文书档案管理存在问题及对策

文书档案管理存在问题及对策

屠晓琳

常州市妇幼保健院办公室江苏常州213000

摘要：文书档案是政府机关与机关企事业单位行政管理工作不可或缺的内容之一。该篇文章研究了文书档案管理工作中存在的问题，并提出了解决问题一些有效对策。

关键词：文书档案；问题；对策

文书档案管理是政府机构与企事业单位档案管理的核心，是衡量一个单位的档案管理水平的重要标准之一。它决定了档案资料的完整性，是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。而文书档案管理质量也间接反映了单位整体管理水平，因此，有必要提高文书档案管理人员管理素养，不断提升其文书档案管理的水平，使文书档案管理人员能够科学合理地管理文书档案，使文书档案管理的有效性得到充分体现。

一、当前文书档案管理的现状

（一）文书档案管理工作不受重视

表面上看，对单位特别是以盈利为目的的企业来说，文书档案管理工作的开展对经济收入并无明显的影响，随着时间的推移，企业自然对这类工作就不加以关注了。企业对文书档案管理工作的忽视，主要体现在两方面：首先，企业的决策者及管理者认为他们的最终目标是实现利润最大化，而文书档案管理工作的开展并不能使其经济效益有显著增加，因此，管理者容易对它产生忽略。其次，由于在大多数企业中档案管理部门是一个相对次要的部门，导致企业部分员工对文书档案管理工作部门的工作产生一种错误理解，误认为这类工作不需要专业性，或错误的理解文书档案管理工作没有较高技术含量。因此，员工在档案管理工作中便会无精打采，消极怠工。

（二）文书档案收集与归档工作方式落后

文书档案管理人员所采用的文书档案收集与归档的方式相对落后。从收集上来讲，一般采用的是传统的手工收集方法，这种收集方法所需时间较长，并且要求工作人员有较大耐心，即使如此，这种方式对文书档案的真实性无法做到绝对保证。其次，是文书档案归档方式的落后。一些工作人员在归档文书档案时没有做到合理的分类，也并未对需特殊处理的资料进行专业化特殊处理，同时还存在部分重要的文书档案资料被忽略及遗漏的情况。这两方面直接或间接影响了文书档案收集与归档工作的效率。

（三）文书工作和档案工作二者间存在衔接问题

文书工作和档案管理工作密切相关，但也存在一定差异，二者是互补的，同时也是分工的。一般情况下，形成更为高效、科学的管理模式，会协调文书工作和档案管理，实行分割分区块的管理制度。但在实践中，这种分区块的管理模式将文书工作与档案工作之间形成了一定的分隔。此时若存在文书工作人员档案意识不强，或档案管理人员不能周全考虑文书工作者工作的便捷性等情况，将造成二者在衔接的过程中无法完全顺利地进行，甚至出现脱节的地方。而且，文书工作是档案工作的基础，只有把文书工作做好，将基础打牢，档案工作才能够顺利进行，有条不紊。所以，这二者的衔接过程中尤为重要。

二、提高文书档案管理工作水平的对策

（一）提高工作人员对档案管理的认识程度

档案管理水平的高低对单位的管理水平有着极其重要的影响，做好档案管理一个重要条件是领导重视。为使领导充分了解到文书档案管理工作对单位的重要性，以此赢得领导的大力支持，文书档案管理人员应学会善于整理相关文件材料，并能提取材料中的关键信息，进行精炼、整合，以便在领导工作和做决策时提供相关信息，方便领导利用。其次，文书档案管理人员应定期向领导汇报其工作开展情况，对最新的相关政策进行传达和宣传，让领导逐渐认识到档案工作的重要性[1]。管理者要使中层干部、每位员工对文书档案的重要性有充分的了解、认识，需要开展多种形式的学习培训，如部门内部培训课、档案业务相关讲座等，提高单位工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念。

（二）提高文书档案管理人员素质

评价一个单位档案管理水平的重要因素之一是文书档案管理质量，而这在很大程度上取决于管理者的素质。在当代，机关和企事业单位应重视文书档案管理者的素养，在招聘时，对于有丰富档案管理经验的专业人员，单位招募时可优先考虑，以此优化人才结构，将文书档案管理的有效性得到较大提升。而构建高素质的文书档案管理团队，还应给相关人员提供更多参加档案知识培训或相关进修的机会，提高专业理论知识和技能，增加经验，让本单位档案管理人员不断适应新形势下的工作需求和新制度。

（三）提高文书档案管理现代化水平

实现档案现代化管理必不可少的条件之一是加强资金投入，引进先进技术手段[2]。首先，单位应保证档案管理的基础设施，特别是关键设备得到足够保障。要有防火、防潮、防盗等基本功能，档案库房盈配置铁质档案柜，并配备现代化的设备。如购买空调、加湿器以保证温度和湿度，条件允许的情况下还应装设监控设备。档案库房应设有配备基本的办公设备的档案操作办公室，内置设备如计算机、打印机、扫描仪等[3]，实现档案的录入、检索信息化处理。

三、结语

文书档案是政府机构及企事业单位档案管理的核心内容，见证了单位的发展历程，是珍贵的文化财富。文书档案管理是集政治性、服务性、技术性于一身的工作内容，做好文书档案工作非常重要。在文书档案管理的过程中存在一些不良现状，为了改善这一现状，并适应新时期文书档案管理需要，提高文书档案管理质量，单位应加强对文书档案管理工作部门的重视，提高文书档案管理人员的素质和能力，同时加强文书档案管理的硬件建设，从而进行科学、有效、合理的管理，提高文书档案管理的质量和效率。

参考文献：

[1]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导刊，2012，8（19）：207-208.

[2]康昆展.浅谈当前医院档案管理存在的问题与对策[J].中国医学创新，2010，7（28）：151-152.

[3]杨腾.浅谈医院档案管理工作[J].中外医学研究，2012，10（26）：140-141.