算化系统内部控制的主要特点及问题

1.会计核算环境和岗位设置发生了变化。由于会计电算化的工作自动化、控制程序化，会计基本数据处理方式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化，与此相适应，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员组成，传统职权分割的控制作用近于消失，会计业务缺乏有效牵制。较为突出的问题表现为企业实行会计电算化后，在实际操作过程中并未严格按权限设置和职责牵制的规范程序操作，使内控制度在执行中大打折扣。

2.会计资料的形式发生变化，会计信息的可靠性受到影响。手工系统中会计凭证原有的控制功能弱化，有形记录大为减少，原核算过程中的核对、审核等工作有相当一部分变为计算机自动完成。凭证、经济业务事项等大多需要依赖计算机录入、阅读或查询，极易被篡改而不留痕迹，导致会计资料失真，内部控制重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。

3.控制舞弊的难度大大增加。会计电算化后，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，有关人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁重要数据，发现舞弊的难度较之手工系统更大。

二、会计电算化系统下内部控制的建设与实施

1.加强组织与管理控制。一是根据会计电算化要求对会计岗位应作相应调整，通过部门设置、人员分工、岗位职责、权限划分等制度的制定，建立相互牵制的内控体系。二是明确系统内各类人员的职责、权限，建立、健全岗位责任制。三是加强人员职能控制，将系统中不相容的职责进行分离，如凭证录入与复核不能由同一人执行，出纳不允许进行系统操作等。

2.进一步规范会计基础工作。规范会计基础工作除了完善各项会计制度外，还要重视核算流程和业务操作的规范性。在审核会计凭证编制是否正确的基础上，应当进一步加强对业务原始凭证的严格审核，确保会计凭证的编制与原始凭证一致。此外，要在录入环节采取严格的检验措施，在凭证的编制过程中录入的摘要、会计科目、金额等都要经过认真审核后方能进入下一道程序，确保会计数据录入的准确性。

3.制订单位内部电算化管理制度，加强日常操作规程的控制。用于会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一工作人员和每台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，管理措施应包括上机记录制度、轮流值班制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应有完备的操作日志文件。

4.加强财务系统安全与网络安全的控制。保证计算机系统的运行安全，避免外部环境因素带给系统运行的不安全隐患。要加强接触控制，防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，通过建立与实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据、记账凭证、执行各功能模块、输出种类信息，作好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作。

5.加强内部审计。首先，定期审计相关会计资料，检查电算化系统账务处理是否正确，凭证附件是否规范完整，是否遵照有关法律、法规的规定，审核、签批是否符合公司内控制度等；其次，审查机内数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的账表处理及时调整；再次，监督数据输出及保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的情况；最后，对系统运行的各环节进行审查，并与日常业务环节相对照，防止存在漏洞。

6.加强会计档案管理。企业应建立起完善的档案制度。一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。实行会计电算化后的会计档案应以计算机打印的书面形式保存，按《会议档案管理办法》的规定执行。全套会计电算化系统文档应当视同会计文档保管；应当制定妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质的措施；应当科学规定会计档案的有关权限。

7.提高会计人员的业务素质。一个系统是否安全，应注意操作使用人员的素质。会计人员应提高自身业务素质和安全意识，并接受所用系统在安全方面的教育，严格管理并定期修改自己的口令，提高系统的安全性。只有全体员工共同营造良好的内部环境，通过不断完善内部控制制度，才能实现内部控制的目的。