对城建档案标准化管理的认识与思考姜秀卿

对城建档案标准化管理的认识与思考姜秀卿

姜秀卿

山东省烟台市牟平区城乡建设档案馆山东省烟台市264100

摘要：随着经济的发展和城市化进程的加快，城建档案管理显得尤为重要。加强对城建档案的管理，以保证城市建设相关资料和数据的完整。本文对城建档案标准化管理、如何实现城建档案标准化管理和城建档案标准化管理中存在的问题及对策进行了探索。

关键词：城建档案；标准化；实施；对策

引言

城市建设档案涉及内容多且复杂，随着我国城市建设规模的不断扩大和功能的日臻复杂，要想更有效的完成好城市建设档案管理工作，原有的思路和方法已经跟不上时代的需求，要求我们必须对档案管理工作进行相应的创新，从而运用新思维、新方法解决档案管理工作中遇到的新情况和新问题。

1城市建设档案管理中存在的问题

1.1档案管理的制度问题

我国当前的许多城市，对于档案的管理，采取的都是旧制度、旧办法，甚至有些地方没有专门的城建档案管理制度。比如有些地方对于城建档案的格式规定没有明确标准，档案整理人员采用的编号方式各不相同，甚至字体颜色也都不一致。这就导致档案的不规范，不能够统一利用。还有些地方的城建档案管理人员在办公室内吸烟，随意使用电器，给档案管理带来了安全隐患，这些都是因为没有专门的制度进行管理所造成的。

1.2城建档案管理技术设备落后

与国外城市建设档案管理工作相比，我国城市建设档案管理工作存在技术落后、设备超期使用的问题。目前，在国外城市建设档案管理中普遍应用了档案编码管理技术、计算机管理系统，而在我国的不少地方，这些工作仍然采用较为原始的手段进行处理。

1.3管理人员素质问题

我国还没有建立城建档案管理人员应该遵守的制度，对城建档案管理人员的能力认证和选拔也没有一个评定标准。很多城建档案管理人员都是由相关部门，甚至是无关的职位和部门调动而来的。这些城建档案管理人员没有档案管理的相关知识，工作能力根本不能满足实际需要。档案管理工作经常要进行重复性工作，内容繁多，需要工作人员具有强大的资料收集和整理能力。还有要分辨资料的实际价值，将高价值的资料录入档案，价值不足的资料可以舍弃。这些都需要城建档案管理人员具有一定的专业素养。

2城建档案标准化管理概述

何谓标准化？标准化就是在经济、科学、技术及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制订、发布和实施标准达到统一，即以制订标准和贯彻实施标准为主要内容的全部活动过程。城建档案标准化管理，是城建档案工作现代化建设的一个重要领域，也是城建档案工作发展的必然趋势。加强城建档案标准化管理工作，既能够引导各项管理业务的开展，又可以促进城建档案管理方式的转变，提升管理质量和工作效率，从而带动城建档案整体工作水平的提高。

3如何实现城建档案标准化管理

3.1建立全面科学的城建档案管理标准体系

（1）确定质量方针和质量管理目标这是推行质量管理体系的总体思路、指导方针和实现目的。质量方针应遵循依法治档、以人为本、高效规范等城建档案管理基本原则。质量管理目标应涵盖城建档案管理主要业务内容，并以数字目标体现，便于量化考评。（2）制定管理体系支撑文件根据体系标准，制定《管理手册》《管理制度汇编》《管理表格文件》等确保管理体系有效运行的支撑文件。其中《管理手册》是实施质量管理的纲领性文件，是质量管理工作的基本规定和准则，也是进行各项质量管理的依据。《管理制度汇编》和《管理表格文件》要全面收集城建档案馆内部管理的各项规章制度、工作程序、表格文件，如《档案接收制度》《档案库房管理制度》《工程档案预验收规定》《业务指导记录》等，并在汇总过程中对缺漏部分予以健全完善，作为管理体系运作的具体标准和实施载体。（3）明确部门人员的管理职责对城建档案馆负责人及内设机构管理职责分别予以明确，同时任命管理者代表。

3.2充分利用互联网技术

随着互联网技术的应用和发展，信息传播的途径越来越广，信息传播的速度也越来越快，对档案管理工作也提出了新的更高要求，即变封闭式管理为开放式管理，进一步拓展城建档案信息的获取、交流、利用渠道，减少资源的浪费，提高城建档案的利用率，以实现其价值的最大化。

3.3重视城建档案标准化管理队伍建设

（1）深入宣传，提高认识，树立标准化管理自信心在城建档案标准化管理工作推行过程中，对标准化管理的目的、意义、主要内容进行广泛深入的宣传，消除对标准化管理的怀疑和顾虑，树立管理人员开展此项工作的参与意识和信心。（2）加强学习，重视培训，提升标准化管理执行力按照标准化管理要求，对员工开展多层次多渠道的学习培训，如ISO管理培训、国家标准行业标准的贯标培训。使员工了解标准化工作相关知识，熟悉标准化管理流程，掌握标准化管理技能，将标准化管理工作落到实处，取得实效。（3）落实责任，定期考评，催生标准化管理责任感推行标准化管理责任制，定岗定责，按期考评，奖惩兑现。通过绩效挂钩的方式，使管理业绩与切身利益紧密结合，强化管理人员的工作责任心，对每个管理环节精细操作，避免出现任何疏漏，从而建立起一支严抓细管、高素质负责任的标准化管理队伍。（4）引进人才，优化队伍，增强标准化管理，推动专业人员具有城建档案管理的理论与技能，能将标准化管理要求融会贯通并精准推行；同时又具备较高的综合素质，视野开阔，思维活跃，具有创新意识，善于发现新事物，解决新问题，为管理工作的顺利开展和管理机制的改进完善创造了良好条件，成为城建档案标准化管理的助力剂。

3.4加大财政支持力度

当前，制约城建档案管理工作的主要因素是资金问题，由于重视程度不够等原因，导致城建档案管理工作资金投入严重不足，无论是档案的收集、整理，还是档案的储存、利用等，都存在极大的问题。因此，政府有关部门应加大财政支持力度，为城建档案管理工作有序开展提供资金保证。

3.5参照工程建设等领域工作标准

建设工程档案管理要求除具备档案专业知识外，更需掌握足够的工民建专业知识，了解工程建设的相关要求和程序标准，将工程档案标准化管理与工程建设标准化管理统一起来。因此，在城建档案标准化管理工作中，也经常需要参考借鉴工程建设相关标准，目前常用的有：国家标准《建设工程施工质量验收统一标准》GB50300-2013、国家标准《建设工程监理规范》GB50319-2013、行业标准《城镇道路工程施工与质量验收规范》CJJ1-2008、行业标准《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003等。

3.6执行其他档案工作标准

主要有：国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008、国家标准《照片档案管理规范》GB/11821-2002、行业标准《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010、行业标准《档案装具》DA/T6-92、行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95、行业标准《档案修裱技术规范》DA/T25-2000等。

结语

城建档案标准化管理，是城建档案工作现代化建设的一个重要领域，也是城建档案工作发展的必然趋势。加强城建档案标准化管理工作，既能够引导各项管理业务的开展，又可以促进城建档案管理方式的转变，提升管理质量和工作效率，从而带动城建档案整体工作水平的提高。

参考文献

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[2]邹媛媛.城建档案数字化建设面临的问题及对策思考[J].黑龙江史志，2015，07（122）

[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014，04（79-81）