电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制

电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制

王越

（蓬莱市民兵武装装备仓库，山东省蓬莱市265600）

摘要：事业单位负责人在应用电子信息文件时，可以提高对风险的警觉，因为正确的风险认识和风险是客观的、不确定的和风险的，所以将风险预防和电子信息文件保护作为电子信息文件管理的首要任务，积极改进电子信息文件管理系统，引入最新的电子信息文件技术，及时消除风险，从而提在此基础上，分析了公共机构如何控制电子信息文件应用程序和应用程序的风险。

关键词：电子信息档案；事业单位；风险控制

引言

电子信息文件是近年来广泛使用的文件应用程序，比传统的纸面文件更快、更易于操作，但安全性更高。安全风险是电子信息文件最重要的应用程序风险值，因此公共机构员工在应用电子信息文件时必须小心避免应用程序风险、消除和防止、电子信息文件保护和管理，以提高电子信息文件应用程序的安全性。

1、电子信息档案概述

电子信息文件是在电子计算机上处理的数字文件，用于区分客观存在的一些文件实体，并以特殊形式在计算机上输入物理文件中的实际信息，以表示文本、图像、数字、图表、符号等信息。电子信息文件实际上是物理文件的另一个保留形式。现在，有些工作和个人将信息直接存储为电子信息文件，不再使用文本文件。电子信息文件通常使用磁带和光盘，包括磁盘、磁带和光盘。

2、电子信息档案管理在事业单位中的应用

2.1电子信息技术的应用提升了办公效率

电子档案的转存，大多采用光盘、U盘作为载体，将信息转存在电子媒介中，计算机具有读取强大的信息处理功能，并且其运算速度较快，解决了传统档案在储存及查阅上的效率慢的问题，同时计算机也解决了人工操作过程中容易出现信息的遗失、缺漏、字迹不工整等问题，最大限度的提升了档案管理的准确性，同时也提升了，社会资源最大化利用，节约了人力物力。

2.2电子信息技术的应用提高了档案保存传输的安全性

在传统的档案管理及传递过程中，主要依靠的是以人为主，在提高文档运输的安全性时，需要花费很多的人力。其中包括纸质文档在内部的传输流通传统文档，最多的就是依靠人与人进行传递，正因为这样的方式，资料丢失、破损等情况也就是在所难免的，想要重新找回其难度也非常困难，在安全上，存在有较大漏洞。而电子传输者很大程度上改善了这一问题，除非出现网络故障或电力故障时，否则档案丢失现象几乎不会出现。

2.3电子信息技术的应用最大限度地实现了信息共享

通过档案的电子化储存管理，能够最大化实现信息的共享。通过电子信息化的技术能够有效地实现档案的云管理和云共享，通过互联网技术能够有效实时地实现档案信息的及时更新，为大众查找相关资料提供的技术支持。作为事业单位，通过电子化的档案管理能够有效实现重复信息的合并，最大限度实现了社会资源的有效利用。在档案管理的电子化进程中，信息的共享能够最大限度的保障信息的公开性，有利于阳光政府形象的树立，对管理型政府向服务型政府过渡有一定的推动作用。

2.4电子信息技术的应用方便了信息的存储

相较于传统的纸质档案，电子档案由于其主要储存在计算机硬盘中，所以传统档案中常常出现的虫蛀，防潮等问题并不会出现。这也成为，当下档案管理采用电子信息技术最为重要的一个因素，同时由于其储存时间较长，也不会产生损害，最大限度节省了社会资源，并且其稳定性，也得到了有效保障。在如今的电子信息化社会发展中，电子信息的储存注定将成为当今信息储存的主流。

3、电子信息档案在事业单位中的应用风险控制策略

3.1保证电子档案的储存安全

首先，系统安全。正如前文中所强调的，以木马病毒为例的计算机病毒会对计算机的系统产生较大的破坏作用，因此需要对其建立专门的防御机制。工作人员需要为计算机加装杀毒软件，做到定期的病毒扫描与系统检查，并且设置专门的网络安全警报装置，一旦发现问题做到第一时间的处理。针对事业单位这样信息敏感的单位，应当确保所使用的杀毒软件是正版，并且实时更新维护，避免软件崩溃而带来的系统瘫痪问题，针对软件发现问题也要做到及时更换，时刻保证系统安全。其次，数据安全。工作人员的第一步，即为保证电子信息档案的绝对安全，确保信息不泄露。针对所使用的计算机必须设置专门的独立防火墙，避免其他计算机或网络渠道的侵入，从而偷盗、随意使用档案信息。同时，针对事业单位之中保密度较高，且信息安全保护等级较高的档案，应当做好备份处理并分散不同的位置进行储存，即使一份档案被破坏也能从后续的备份档案中复原，避免信息丢失。

3.2提高档案管理者的素质

尽管目前信息档案呈现高智能化的姿态，但在实际操作的过程之中，事业单位的专项档案管理人员是直接决定档案使用是否安全的决定性因素，所以其是否了解计算机原理，有良好健全的管理意识，能否根据规章制度落实好操作方案，成为保护档案安全的关键。因此，事业单位需要对工作人员展开严格的评判与考核，只有通过相应的测试和训练，才能入岗完成工作，并且在职期间也要做到实时的培训，确保每一位的工作人员都能够了解到最新的前沿计算机相关知识，用以帮助其更好应对可能出现的新型计算机问题。

3.3建立并完善工作制度

事业档案的管理主要的工作目标就是发挥档案对事业单位运行的作用，实现对其合理的利用和流通。建立完善电子档案管理工作模式是提升档案管理水平的重要基础，传统的事业档案管理工作中，各部门之间缺乏交流和沟通，通常是各自为政，自行整理和收集档案。电子信息档案的出现，能够让事业单位之中的不同部门更好加强交流与协作，切实提升了工作的效率和质量。而为了保证档案信息的安全性，事业单位应当根据实际情况，结合本单位的需求设置专门的规章制度来约束工作人员。例如，针对档案的修改、完善等权限，只对专门的档案管理工作人员所开放，其他的职能人员对档案只有查看的权限。同时，还要搭配严格的监督制度，避免工作人员携带自身的可移动设备对事业单位的信息档案进行拷贝和复制，鼓励工作人员的互相监督。

3.4及时消除风险

及时消除潜在风险是确保电子信息文件安全的一种方法。尤其是在业务单位需要维修计算机的时候，电子信息文件最容易出现安全问题，如果数据信息不能安全有效地传输，则可能会产生严重后果。计算机技术的复杂性也意味着风险管理任务非常困难。这使您能够根据多个部门的要求主动消除潜在的风险，从而确保电子信息文件的安全性，如果将数据建设在互联网中或架设在服务器中，也有很大的安全性。

结束语

随着计算机技术的不断进步，对文件管理操作也产生了巨大影响，并且随着传统纸面文件形式的逐渐取代，使用电子信息技术管理文件成为了一种新的文件管理方法。适用于业务单位，逐渐以电子信息文件的方式管理文件，归纳和整理，同时提高文件管理的速度和便利性，减少传统文件不能保留、容易丢失和不易找到的弊端。然后，使用电子信息文件也有一定程度的风险，在公共机构应用时，必须考虑一些措施来有效地控制这些风险的发生。

参考文献

[1]于丽.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].民营科技,2017(01):132.

[2]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息,2016(21):186.

[3]李晓玲.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].中国管理信息化,2016,19(08):195.

[4]朱雁丽.浅议档案管理与信息化建设[J].科技展望,2016,(2)：203.

[5]王群丽.电子信息时代档案管理的风险控制方法探讨[J].现代营销(下旬刊)，2016，(6)：93.