事业单位档案管理的现状分析及对策

事业单位档案管理的现状分析及对策

马学业

济南黄河河务局章丘黄河河务局山东济南250200

摘要：档案管理工作是事业单位日常工作的重要组成部分，各级管理部门要充分认识到档案管理工作的重要性，要加强日常档案管理工作，维护档案的完整与安全，做到不损坏、不丢失、不散、不乱，确保信息的准确。档案管理工作是一项集严密性、政策性、专业性都很强的工作，档案是历史的载体，是新旧信息的主要来源，管理并用好档案，是档案管理工作发展的需要。

关键词：档案管理；工作概述；现状分析；管理对策

引言

档案管理是一项具有管理性、政治性和服务性的工作，它不是物质财富的生产工具，而是对单位历史文件的科学管理。档案管理工作能够全面、真实地反映单位的整体发展状况和工作成果。做好档案管理工作可以为单位提供及时了解内部情况的整体资料，还可以为社会和有关方面提供服务。

一、档案管理的概述

档案管理工作具有十分特殊的社会属性，已经成为了国家、事业单位一项十分重要工作，档案管理工作体现了一定的社会价值。档案管理涉及到了文化、政治以及经济等方面的内容，是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案管理人员只有意识到档案管理工作的重要性，并有强烈的责任心、事业心和高度的保密意识才能做好档案管理工作。档案是历史的载体，是新旧信息的主要来源，不同的档案记载着国家、单位、个人的详细的信息。国家档案包罗万象涵盖方方面面。单位档案记载着单位的风风雨雨，发展历史。个人档案记载着个人十分详细的学习、工作经历、奖励、处分等等信息材料，档案已经成为了国家、单位、个人经历的一个说明。因此，档案管理人员必须具备专业知识，必须要对档案管理工作有着充分的了解，必须要意识到档案管理工作的重要性，在日常的档案管理工作中加强工作的力度，注重档案管理工作所具有的实效性。档案具有非常高的保密性，有着非常强的说服力，是见证历史的正确材料，档案中所记录的内容包括着单位发展过程的经历及优秀成果，档案可以为单位的历史回顾提供最全面的资料。对档案进行科学化的管理，是新形式下给档案管理工作提出的新要求，传统的档案管理模式已经过时，因此应大力提升档案管理的科学化水平，技术进步促使档案管理工作大力创新，与时俱进。在档案管理工作中，通过信息技术，网络化、系统化及其数字化的发展和它们的运用，更能迅速、精确地完成档案管理工作。如何做好档案管理与档案管理如何在新时期服好务，已成为档案管理工作的核心，必须要对档案管理重要性进行充分认识，完善档案管理工作，对档案管理工作实施创新，对档案管理的手段以及档案管理的模式进行创新。

二、档案管理的现状分析

2.1对档案管理工作的重视程度不够

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案管理工作不够重视，或者是在认识上存在着误区，认为档案工作只是抄抄写写、管理相关资料等近似于保管性质的工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造价值而不被重视，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的档案管理要求，所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。

2.2缺乏专业的档案管理人员

虽然，档案管理是一项很重要的工作，但由于档案管理本身并不是一项热门专业，因此，学习该专业的人员少之又少，档案管理人员基本是兼职的，由于对档案管理知识以及档案管理系统不熟悉，知识面狭窄，很难适应日益发展的档案信息化的速度，一定程度上影响了档案管理水平。缺少掌握先进管理知识和管理理念的档案管理人员，信息时代，档案的存档和档案的检索都可以借助信息系统，由于缺少掌握信息系统的知识，一定程度上影响了档案管理信息化水平的提高。

2.3管理力量薄弱专业水平不高

由于没有比较完善的档案管理制度，以及相关领导、部门对档案管理缺乏重视，加之部分工作人员非专业出身，缺乏相关的专业知识，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作不熟悉，对档案工作精力投入不足，对归档的材料没能及时进行整理，使材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映实际情况，导致档案材料的不完整。由于重视程度不够，负责档案管理的人员未受过与档案管理相关的专业知识培训，从而影响了档案管理的水平。

三、加强档案管理的对策

3.1健立健全档案管理制度

规范档案管理工作，必须要建立并完善相关的档案管理制度。建立档案管理制度应该遵循的几个基本要求：（1）档案管理制度要科学合理化。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。（2）制度必须简明实用。具有可操作性，应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。（3）完善电子档案管理制度。建立电子档案制度主要是指电子档案的相关资料以及所使用的软件和系统程序，都应以电子档案的形式进行归档并加以保管。工作人员要定期对档案进行鉴定，对于一些已经没有保存价值的档案进行处理，还要做好防光、防尘、防压和防腐等方面的工作。（4）坚持制度执行的严肃性。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.2提高档案管理人员的素质、完善人员配置结构

提高档案管理人员的综合素质是提高档案管理工作水平的必要措施，加强对管理人员政治素质和业务素质的教育培训，提高管理人员的政策水平和专业技术能力，是档案管理工作的需要。单位应聘用专业的档案管理人员对档案进行管理，并要鼓励工作人员参加相关知识的培训和自我学习，以提高其自身的素质，从而完善档案管理工作。引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案从业人员选拔到档案管理岗位上来。管理人员要增强责任心，提高积极性，及时收集各种材料，细致鉴别，认真整理，确保材料齐全，手续完备，保证档案的权威性、准确性和真实性。对档案管理的人才培养和引进时还要注重对工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维修人员的引进培养。完善人员配置结构，必须保证档案管理的各个部分，各个岗位有专人负责，在把握工作人员工作岗位和工作性质的基础上加强对人员定岗定责的管理制度，以便于档案管理工作的分级建档和集中管理。

3.3完善档案设施、创造良好的管理环境

从对档案管理工作的认识出发，在注重档案管理工作的同时加强对档案管理经费的投入，完善档案管理基础设施建设需要。目前有的档案管理机构由于经费方面的原因，设施陈旧，达不到档案保存、管理标准，不能为档案存放管理提供良好条件，这给档案的安全与使用寿命都带来一定的消极影响。档案管理机构应积极向上级机构争取资金支持，加强设施建设，为已有设施的管理和新设施的购置创造有利的物质条件，为档案的保存和利用创造良好的环境，促进档案管理工作的健康发展。另外，档案管理人员还要做好设施的保养工作，有效的延长设施的使用寿命。

结束语

随着科学技术的发展，越来越多的技术应用在档案管理工作中，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，要结合先进的技术把档案管理工作放在的首位。档案管理人员要加强学习不断改革创新，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

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[2]殷为.浅谈档案管理中存在的问题及解决办法[J].东方企业文化，2012（7）.

[3]孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].改革与开放，2012（4）