电子文件的管理与利用

电子文件的管理与利用

张爽

张爽

中国能源建设集团山西电力建设有限公司山西太原030012

现代网络技术和信息技术的发展都大大加快了企业的办公自动化进程。大部分机关公务活动都早已步入办公自动化阶段，都已通过网络信息的方式来传递和处理电子公文。这种先进方式正日渐普及，使得办公室工作效能得到有效提升。可以说，电子文件的应用和管理是信息时代的必然要求。处于信息技术飞速发展的21世纪，在信息技术日新月异的大环境下，只有利用好信息网络不断提高公文处理工作的质效，才能跟上时代发展的步伐，实现高效率的办公和信息的及时有效共享。

一、电子文件的特点

（一）电子文件可方便调用

电子文件能够准确无误的把一些文字和图片记录下来，这些资料在进入文件管理系统之前都会有一个收集、筛选、归纳、整理的过程，然后经过一定的技术处理后变成软件和光盘，那么软件和光盘就成为了无时无刻都能传送的电子信号，使得这部分信息得到有效保存，并且能够随时利用这些信息。

（二）电子文件有特定的存在形式

经过计算机处理后所生成的数字化的信息形态就是电子文件的存在形式，我们都知道在计算机的内部，不管是储存还是传输，电子文件都是以二进制的“0”、“1”的数字编码形式存在，这就是人工无法识别的原因，所以要通过计算机的软件和硬件设备把载体上的编码序列读取出来，最后转化成人工可以识别的方式。这样就可以在屏幕上显示出内容或者在打印机上打印出来供人们读取。人们在计算机上看到的一切信息都具有一定的技术性。

（三）电子文件具有共享性和广阔的利用空间

电子文件不会受到时间和空间的限制，所以它的内存量非常大，许许多多的用户都能通过信息网络技术实现信息的共享和交流，电子文件就容易实现它自身价值的最大化。

（四）电子文件具有灵活性

传统的纸质文件处理流程都是比较麻烦的，不仅需要手写还要进行印刷、发送、归档以及保管等这些复杂的过程；而现在电子文件操作起来就方便快捷多了。我们可以对电子文件信息进行方便的更改与调整，使信息更加完善。还可以在办公自动化网络中设立自己的密码以及规定授权的方式，这样可以对文件信息进行保密，使得文件处理变得简单灵活并且安全可靠。

二、以创新思维提升电子文件的应用效能

（一）电子文件的应用

电子信息系统中的特殊类型就包括电子文件管理系统，文件的写作、跟踪、检测、传递、储存以及充分利用，都是利用的电子信息系统。在电子文件管理的应用中要求多个专业和多个领域以及多个学科的紧密配合，这就要及时建立具有合法效力的管理方法，这样在具备了一定设备的基础上才进一步的扩大电子文件的管理与应用。

（二）电子文件的效能

第一，电子文件处理的重大意义就是对文件进行清晰的分类，同时对工作进行指导，这样可以在一定程度上保证记录的信息具有真实性。还可以把文件中对文字的处理转向对文件内容的信息反馈和传递，从而提高文件的利用能力。第二，电子文件管理进一步扩大了信息的储存空间，因为它把实体管理、编目以及保管转向为了解信息系统的功能作用，这样更加方便查询、检查和管理等从而提高信息指导作用的效率。第三，传统的档案信息管理手段已经远远的落后于时代发展的步伐，所以电子文件形式的出现是一种大胆的创新手段，因为电子文件可以解决传统纸质档案所不能解决的问题，比如说档案的有效统计只要在电脑上搜索出来便可以轻松的做出调查统计，这样也改变了浪费人力资源和物力资源的状况。第四，对于一些机密性比较强的档案信息要进行加密处理，还要定期的对密钥进行更换，防止档案信息泄露。

三、提高电子文件管理水平的有效途径

（一）统筹部署，重视科学规划

档案部门要积极争取上级部门和领导的重视支持，尽快将档案信息化建设纳入到本单位信息化建设的总体规划中去，积极把电子文件资源的建设和国家信息资源建设融合在一起，这样才能使电子文件建设与档案信息资源建设协调稳定的发展。

（二）完善制度，保障信息安全

电子文件信息管理部门必须好好学习国家有关信息安全保障工作的方针政策，并且要认真贯彻。尤其是《中华人民共和国网络安全法》从2017年6月1日起实施，更要下大力气贯彻落实。做好档案信息的保密工作和利用工作，严肃认真处理好这两者之间的关系。要想保证数字档案信息安全可靠，就一定要细化本单位数据库管理制度、档案数字化制度以及网络安全运行制度，也要时刻注意保护国家的利益和档案的隐私。

（三）加强学习，提高自身素养

信息技术已经步入全方位普及、全社会应用的新阶段。作为新时期档案管理人员，要通过不断地学习，熟练掌握电子文件的操作技术，要不断提高自身素质，提高信息化处理技能，这样才能够适应信息技术和电子文件的发展。实时掌握相关工作领域的现状及发展动向，熟练地运用新的信息技术和工具来做好电子文件处理和电子文件档案管理工作，只有这样才能更好地适应社会发展的新要求。

（四）思想重视，努力担当责任

电子文件管理是一项伟大而复杂的工程，所以各级管理者要对档案信息的管理加强重视，必须要统筹规划、统一要求、按照步骤实施任务，落实责任，认真负起责任。把档案信息化当作一项科学管理的使命，努力完成好任务。

四、总结

随着信息技术、网络技术的不断发展，电子文件大量产生，档案数字化、信息化成为常态。电子文件以其操作简便、传递迅速、储存利用高效等优点，得到快速普及，电子文档的重要性也愈发明显。虽然电子文件有很大的优点，但是它的缺点也是不容忽视的。为此，管理人员要高度重视信息安全工作，做好信息备份，避免信息遗漏和丢失，不断钻研技术，保证电子文件信息的长期安全可靠。