档案管理与知识管理的关系研究

档案管理与知识管理的关系研究

刘晓凌

刘晓凌（黑龙江省农垦建三江管理局档案科，黑龙江建三江156300）

摘要：当前的社会是一个经济时代，也是知识时代，伴随着社会生产技术和生产力的不断提高，知识经济模式已成为当前社会发展的主流趋势。企业在管理的过程中知识管理已成为当前企业发展的先锋，是人们关注的重点形式。本文通过对档案管理中知识管理内涵分析，阐述了在档案管理中的各种管理措施和内容形式，探讨和分析了档案管理与知识管理之中存在的关系。

关键词：知识管理；知识管理能力；档案管理；数字化

1档案管理与知识管理相近相通

在档案档案管理改革的过程中，其管理理念、管理模式和管理制度的创新改革是其主要的创新内容及其方式。在知识经济日益扩大的今天，管理是企业永恒的追求主题，更是企业发展创新的动力影响因素。随着当前社会发展过程中各个信息技术和科学技术的发展，我国企业要在全球化的竞争中取得主动,必须在发展的过程中结合先进的科学技术和知识管理措施进行综合分析探讨，注重个人和集体知识理论的发展和研究。在引进吸收符合先进生产力发展需求适应先进文化发展方向，更是在管理的过程中存在着各种问题形式。

1.1两者管理对象重叠

档案是由文件和档案组成的，其在管理工作中主要是针对文件进行管理。知识管理主要是针对知识进行分析，作为文件中的基础，知识是不可缺少的重要组成部分。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。在当前的文件和档案的应用中，其是属于知识范畴的一部分，因此在其管理中可以说是知识管理的模式。文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象，其在管理中随着科学技术的日益发展，管理措施的不断完善使得知识管理与档案管理在应用中逐步的相互应用，并且在管理之中对管理对象进行重叠。

1.2两者管理目的相近

档案是为社会各界服务的知识形态，是便于社会各方面的利用为基础和目的的工作模式和管理方法。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。

1.3两者管理流程类似

长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”（或“八个环节”）：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、（编目与检索、编辑与研究）、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对分散的管理对象（文件、档案或知识），予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。

1.4两者管理技术相同

在当前的数字化技术影响下，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使得档案工作和知识管理模式能够适应当前数字化环境技术的发展要求，应当在工作中对其进行相应的数字化技术处理方式。保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。

2档案管理与知识管理相差相异

从档案工作的管理中看，档案管理工作是一项具有专业目标的管理活动，更是有着一套系统的管理技术方法。知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且其在管理的过程中涵盖范围广，针对各种管理观念和管理措施的分析应用有着不同忽视的管理控制模式。

3档案管理与知识管理相辅相成

3.1知识管理提升档案管理

（1）知识管理可以拓展档案管理的领域。

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。

（2）知识管理可以提升档案管理的价值。

传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。

3.2档案管理促进知识管理

（1）档案管理有助于沉淀、积累知识。

隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。一是，从隐性知识到隐性知识的“社会化”；二是，从隐性知识到显性知识的“外部化”。

（2）档案管理有助于传播、交流知识。

信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，由于语言交流中其简洁和随意的特点是其能够针对各种相关问题进行及时的深入探究，保证知识创新的合理完善。语言交流的缺点在于：第一，受到时间、空间的限制，信息、知识传播的范围较小；第二，信息几经传递以后，容易发生损耗或失真，难以保证信息的真实性；第三，语言交流过程中，时常不会生成相应的书面记录，从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀。

4结论

以信息技术为基础对档案管理进行分析，合理的利用知识管理的关系，为档案管理模式的提高和变更打下了基础，为实现档案管理中信息的共享和数据化模式的提高奠定了理论依据。