备品备件采购及存储管理的优化思路

备品备件采购及存储管理的优化思路

王树威马越

河北钢铁集团司家营研山铁矿有限公司，河北滦州063700

摘要：矿山企业设备备品备件管理是矿山企业运营工作的重要组成部分。备品备件常规的管理模式是矿山企业将目光聚焦于矿山企业内部，根据既定的原则，编制统一的流程和管理方法，从而建立的备品备件资产管理系统，基本可以做到备品备件的物流、信息流和资金流清晰可见。但至于备品备件清单是否准确、备品备件的库存量是否降到最低，备品备件资产管理系统则无法解决。

关键词：矿山企业；备品备件；存储管理；优化方法

1概述

1.1备品备件定义

在设备维修工作中，为缩短修理的停歇时间，根据设备运行特点与零件失效规律，以及零件的设计使用寿命，对容易损坏的零件在故障发生前按一定数量进行储备，这部分用于维修而储备的零件称备件。

1.2备品备件管理内涵

为了满足设备维修需要、保证生产正常进行和提高矿山企业经营效益，而从事的对设备构成零件的统计与分析，确定需要储备、生产零件的种类、数量，制定备件自制加工、外购订货和储备供应工作计划和规章制度，以及对备件占用资金的统计分析与经济效益核算等一系列活动的总称。

2备品备件的采购管理的原则

2.1规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，保证备品备件供货及时，不影响设备维护工作。

2.2备品、备件库房由项目部集中管理，以备件的属性、特点和用途统筹规划、合理布局。管理的主要任务是做好其接运、检查和验收；对库存进行保管保养；搞好库区规划，充分发挥库房和设备的利用率；实行储备资金下库，搞好库存结构分析；建立与健全仓库管理基础工作，达到数据化、档案化及计算机管理；搞好安全卫生工作，确保备品、备件和人身安全。

2.3加强备品、备件管理，准确提供库存物资信息，及时保证运行、维护、检修所需，加速物资周转，提高运行维护质量有着重要作用。

2.4备品备件的质量和性能要求与原设备一致，一般情况下，必须选择与原设备同品牌同型号的备品备件，由于设备停产，升级等原因导致无法获得原型号的备品备件，项目部需及时向主管部门提出代用或升级方案，按主管部门审批后的代用方案实施。

3备品备件的采购管理研究

3.1要选择合适的供应商

为了保证备品备件的质量，也为了控制采办的成本，在制定完采购方案和计划之后，就需要合理去选择供应商，以便保证供应商生产的备品备件质量是符合相关标准的，保证该供应商的资质是合格的、满足要求的。对于经常要使用的、消耗量较大的备品备件采购来说，项目部负责人应该事先选定和联系厂商并制定议定长期供应价格，经过批准之后告知采办部门根据实际需要进行采购。

3.2价格调查

在确定采办的价格前，需要调查市场价格，并收集价格相关信息，以此作为比价时的参考。当已经确定的备品备件采购单价要上涨或者是降低时，就需要进行书面原因的说明，当备品备件采购数量和频率明显上升时，就要要求供应商适当地降低价格。总之，对于项目部管理人员来说，要密切关注市场变化，掌握市场价格信息的变化。

3.3询价、比价以及议价

根据需要采购的备品备件数量、规格以及类型等信息，采办人员在进行备品备件采购时应至少选择三家及以上的供应商进行价格询问。采购人员应根据过去采办价格情况及目前市场变化情况确定一个目标价格。当供应商提供报价信息之后，采购人员需要根据供应商所提供的价格、交付期以及售后服务等进行比较分析，并核对这些供应商是否可以提供满足品种、质量、规格和数量要求的备品备件。采购人员在询价和比价后将相关信息及时上交确认，然后通过电话联系的方式与所选择的供应商进行议价。这里还需要注意的是：第一，当采办的备品备件是专有备品备件时，其询价和议价需要由项目采购部和使用部共同安排；第二，对于重大的备品备件采办至少需要有两个及以上人员参与，不管是技术、选型还是价格谈判都需要保证两个人。

