提高档案管理信息化水平研究

提高档案管理信息化水平研究

张健春

（国网潍坊供电公司山东潍坊261021）

摘要：随着社会的不断进步，电力设计院已成为产品设计和技术研发的主体，可以开发新产品并积累相应的档案信息资源，在档案管理工作中进行信息化建设是必要的，可以与时俱进地加强档案管理工作，进一步使档案资源更加共享，使资源更加高效，有效、逐步提高相关工作质量。本文主要是针对以电力设计院档案管理为例，对提高档案管理信息化水平进行简要的分析与总结。

关键词：档案管理；信息化；电力设计院

引言：

信息化是新时代发展的重要趋势，是科学技术发展的关键要素，因此，有必要加强信息化在档案管理工作中的应用，不断提高管理过程的智能化水平，这也是电力设计院档案管理工作的主要发展方向。研究电力设计院的档案管理信息化，对于电力设计院的档案管理水平的提升有着重要意义，能够使电力设计院的档案管理的工作效率的到提高，促进电力设计院相关工作的发展。

1电力设计院档案管理中存在的问题

1.1管理模式不健全

在电力设计院档案管理过程中，仍存在许多问题，这些问题的存在不利于档案管理工作的发展，将对档案管理工作的未来发展产生负面影响。如今，电力设计院档案管理工作的过程中，只采用了固有的管理方法，并没有采用科学的管理模式，档案管理的专业水平不高，新时代的高端档案管理人才不多，这也是缺乏管理模式的体现，信息化水平自然相对较低，没有科学专业的信息中心，这对档案管理工作的发展造成了障碍，无法有效提高电力设计院档案管理工作效率和工作质量，也导致电力设计院档案管理的信息化水平得不到提升。

1.2专业人才素质不高

在电力设计院档案管理过程中，没有注意档案管理的重要作用，没有高素质的人才参与管理工作，电力设计院的管理者也对信息的应用不够重视，对信息化建设的关注度较低，许多实际工人没有及时获得新的管理知识，没有专业的管理技能，而且由于缺乏人才培养，电力设计院也缺乏专业人才。优秀的档案管理设备特别缺乏，在电力设计院档案管理工作中，相关员工对工作不熟悉，没有丰富的经验，并受到自身工作能力的限制，而且工作质量落后于管理的实际需求，经验丰富的老员工无法接受新技术也导致管理过程中经常出现问题，影响电力设计院管理工作的进展[1]。

1.3工作投入不足

在电力设计院档案管理过程中，如果要确保信息化水平的提高，可以在管理中使用信息技术，有必要更新软件和硬件，这也是提高信息管理水平的基础。因此，相关管理领导者有必要投入更多精力，在电力设计院档案管理过程中，这方面的投资严重不足，这也使得信息化过程缺乏基础软件和硬件的支持，这也限制了信息化的使用，不能有效提高档案管理的信息化水平，在电力设计院档案管理工作时不能主动解决问题，从而对于档案工作的信息化造成影响。

2电力设计院档案管理对策

2.1完善档案信息化管理模式

现阶段，要确保电力设计院档案管理工作的信息化，就必须建立完善的档案管理模式，这也是管理发展的方向。有必要摒弃过去的落后模式，不断优化管理方法。在管理方面，有必要建立一个科学有效的档案信息管理中心，这将使信息交流在一定程度上更加顺畅，对提高工作效率也有很大帮助。还将进一步提高工作质量，同时，在不断提高信息应用水平的过程中，还可以提高电力设计院内部人员和部门的效率，更好地促进电力设计院的发展[2]。

2.2加强档案人才队伍建设

为了使电力设计院档案管理工作中信息化的运用更加充分发挥，有必要提高人才素质，加强人才队伍建设，培养综合能力较强的人才。有必要提高电力设计院内部人员的培训力度，同样重要的是要激励工作人员工作，使他们能够保持热情，更积极主动地开展档案管理工作，并对档案管理工作有更高的认可度。可以通过大学招聘会与社会招聘会等多种渠道引进人才，确保档案管理人才充足，使电力设计院档案管理工作存在鲜活动力[3]。

2.3建立档案管理共享中心

为确保档案管理水平不断提高，有必要建立档案管理和共享中心，这将使电力设计院档案管理使用更先进的档案管理方法，并且可以在一定程度上提高管理数据的准确性，可以增强资源共享，使档案更加完整。建立档案管理共享中心能够保证电力设计院档案管理工作更加符合实际需要，推动电力设计院相关工作的进展，而且能够保证管理过程中出现的问题尽可能的避免，降低管理中失误出现的几率。

2.4规范档案管理标准

电力设计院档案管理需要不断完善管理体系，修改档案的实施，约束管理手册，强化评估和评估体系。在此基础上，提高档案管理的硬件和软件水平，增加资金投入，有效提高档案管理信息化建设的水平，提高信息数据处理水平。同时，软件和硬件将及时更新，以防止潜在的设备问题，避免软件或硬件问题引起的故障，并提高电力设计院档案管理信息的质量[4]。

结束语

总而言之，电力设计院属于技术密集型行业，目前档案管理工作开展过程中存在着一些问题，比如存在着管理模式不健全、专业人才素质不高与工作投入不足的问题，使电力设计院档案管理的信息化水平比较低，但是在今后的档案管理过程中要逐渐实现信息化，要完善档案信息化管理模式、加强档案人才队伍建设与建立档案管理共享中心以及规范档案管理标准，只有这样才可以保证电力设计院的管理水平不断提升，促进管理的信息化发展[5]。

参考文献：

[1]王颜艳.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位分析[J].经贸实践，2018（23）：201.

[2]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018（S2）：76-77.

[3]刘琦，仇雨寒，高峰.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].办公室业务，2018（05）：38.

[4]张怡静.提高档案管理信息化水平研究——以电力设计院档案管理为例[J].河南科技，2017（09）：32-33.

[5]王君惠.加强信息化建设提高规划档案管理水平[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2017：1.