信息时代如何做好电子档案管理

信息时代如何做好电子档案管理

郑斐孙秀涛刘明成

关键词:信息时代；电子档案；档案管理；对策措施

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案，使档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

1电子档案的优越性

1.1充分发挥和利用微机潜能，提高档案信息利用率。

信息时代，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。档案管理工作实现微机处理后，可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

1.2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。信息成果可多份快速拷贝，拓宽了服务范围，和及时性；可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。

1.3微机管理更有利于文档的保密，提高档案信息的保密性。

纸质档案查阅是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高档案工作质量，提高档案信息的质量。

档案实行微机管理，档案人员可从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

1.5可使档案信息顺利地与最新技术接轨，提高档案的信息化水平。

虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

2做好电子档案管理的措施

2.1加强电子档案管理制度建设。

根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。

2.2做好电子档案的整理和利用。

（1）电子档案的整理。电子档案整理的主要任务是从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理。即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

（2）电子档案的利用。电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，方便各单位互访数据；二是硬件必须具备相应的需求条件；三是数据库模式设计既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充；四是应用程序设计。数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序；五是数据的备份及故障恢复。应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复；六是电子档案利用必须在保证数据库安全，防止非法使用数据库。

3.3从电子文件的源头抓电子档案质量。

为档案部门增配必要的设备，对电子信息集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。

（1）档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

（2）对纸质文件集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

（3）电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

（4）规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.4做好电子档案信息自动化系统建设。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

（1）在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题。

（2）做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

（3）要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；要从现实出发，循序渐进。

3.5做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.6使档案管理向立体化方向发展。

以前的纸质档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

3.7更新档案人员的知识结构，提高档案管理水平。

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

3结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的新生内容。因此，要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，采取有效措施加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的，不断提高现代档案管理水平。

参考文献

[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界，2006(15).

[2]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008(9).

[3]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化(学术版)，2009（12）.