3.4签订采购单

当项目部和供应商确定价格之后进入订购阶段时，必须要进行采购单签订。采购单上应该包括供应商的详细资料、采购的数量、备品备件的类型、单价以及总价、定金和预付款、交付期、付款的方式及所需要的质量证明和质量保证材料。

3.5订货合同签订

对于大量长期的采办和进货，可以在得到上级部门确认之后项目部门和选择的供应商签订订购合同，有利于建立长期合作关系，从而保证采购品的质量，也有利于价格协商，降低采购成本。签订的合同应一式四份，两份正本，一份存放在采购部门，一份交由承售商，两份副本，一份存放于请购单位，一份交由企业财务会计部门。

3.6采办进度控制

关于备品备件的采办流程主要是上述几个步骤，即请购、询价议价、订货和交货。在进行采办进度控制中也主要是对这几个步骤进行控制。如果采购人员无法根据进度要求完成任务则要填写采办进度异常反应内容，写明发生异常的原因，然后上交给主管部门审核并给予解决建议。总之，在备品备件的采办管理上，除了要加强质量把关，还要加强时间控制，保证备品备件计划使用的时间、完成备品备件采办所需要的时间以及备品备件生产和运输所需要的时间是互相适应的。

3.7采办作业方式

项目部采办人员在进行备品备件采购时，可以根据采购的特性选择合适的采办作业方式。目前最常见的方式有两个：第一个是集中计划采购，是针对具有共同特性的备品备件的采购；第二个是长期报价采购，该作业方式是针对经常需要采办使用率较高的备品备件。项目部采购人员可以在选定厂商之后经过部门批准之后和该厂商进行议价，确定长期价格。

4备品备件的验收入库和存储管理

备品备件在完成采办、投入生产并经过运输到达企业之后，首先安排专门的技术人员、商务人员和厂家对所有的备品备件进行检查，注意使用说明书和合格证等资料的收集管理，只有在验收后才能安排入库。此外，备品备件的存储管理也是提高备品备件使用寿命，保障企业生产顺利进行的关键。首先对于入库的备品备件进行分类管理，应在每一类和每一样备品备件上贴上明确的名称、规格和序列号标签，以便于在需要使用时可以快速取得。其次，应建立和完善备品备件存储管理制度，加强备品备件出入库登记管理和定期检查管理。比如在出入库登记上要明确注明备品备件的规格、数量、出入库原因、去向、留存的数量等。关于定期检查管理主要是对在使用的备品备件和在仓库中存储着的备品备件进行清点，检查是否有出入。此外，应对库存区域加强管理，一方面要保持库存区域过道的消防通道的畅通整洁，另一方面要保证物料包装规范，注有明确的标识，货物上没有积尘等。另外，为了保证库存安全，在库存范围内严禁明火和吸烟，做好防火防盗、防锈防冻和防尘的工作；对于危险物品和会产生化学反应的物质，不应该放在同一个仓库中，应单独存放并进行定期检查；对于过期的、已损坏的物品要及时处理；仓库内应经常开窗通风，保证仓库内的整洁。

结语

只有不断地加强对采矿工程设备的有效管理，才能使采矿工程设备备品备件的管理工作逐渐趋于规范化和科学化，走向一个良性的循环轨道，才能有效的降低采矿企业的管理成本，提高采矿企业的管理效率。另外，科学规范的采矿工程设备备品备件管理，也能够为采矿企业的生产提供更好的服务，促进采矿企业生产活动的顺利进行，使采矿企业的经济效益和社会效益得以不断提升。

参考文献：

[1]高正平.备品备件管理新模式[J].中国电力企业管理，2016（11）.

[2]苏志光.工业企业备品备件存货管理的问题与思考[J].商场现代化，2011（07）.

[3]林茜，罗建军，张秀山.备品备件管理系统设计[J].微计算机信息，2016（06）.