试论电网公司档案管理的现代化

试论电网公司档案管理的现代化

李勤

云南电网有限责任公司德宏芒市供电局云南德宏678400

摘要：档案管理工作不仅要保证珍贵档案资料的完整性和安全性，还要运用专业手段，挖掘档案潜在利用价值，为电网公司当前工作的优化开展和未来战略的顺利实施提供必要的参考。因此，在激烈的市场竞争环境下，电网公司的管理者必须要加强对档案管理工作的重视，并通过开展员工培训、创新管理模式等措施，推动档案管理的现代化、信息化发展，充分发挥档案管理在促进电网公司可持续发展、提高电网公司综合竞争力等方面的重要价值。

关键词：电网公司；档案管理；现代化；信息技术

引言：在互联网时代，信息技术在电网公司各项工作中已经得到了普及应用。但是在档案管理工作中，由于重视不足或缺乏创新意识，档案管理还是以人工为主，不仅效率较低，不能很好的体现档案管理的服务价值，而且也容易造成珍贵档案资料的丢失或损坏，给电网公司也带来了较大的负面影响。本文首先列举了现阶段电网公司档案管理中存在的一些问题，随后分别从加强重视，开展培训等方面，就如何推动档案管理现代化发展提出了几点建议。

一、现阶段电网公司档案管理存在的问题

1、对档案管理工作的重视程度有待提升

当前很多电网公司的高层管理者，将工作重心放在了如何提高市场占有率、如何获取经济效益等方面，而档案管理由于并不能给电网公司带来直接可见的经济利润，因此没有得到管理者的高度重视。在这种情况下，档案管理的现代化建设得不到充分的支持。例如，档案管理的现代化，最核心的还是“人”的现代化，但是由于重视不足，档案管理人员很少有学习和培训机会，久而久之也会因为个人专业技能得不到提升，难以适应档案管理工作需要，也难以在档案管理现代化发展中发挥推动作用。

2、档案重管理、轻利用的问题普遍存在

档案作为一种珍贵资料，不仅是对以往电网公司各项业务的如实记录，而且包含了大量可借鉴的经验，利用价值较高。但是在实际的管理工作中，还存在重视管理但轻视利用的情况。例如，电网公司的档案管理机构，只负责做好档案资料的收集、归档和查阅等工作，虽然可以保证档案资料的完整性和安全性，但是并不能从档案中挖掘价值和汲取经验并提供利用，这也失去了档案管理的应有价值。

3、档案的信息化管理水平有待提高

随着电网公司业务增多和覆盖范围扩大，对档案管理也提出了更高的要求，档案管理人员面临的工作压力也不断增加。如果能够与时俱进的引进信息管理系统，则能借助于计算机和配套管理系统，保证档案管理的高效性。目前存在的问题是，虽然电网公司投入大量资金配置信息系统，用于档案信息化建设，但是由于系统的换代更新频繁，系统普及及使用需要时间和精力，还要有稳定的专业工作人员熟练并且准确的操控。因此，今后必须要做好电网公司档案管理现代化建设的统筹工作，在技术方面、设备方面以及人才方面，提供必要的保障，档案管理才能在电网公司高层决策中发挥参考作用。

4、档案管理中服务意识不强

服务性是档案管理工作的本质属性，即档案管理要为电网公司发展而服务，或是要为电网公司档案查考利用需求而服务。在实际调查中也发现，很多档案管理人员在日常工作中缺乏强烈的服务意识，认为只要做好档案管理、保证档案不丢失、不损坏即可。当电网公司其他部门人员借阅或查询档案时，没有做好体现出良好的服务意识，这也不符合档案管理现代化的发展需要。

二、电网公司档案管理现代化建设的价值分析

1、有利于充分挖掘档案的潜在利用价值

档案管理的现代化建设，就是要转变以往档案管理中以人工为主的模式，将新技术、新设备、新理念运用到档案管理工作中，在提升档案管理效率和优化档案服务质量等方面进一步发挥其优势。通过加快档案管理的现代化建设，还能够借助于信息技术手段，实现对大量档案资料的收集、分析和利用，这样就可以从档案中获得一些有益的经验，在电网公司高层决策中发挥其参考和支持作用。例如，电网运行过程中常见的一些故障，都可以从档案中找到相应的解决对策，在今后遇到类似的故障问题时，也可以从档案中寻找可借鉴的经验，实现了对电网故障的及时、快速和准确处理，将电网故障损失降到了最低。

