谈实现档案管理工作现代化

谈实现档案管理工作现代化

闫丽

关键词：实现档案管理工作现代化

0引言

档案工作的主要任务是延长档案寿命，开发档案信息资源，为社会主义现代化服务。档案是一种原生的信息资源，推进档案信息化对于经济和社会发展具有十分重要的意义。为此，加快档案管理现代化的步伐是一项迫切而重要的任务。对此，笔者思考如下：

1提高认识

1.1要提高对档案管理工作现代化必要性的认识随着科技的发展特别是以互联网为代表的科技时代的来临，档案管理现状已不适应档案事业发展的需要。特别是政府网络化的建立，更要求档案管理部门加快档案管理现代化建设步伐，以适应社会公众对档案信息的需求。

1.2要不断更新观念

1.2.1牢固树立服务观念随着政府网络化的建设，档案工作者应解放思想，更新观念，树立对外开放的服务意识，围绕人们对知识、信息的需求，开发档案信息资源，积极主动地为社会和经济建设提供真实可靠的服务。

1.2.2不断更新业务知识的观念档案部门要根据形势发展的要求，逐步改变传统的档案收集管理的模式，加强档案的收集，建立动态的档案信息存储系统，面向社会提供服务。

1.2.3增强现代化管理观念计算机网络技术的发展使档案信息的处理手段有了质的飞跃。因此，必须树立强烈的档案信息现代化意识，加大信息的收集、存储、加工、传输诸环节的工作力度，以适应档案现代化管理工作的需要。

1.2.4牢固树立法规意识和职业道德观念档案利用工作的政策性很强，哪些内容可以公开，哪些不宜公开；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必须根据不同对象和不同利用目的区别对待，严格按照保密规定和有关规章去操作。但无论采取什么样的方式提供档案利用，档案工作人员都应以高度的热情，认真履行自己的职责，恪守道德规范，为相关单位和人员服好务。

2综合管理

2.1抓综合管理就是将各单位形成的各门类各中载体的档案，作为一个整体实行统一的管理。这是有效地保护档案，充分发挥档案整体效益的重要措施，是档案管理规范化、科学化、制度化的基础。

2.2抓全程管理主要内容有三：归档规范化、分类科学化、利用制度化。在档案收集上，明确制度规范。档案收集是档案管理的起点和基础，只有及时、完整、准确、系统，收集的档案才能充分为相关单位和人员服务。因此，必须建立一整套的规范，克服工作中的随意性和盲目性。在制定规范时，一是要明确文件材料的归档范围，让有关单位做到心中有数；二是加强指导，及时反馈，避免不规范的归档材料产生；三是确保及时归档，对各类材料归档时间要作出具体规定。在整理分类上，要采用科学方法，将各种复杂的档案材料进行合理的分类。

2.3加快制定统一标准档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效果。在档案信息化建设中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范。

3加强软硬件建设

实现档案管理现代化，必须要加强档案管理工作的硬件建设。档案部门一定要根据自身的应用目的来选择信息处理方法，既要考虑到平台系统建设技术的先进性与成熟性、经济性与可扩充性、可靠性与安全性的原则，又要避免盲目地追求高新处理技术，这样就可收到事半功倍的效果。尤其要针对档案现代化建设中，既懂档案又懂计算机的复合型人才非常缺乏的现状，要加大人力培养力度，强化人才培养体制和机制，有意识地挖掘和培养技术管理干部。只有拥有了这类人才，档案管理的现代化才有希望。

在档案信息化建设初期，许多部门对信息化的认识匮乏，认为先进的机器设备就代表信息化的水平，从而花费大量的资金购置了各种计算机设备。但由于应用系统软件开发严重滞后，几年过去了，机器性能大打折扣，造成严重浪费。对于档案信息化建设，我们应该加快建设档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，同时建立起各类规范化、标准化的目录数据和内容数据库，提高档案信息服务水平。应加快建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享。

4提高人员素质

信息时代，以计算机多媒体技术和网络技术为核心的现代信息技术对档案事业的影响愈来愈大，对档案工作管理人员的素质提出了更新、更高的要求。

由于档案工作长期处于一种半封闭状态，长期不变的工作模式、工作环境，使一些档案管理工作人员观念陈旧、思想保守、进取精神不强。相当一部分人还停留在传统的专业知识与观念上，其知识结构已远远不能适应信息时代档案工作的要求，既不会运用现代高新技术工具，又缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。虽然各级档案部门在档案工作人员的素质培养方面也做了一些努力，但随着档案事业的快速发展，档案工作人员的素质培养工作已远远不能满足档案管理现代化的需要。为此必须要建设一支高素质的档案管理队伍。主要途径包括：

4.1重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案管理人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。

4.2重视档案工作人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，因此，各部门要积极组织档案管理人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，并注重增强他们的档案信息观念和提高档案信息服务能力。在实施教育、培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性。在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

4.3合理地配置人才，优化人才结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案工作人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案工作人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。在这一过程中，还应注意事业留人、感情留人和适当的待遇留人的问题。只有在以人为本、抓住人才的条件下，档案管理系统的现代化才能具备坚实的基础。