浅谈工程监理资料的重要性

浅谈工程监理资料的重要性

张莹莹

张莹莹

河北省水利水电勘测设计研究院天津市300250

摘要在工程建设中，工程资料是工程建设的真实记录，是工程验收、审计稽查、运行管理、维修养护、改建、扩建以及工程质量责任认定等工作的重要依据和参考；是工程建设理历史察孝、总结经验、技术交流、科学研究的重要信息资源。工程监理资料是监理单位在工程建设过程中形成的全部各种文件材料。

1资料管理必备条件

1.1资料管理工作建立领导责任制

资料整理是检验工程质量的依据，是工程建设、管理的基础性工作。加强领导责任制，就是要求工程建设的领导要重视资料整理工作，增加档案意识，以便使档案工作更好地为工程建设服务。

1.2资料管理人员的素质

要牢固树立档案工作意识；要熟知档案工作的法律和法规和工程档案的规章制度、技术标准；要懂得一定的工程管理和工程技术知识。

1.3明确资料管理人员职责也是做好资料管理的重要前提

1）熟悉监理项目的有关合同文件、图纸和监理规划、监理工作过程及工程的组织管理体系。

2）负责工程各方信息的统一分类和编码，沟通和协调与业主单位的信息网络。

3）及时做好监理部文档的设计、编辑、打印和传递工作。

4）协同专业监理工程师调查统计工程各方的资源、生产、技术、经济等计划和实施信息，并负责进行分类、加工、分析处理，为工程监理提供决策。

5）协同专业监理工程师编制周报、月报和年报，按期上报业主和有关单位。

6）负责对工程信息的查询、整理、存储和归档工作，做好工程信息管理工作总结，为工程提供完整的工程技术档案。

7）负责计算机软件硬件的使用、维修，整理、优化和开发有关工程监理的系统软件，为工程建设监理服务。

8）定期向总监理工程师汇报有关信息工作，承担总监理工程师指派的其他任务。

2信息管理工作内容、程序、措施

信息管理是指对信息进行收集、整理、分析处理、保存的一种管理活动。信息的收集可采用信息记录表、会议纪要方式获得。信息处理的手段主要是采用电子计算机，可利用它来编制各种报告，进行规划、决策跟踪检查。

2.1信息管理工作内容

(1)核实并掌握工地的各种情况，详细记录工地与工程有关的所有信息，定期向发包人报告工地有关情况，重大或重要的事情随时向发包人报告。

(2)按时提交旬报、月报、年报（包括进度分析、质量控制、投资分析等内容）以及各类专题报告、年终总结和最终监理报告。

(3)及时向发包人抄送监理与承包人之间的来往文函。

(4)做好有关工程资料和文件的汇总管理工作，随时接受发包人及政府有关质检机构的监督和检查。竣工后将经过整理的全部档案资料移交发包人。

(5)对承包人未按合同规定按时提交资料、报表、报告、图纸、文件等，应及时催要或发出警示性指令。

2.2信息分类

信息是指行政信息、商务（支付）信息和技术信息三类。所有正式文件在总监或现场监理工程师审查批准后，由监理机构办公室登记和发送。

(1)行政信息

行政信息包括工程师与发包人之间来往的函件；项目监理与承包人之间来往的函件、书面协议、申请批复、会议记录；监理机构内部来往的函件；请示报告，工程监理月报、旬报。

(2)商务信息

承包人提出的索赔申请以及批准的延期时间和索赔的费用；承包人提出的计日工申请以及批准的计日工和单价；额外或紧急工程的费用计算；设计变更批准的费用计算；各类支付证书；保险单及付款收据；其他的费用支付证明；工程进度月报。

(3)技术信息

开工及停工指令；额外或紧急工程图纸；变更设计图纸；现场指令；检查记录；验收记录；施工图纸；竣工图纸、施工措施。

2.3信息管理监理程序

2.4信息管理的措施

（1）文函处理

将依据承包人来函的内容和种类及监理工程师授权书来确定项目监理直接给承包人回函还是报发包人批复后再给承包人回函。所有文函都使用计算机编排，并存档。

（2）质量检测、抽查记录等

记录要完整准确，并经现场监理工程师当场核对无误。现场记录应详细地记录现场所发生的一切和所发生的时间。监理机构用表执行水利工程建设项目施工监理规范中监理机构用表及其他规程规范表格。

（3）监理日志

监理日志应按规定的内容填写，字迹要工整，语言要准确，及时、准确地记录当日工地的重要活动，不能补记，不能涂改。现场监理工程师和现场检查员，在交班前必须签字，不得补签和代签。监理日志应专人专管，每月在月末归档，建立查阅登记制度。工程竣工后项目监理部将监理日志全部交发包人归档。

（4）监理月报、旬报

监理办公室负责汇总监理月报，每月5日前上报建管单位。监理月报内容参照水利工程建设项目施工监理规范中监理机构用表JL32。

（5）监理会议纪要记录要点：工程进展情况、下周计划及存在问题；会议决议。会议纪要经总监理工程师签字，盖章后，统一发放至参建单位。

3结语

综上所述，工程监理资料的管理工作在工程建设中发挥着重要作用，因此，认真做好工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是靠各责任主体及相关人员的共同重视。

参考文献：

1.《资料员一本通》编委会：中国建材工业出版社；2008年5月1版

2.《建设工程文件归档整理规范》；中华人民共和国建设部；中国建筑工业出版社；2002年5月

3.《南水北调中线干线工程档案工作手册》中国水利水电出版社