浅谈数字化档案管理的应用与发展

浅谈数字化档案管理的应用与发展

李梅

李梅（陕西省电力公司，陕西西安710048）

中图分类号：TP3G270.7文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）06-0000-01

摘要：随着信息化的发展，以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。我国电力建设也在飞速的发展，电力建设相关的工程档案的收集、整理、管理、利用等方面也日趋复杂与专业化。现就如何去做电力建设工程档案的管理粗略的谈谈我的想法。

关键词：电力工程建设；数字档案；管理系统

1案管理概述

档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节。过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。要按照一定原则对档案实体进行了系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

2我国目前数宇档案管理的发展趋势

2.1数字档案管理过程的计算机化

传统的档案管理模式是手工登记、著录、编目、造册、检索，只能按类别、年份进行比较粗的分类，标准性差。建立计算机管理系统，可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，将大大提高档案管理的工作效率。

2.2文件材料存贮的电子化

从形成过程看，随着计算机办公自动化和辅助设计的普及，文本、表格、图形、图像等都以电子文档的形式保存下来，电子文件成为日益重要的信息资源。从存储介质看，硬盘、软盘、磁带、光盘等新型存储设备具有容量大、占用空间小、调用修改方便等优点，为电子化档案的保存提供了有利的条件。电子化档案将最终彻底改变档案资料、库房设施的传统观念，建立起全新的电子档案管理体系。

2.3信息流通的网络化

信息社会的特征就是网络化，网络是跨越地域界线的“高速公路”，信息则是网络中流动的血液，计算机网络极大地促进了信息的流通和知识的传播。传统的档案管理是在档案馆进行封闭的静态管理，随着计算机管理的和网络应用的普及，档案管理将逐步融合于网络环境的大家庭，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，使得档案信息越来越大众化。

2.4数字档案信息检索的自动化

档案工作的重要性之一就是归档资料的查询和利用。传统管理方式下只能按照归档的分类方式进行固定模式、固定条件的简单查询，检索条件简单，查询结果也比较单一。实现计算机管理后，可以进行任意条件的查询，可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，可以检查查询目标进行宽范围的模糊查询，还可以根据主题词、关键字进行全文检索，将极大地提高档案信息查询的检全率和检准率。

3电力建设工程档案信息化

工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统，这无疑将极大地提高工程档案的利用效益，初步实现档案信息资源的共享。同时，将很多重要的东两输入计算机内，一方面方便管理人员查找；另一方面也方便了后期的查阅，直接就可以在计算机内查找。所以，利用计算机管理，大大提高了工作效率。于是电子文件的大量产生和应用，使档案快速向数字化发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要。

目前档案管理的模式主要是工程设计工作电子化进行、档案工作的手工进行的方式，包括档案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管电子档案的同时，按照国家有关规定同时手工整理实体档案归档。当前的电子工程设计档案仅支持以纸张为主要的存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作，档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字载体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。建立科学适用的文件归档，保管和利用管理系统，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。

电力建设工程档案的质量包括两个方面：一是内容质量，二是案卷质量内容质量是指电力建设工程档案所反映的数据的准确性。案卷质量是指电力建设工程档案的完整性、系统性、规范性程度，其档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。

在项目一开始就要对工程档案进行统筹规划。及早参与工程建设活动，及时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所有的资料进行核实，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。最后把好电力建设工程档案的质量关。

4加强档案管理的对策

随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门，档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。因此档案管理已逐渐采用计算机无纸化管理和系统网络管理，档案管理部门多年来的工作积累起了数量庞大的电子形式与实物形式并存的图纸和文档。缺乏对这些当安静型管理的有效手段，已经成为制约事业单位工作效率提高的瓶颈。因此，如何有效地组织、管理和利用这些档案，构造一个事业单位信息共享的环境，已经成为现今事业单位面临的主要问题。

档案管理丁作的关键在于人，这就要求管理人员主动加强档案管理专业理论知识和自身素质培养，提高其管理能力，积极探索由“手工操作”向“信息化管理”转变的管理模式，除此以外，我们还应该树立新观念，大力开发档案信息资源，打破原有的传统思想和管理模式，树立正确的工作方法和态度，积极开发利用档案的信息资源，充分的发挥档案的价值是大势所趋。单位应主动出击，开展档案应用研究，通过网络等现代化技术实现资源共享。所以我们要采取一切有效措施，加快档案现代化管理进程，只有档案管理现代化技术广泛、有效地应用起来，才能最大限度的为本事业单位各项业务工作和社会服务。

5结语

档案信息数字化是信息化时代对档案管理工作的特殊挑战，也给档案工作者和社会带来巨大的机遇，数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能使档案事业更好地服务于社会。

参考文献：

[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].合肥：安徽大学.2005

[2]陈眷丽.做好电力建设项目档案管理[J].华北电业.2005.5

[3]汪蕙，索玉.电力施工企业档案管理信[J].2007.12.4