浅谈改进人口和计划生育档案管理

浅谈改进人口和计划生育档案管理

苏日古嘎

内蒙古兴安盟科右中旗计划生育服务站兴安盟029400

摘要：人口和计划生育档案是人口和计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口和计划生育政策的重要资料记，是搞好人口和计划生育工作不可缺少的基础信息。因此为了提高人口和计划生育档案管理水平以及更好地开展新时期人口和计划生育工作，本文阐述了了人口和计划生育档案管理的重要性及其作用，对改进人口和计划生育档案管理的措施进行了论述分析。

关键词：人口和计划生育档案；管理；重要性；作用；措施

一、人口和计划生育档案管理的重要性

人口和计划生育档案管理是党和国家发展的重要内容，因此要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对人口和计划生育档案管理工作重要性的认识。市、县（区）人口计生部门要经常举办人口和计划生育档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少每年要开展一次系统培训，使人口和计划生育档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握人口和计划生育档案管理的基本知识，提高对人口和计划生育档案管理的认知程度和接受程度。

二、人口和计划生育档案管理的主要作用

人口和计划生育档案管理的作用主要表现为：（1）为领导决策提供依据。人口和计划生育档案资料是许多人口和计划生育统计数字的来源。领导在决策之前，通过对这些数据进行分析处理，便于在以后的工作中抓住重点、统筹规划制定合理的工作计划；人口和计划生育档案可为育龄妇女提供优质服务。利用人口和计划生育档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可为育龄妇女提供依据；人口和计划生育档案可为流动人口提供优质服务。通过对人口和计划生育档案的有效利用，掌握人口流动的动向信息，及时对流动人口的婚育信息进行了解，可以有效提高人口和计划生育和生殖健康。（2）促进计划生育工作的进一步改进。当群众在计划生育、国家政策法律法规、避孕节育等发现的疑问或者对人口和计划生育档案工作有合理化的建议时，都可以在人口和计划生育档案中被记录下来，最后形成群众需求信息档案。相关部门可以根据群众的实际需求，不断改进工作方式，抓住工作重点，为群众解决最实际的困难，提高群众的满意度。（3）为人口和计划生育工作政务公开和民主管理服务。人口和计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口和计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。

三、改进人口和计划生育档案管理的措施

1、健全完善人口和计划生育档案管理规章制度。人口和计划生育工作任务十分繁杂，为把档案管理工作融入人口和计划生育部门的各项工作中，就需要有一套完整的制度来规范约束。一是人口和计划生育档案收集、上报、整理、存档应做到规范，严格按照制度办事，严把“三关”，即：评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，在专业人员指导下进行验收整理，凡不符合质量要求的，必须重新按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。二是实行定期谈话制度，专兼职档案员要定期与服务对象谈话，经常到基层去，到育龄妇女家中去，获取第一手资料，取得工作主动权。三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整齐全，从而保证相关资料得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人口和计划生育工作的质量，也提高了档案的可利用性。

2、实行计生档案标准化、规范化的工作程序和方法。标准化、规范化的档案管理工作程序和方法，就是对档案管理的收集、整理、收录、保管工作都要按照规范化的步骤和模式进行认真落实到位。在档案管理的规范化和标准化操作时，首先要做的是对全部案卷的全面清查，对一些重复或已经没有参考价值的案卷剔除，提高效率；然后就是对案卷的重新编排和组合，将有联系或存在某种关系的组合到一起，为以后的分类做准备；其次就是制定分类标准，利用计算机的档案管理程序，将分好类的档案输入电子计算机，制作好检索系统；最后就是对档案题名的规范，保障查准率。

3、转变服务理念，拓宽服务领域。首先应建立健全计生档案，主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是：计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外，还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚，有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，计生材料及时收集归档。建立完整准确的计生档案，这就为计生档案的信息化管理打下坚实基础。

4、不断提高人口和计划生育档案管理人员素质。只有努力提高自身素质，才能管理好档案，才能真正让档案发挥其应有的作用。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所管的档案内容，熟悉档案法规。三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验。

5、加强档案信息化管理。随着信息技术的快速发展，实现档案信息化管理，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且做到资料共享作用。要不断强化档案的服务功能，编制和安装科学、实用的档案检索工具，力求实现档案资料查询“以计算机为主、案卷目录为辅”的查询系统。目前人口和计划生育网采用四级网络的树形结构，覆盖了省、市、县、乡四级行政区域，将常住人口信息和流动人口信息分别管理，同时又相互关联，建立两地联系，实现了数据一处输入，各处共享，既提高了档案管理水平和办公效率，又为杜绝违法生育行为奠定了基础，还可便于各级及时查询汇总信息。

结束语

综上所述，随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作提出了更新、更高的要求。而不断改进人口和计划生育档案管理工作，对于探索新形势下人口和计划生育档案管理工作的新思路、新方法、新途径具有重要意义，因此必须加强对其进行分析。

参考文献：

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[2]李爱明.如何做好乡镇计划生育档案管理工作[J].中国科技博览，2016（18）

[3]梁雪冰.人口和计划生育档案管理工作的科学管理[J].中外企业家，2017（03）

[4]潘之柱.探析新形势下计划生育档案管理工作的规范化[J].办公室业务，2017（02）