2、有利于保障重要档案的安全性和完整性

在以往以纸质档案为主的管理工作中，随着时间的延长以及纸质档案数量的增加，如果档案管理室内环境潮湿，经常会出现纸质档案发霉的情况。还有就是容易出现虫蛀、鼠咬等情况，都会导致档案的完整性和安全性受到影响。而通过加快档案管理现代化建设，则能够将纸质档案转化为电子档案，其优势主要体现在两方面：其一是缩小了档案占用空间，纸质档案需要建立专门的档案室进行存储，而电子档案只需要一个U盘活光盘；其二是提高了档案内容的安全性，电子档案可以进行无限次的备份，并实现异地存储，这样就避免了档案丢失等问题，也保障了纸质档案和电子档案的双保险。

三、电网公司档案管理现代化建设的途径

1、领导重视，为档案管理现代化建设提供全方位支持

领导要重视档案工作，将档案工作纳日常工作议事议程，及时支持解决档案工作人员在档案工作的问题。档案管理人员要相对固定，要不断加强对电网公司档案工作发展及建设的宣传力度。具体而言，可定期举办档案工作相关的知识讲座以及知识问答，通过不同形式的策划宣传，充分让电网公司员工及领导者对档案工作的重要性有充分认识，同时让相关工作者认识到企业发展及档案工作之间存在的内在性联系。只有不断提升对档案工作的认识水平，才能自然提高档案管理的重要性，由此，电网公司管理也才会实现稳定可持续发展。

2、做好档案管理人员的培训工作

定期组织专职档案人员参加档案教育学习，更新档案管理知识，培养一批具有高素质、高思想且勇于创新的新型化档案人才工作队伍，是创新电网公司档案管理的有效保证。而对于电网公司档案管理工作者来讲，其除了要对档案归档等专业性的工作进行掌握之外，还必须对电力专业层面的相关知识进行必要了解。电网公司除了要加强对本公司内部在职档案管理人员的培训外，也要重视通过招聘引进一些富有创新性和掌握信息技术的青年档案管理专业人才。

3、利用信息技术做好档案资料价值的挖掘与利用

在档案管理的现代化发展中，大数据等技术得到了充分应用，并且成为了整合档案资料、挖掘档案机制的重要工具。例如，在各门类档案管理系统中，档案管理人员只需要输入关键词，就可以在不到一秒钟的时间内，搜索出所有符合需求的档案目录，提高了档案管理效率。另外，还可以利用大数据技术进行档案资料的整合利用。例如，在电网管理中，可以将档案资料中所有与电网运维管理相关的内容挖掘出来，单独存放到数据库中。在电网运行中，将电网实施运行数据与数据库标准参数进行对比，如果有异常数据，则进行报警，实现了对电网的自动监控。

4、档案管理应更好的服务于公司发展

档案管理对电网公司的发展积极的推动作用，通过加快档案管理的现代化和信息化建设，能够更好的发挥档案服务价值。除了上文中所说的提供管理决策外，还能够帮助电网公司规避市场风险，或是实现资金、资源的合理配置等。在激烈的市场竞争中，档案管理的现代化建设能够为电网公司的经营和发展提供多方位的帮助和支持，加快档案管理现代化建设既有其必要性，又有其紧迫性。

结语：档案管理实现网络化、信息化管理是必然趋势，为适应企业新形势发展的需要，档案管理工作者要勇于创新，紧跟时代步伐，积极探索科学有效的管理之法，以便建立起健全的电网公司管理体制，以此增强档案管理工作者的责任感及事业心，不断提高当前企业档案管理事业的技术含量，达到为企业的生产经营、科学决策提供全面而准确数据依据及服务。

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