探讨电力企业档案数字化管理方面的普遍性问题

探讨电力企业档案数字化管理方面的普遍性问题

郑艳瑾

郑艳瑾

（衢州光明电力投资集团公司324000）

摘要：电力企业管理离不开档案工作，电力企业档案工作是电力企业管理工作的关键组成部分，企业管理的成败，在诸多方面取决于档案的管理是否安全合理。档案管理工作是一项繁琐，综合，复杂的工作，这就需要电力企业员工具有良好的专业素质，本文通过阐述目前电力企业档案管理方面存在的一些问题，并提出相应的对策，以期为将来进一步探求新时期电力企业档案管理模式提供一定的参考价值。

关键词：电力企业、档案、数字化管理

一、电力系统档案管理现状

1、力系统档案管理的重要性

电力系统档案管理是电力系统管理工作的基础和重要环节，对电力系统经济发展具有重要影响，是电力系统赢得市场竞争主动权的有力保证。电力系统档案是电力系统生产经营活动的原始记录，它涉及范围广、门类多、信息量大，对安全生产起着至关重要的作用，是电力系统成长发展历程的真实写照，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是电力系统不可估量的宝贵财富，因此，面对目前电力系统档案管理现状，档案部门要以科学创新的理念，抓住机遇，加快电力企业档案数字化管理步伐，建立适应市场经济的管理体制，不断拓展电力系统档案工作新领域，为促进电力系统经济发展和安全生产提供强有力的信息保障。

2、电力系统档案数字化管理怎么更好应用于企业

(1)在国网公司的统一部署下，电力公司加快“三集五大”体系建设，确立了“最集约、最扁平、最专业”的奋斗目标，数字化档案管理在企业内部的体制改革中发挥了重要作用，数字化档案管理工作应用于电力系统的重要性日益显露出来，原先的档案纯粹是纸质文件，现在是以电子、纸质文件实行双套制同步组卷归档，且以电子版归档为主，使技术人员能迅速查阅各种资料，从而规范了档案管理流程，提高了电力公司档案管理的工作效率，更好地服务于电力公司的安全生产运行。

(2)档案管理的理论研究和业务指导滞后电力系统档案管理工作是新形势下摆在电力系统管理部门面前的新课题，急需加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于电力系统档案的产权特征和法律地位问题，电力系统档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力系统在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善基层档案管理模式，出台相关的政策，指导基层档案工作稳步发展。

二、新时期电力系统档案管理数字化

随着市场经济日益完善和知识经济的兴起，给档案工作带来了新的机遇和挑战，特别是由于电力改革的不断深化，使电力系统档案工作面临许多新情况和新问题，只有结合实际，正视现实，采取切实可行的有效措施积极处理新情况，解决新问题，切实加强档案管理，才能使档案工作越来越好。

1、科技档案管理特点

(1)专业技术性强。电力生产活动涉及面广，包括立项、征地、前期、土建工程、电气、通信、消防、监理以及电器设备等各个方面，所形成的科技档案具有非常明显的专业技术特征。

(2)利用价值高。科技档案从电力生产过程中直接形成，真实记录了生产活动的方方面面，既是工程质量评定、资产评估、财务审计，以及事故原因分析、索赔、民事纠纷等的凭证依据，又是公司开展日常安全生产运行、检修维护及技术改造等工作不可缺少的参考资料，在电力生产管理过程中，科技档案具有重要的凭证作用和参考价值。

(3)保管期限长，数量多。变电站工程自投产，一般有50年以上的保存寿命，其设备设施的设计、制造、施工建设等技术档案保管年限与设备设施寿命相当或更长，随着设备设施不断老化，运行维护及更新改造任务的加大，科技档案数量也不断增加，而这些档案保管期限也多为长期或永久保存。

(4)档案管理延续性强。科技档案可以形象地称为电力生产设备设施的健康履历和病历，工程建设时的科技档案记录了电力生产设备设施形成时的基本信息，后期在生产运行中形成的技术档案详细记录了设备设施所发生的缺陷、故障及诊断处理等信息，不同时段所形成的科技档案均为设备设施不可分割的连贯信息，因此科技档案管理不可间断，具有很强的延续性。

2、如何使电力系统档案管理科技化

(1)运用软件管理21世纪是高科技时代，作为社会系统中最重要的电力系统更是要站在时代的前沿，尽早实现科技化、信息化、技术化这就离不开摒弃传统档案管理模式，向新型的软件管理看齐，使档案管理更快、更全、更新。

(2)完善档案信息管理系统，开展网上服务，随着电力生产精细化管理深入开展，电力生产人员工作效率必将逐步提高，利用快捷、高效的方式获取信息资源成为他们的共同愿望，建立以计算机、互联网为工作平台的档案数字管理系统，将档案的保存功能向信息中心转变，开展网上服务，提高利用效率，这是满足利用者服务需求的最有效途径，一方面要充分利用变电站局域网建立档案主页，使档案管理系统与办公自动化系统关联起来，公开案卷目录及卷内文件目录，实现档案信息网上查询、检索，使生产人员更方便查阅档案室已藏档案，另一方面最大限度实现档案资料数字化，档案资料数字化后，在网上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，使利用者可以不受地域和时间限制，及时获取自己所需的档案信息，使服务变得快捷、高效、准确，大大提高档案的利用率和使用价值

(3)加强科技档案归档收集整理工作，生产信息资料收集归档是开展科技档案管理的基础工作，通过了解生产一线人员活动状况，密切跟踪现场生产动态，提前掌握档案收集的具体材料，列出详细的档案材料的收集计划，从而把分散在各部门或个人手中的档案集中起来，实现统一管理，最终实现信息资源共享，收集起来的信息资料再通过档案整理这一中心环节处理后，才能确定归档的必要性和重要性。档案整理工作应该深入分析文件材料的内在联系，遵循档案形成规律，尽量保持文件材料之间的关联，使每项生产活动档案构成不可分割的有机整体，以反映精细化管理活动的真实面目。

总结

未来时期是信息经济的时期，可以说，电力部门档案工作者机遇与挑战同在。电力系统档案数字化建设工作逐步实现规范、科学，是目前电力系统在档案工作中急需解决的问题。笔者相信，只要电力档案工作者意识到档案数字化建设工作的艰巨性，科学制定完善有效的整体规划，然后组织分期实施，同时进一步建立健全各项管理制度，进一步做好数字化档案保密工作，进一步强化数字档案管理人员素质，电力系统档案数字化建设将不断推进，越来越好，这也将在很大程度上推动电力企业的持续、健康、快速发展。

参考文献：

[1]参考刊自《黑龙江科技信息》2007年10期，赵春晖的《浅谈当今档案数字化建设》。

[2]参考刊自《中国档案》2010年7期，杨秉光、王永梅的《企业数字档案系统的建设研究》；

[3]参考刊自《中国电子商务》2013年11期，夏桂萍的《解析供电企业电力营销管理策略与实施》；

[4]参考刊自《建筑工程技术与设计》2014年31期，杨国梁的《试论电力市场的营销理念与策略分析》；