新时期人事档案管理信息化建设探究

新时期人事档案管理信息化建设探究

崔静

天津开发区永道市政工程有限公司

摘要：人事档案是企事业单位档案管理的组成部分，也是企事业单位提升核心竞争力的有力支撑。如今，随着信息技术的不断发展，现代化的信息技术手段正以非常快的速度渗透到各行各业。企事业单位人事档案管理的深化和优化离不开互联网、大数据等信息技术手段，因此，将现代化的信息技术管理理念和方法融入企事业单位的人事档案管理，将有效提升档案管理效率，推进企事业单位人事档案管理工作的科学化、规范化和信息化。

关键词：人事档案管理；信息化；措施

1人事档案管理信息化的作用

1.1节约管理成本

人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的电脑中，又可以保护档案信息的安全。近些年随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。

1.2减少管理漏洞

经过信息化处理的人事档案，是由电脑软件和人来共同控制的，通过合理的软件设计可以让人事档案的管理更加严密、审批程序更加科学。人事档案记录着人过去的学习生涯及职业发展，对一个人的未来职业发展至关重要，因此总有人试图通过各种方式来清除自己过去经历中的一些污点、夸大过去的成绩，因而会滋生人事档案管理上的腐败及其它不良作风。而电脑软件是设计好的，很多设定并不是操作人员可以随便就能改的。有些地方操作人员是能修改的，但也往往会有相互的制约，从而形成管理上的制约。此外，电脑日志还会记录下操作人员的每一步修改，因此，如果真有不法事件发生，相关责任人也能被顺利找到。这样就能在人事管理的程序上减少管理漏洞、降低人为因素的干扰，从而提高人事档案管理的质量。

1.3方便档案查找

电脑及软件具有查找的功能，不仅查找的速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能来进行查找，既可以通过查找姓名，也可以通过查找“身份证号”“职位”“工作单位”等来查找。智能查找的速度快、质量高，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。

1.4有助于单位间档案资源的快速传递

随着我国经济的快速发展，单位间的交流、单位人员的流动日益频繁，人事档案的转移、单位间的人员合作越来越多。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于工作效率的提高。

2信息化建设的举措进行了重点论述。

2.1提高对档案信息化建设的认识

企事业单位开展人事档案信息化工作的时候，要形成新颖的观念，思想上发生转变，对人事档案管理信息化建设引起重视。结合人事档案管理信息化建设的本质，第一要提高领导对该项工作的认识和重视，才会让工作的支持更加坚定和稳步。企事业单位内部的组织、人事等会相互协调。这些部门之间能够发挥配合作用，积极创造，对人事档案管理的结构进行全方位升级，让人事档案信息化建设工作获得充足准备和基础。第二要在宣传工作上做出相应的努力，企事业单位内部的工作人员要展现出较高的人事档案管理信息化建设的意识，这样工作人员参与建设工作的价值才会得到充分彰显，人事档案管理工作的职能上变得更加全面，在管理服务上不再单一和陈旧。

2.2人事档案管理信息化建设获得充足投入

企事业单位内部开展档案管理信息化建设的时候，要拥有扎实的思想基础，也需要拥有物质支撑。在物质上加大投入，才会更好地实现人事档案管理信息化建设。所以，企事业单位需要想出有效的办法，在资金的筹集上解决后顾之忧。档案管理信息化建设提供充足资金支撑，让人事档案管理科技程度得到有效提高。企事业单位自身的实际发展情况也不能忽视，要关注各项科研成果，保证企事业单位的经济增长点得到提高。另外，企事业单位内部会隐藏很多优秀的科技人才，对此进行深度挖掘，让这些科技人才负责档案管理信息化建设工作。由此，企事业单位内部的档案管理信息化进程得到了推进，在资本的投入上也获得了保障，不会出现较多的资本投入。

2.3创建优质的人事档案管理信息化建设队伍

以人为本的理念在各个领域的工作中都获得了认可，也得到了有效灌输和落实。同样，人事档案管理信息化建设中也需要让人本理念得到渗透。信息化建设的实施主体是人，信息则是媒介和助手，人要发挥自身的主观能动性，让人事档案管理信息化建设工作不再面临困扰。所以，创建优质的人事档案管理信息化建设队伍迫在眉睫，让队伍建设彰显带动作用和价值。由此，单位则要创建人才培养制度，为单位培养出复合型人才。比如，单位就可以定期组织专业技术培训工作，从信息技术管理层面着手，让人事档案管理人员获得较强的信息技能。培训之中，要涉及技术方面的知识，也应该涉及管理方面的知识。在展现出较强实效性的情况下，让人事档案管理人员获得一定的职业道德，也拥有较高素养。在多个知识领域中，让管理人员能够形成宽阔的知识视野，从根本上形成十分清晰的逻辑思维。这样，会让人事档案管理的水平得到提高，信息化建设工作的开展也会获得充足的力量支撑。

2.4运用智能化技术手段优化人事档案管理效率

为了确保人事档案信息的准确性和有效性，必须要对人事档案进行审核。人事档案管理部门可以在档案管理信息平台上建立适用于本单位情况的审核模块，运用智能化的软件对档案进行审核对比，提高人事档案管理效率。同时，为了确保人事档案的机密性和安全性，在档案信息管理平台上以及相应的模块管理过程中必须设置安全屏障，仅能允许有资质和权限的人员进行查询，杜绝人事档案信息泄露的情况发生。

2.5引进先进技术设备，实现人事管理信息数据化

大部分企企事业单位现有人事档案管理基础设施设备都是以老旧设施设备为主，并且其数量并没有满足相应需求，这些设施设备也没有得到完善。在人事档案管理之中，硬件设备是掌握人事档案管理信息技术的重要支撑。引进先进的信息管理设备，代替现有信息管理设备，可以减少现有管理开支，同时先进信息管理设备还能提高信息管理效率。以企事业单位网络服务器作为数据平台，将人事管理信息录入其中，建立专门数据库，重视网络数据库建设和人事档案管理信息化辅助设备软件建设，从而实现人事档案管理信息数据化。之后还可扩大人事档案信息化涵盖范围，同时以各单位相应职能和部门管理权限进行规划，分模块建立各部门人事档案数据资源，利用计算实现网络化工管理，最终建立完善、多层次的人事档案管理信息网络系统。

结束语：现代企事业单位人事档案管理实行信息化建设与管理，是满足时代发展的需要。因此，建筑企事业单位要做好人事档案信息化建设与管理工作，制定标准化、规范化的管理制度，做好档案的收集、保管、和应用工作，在发挥传统文档作用的基础上，通过建设信息化系统，借着互联网及现代信息技术和手段，在安全基础上，加大人事档案资源的共享和利用力度，更好地为企事业单位发展服务。

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