基于激励机制的医院档案工作者管理研究

基于激励机制的医院档案工作者管理研究

解萍

潍坊市人民医院山东潍坊261041

摘要：档案管理是医院管理的重要部分，档案工作者作为此项活动的主体，如何对他们进行有效的激励从而促使其更大的发挥其效用，应当引起全社会的关注。本文在对目前档案管理工作者进行现状分析的基础上，提出了几点激励的原则与激励办法。

关键词：激励机制；医院档案工作者；管理

美国哈佛大学心理学家威廉?詹姆士研究发现，一个没有受到激励的人，仅能发挥其能力的20%至30%，而当他受到激劢时，其能力可以发挥至80%。在目前形势下，迫切的需要在档案管理人员中建立有效的激励机制，以最大限度发挥档案管理工作者的主观能动性、工作热情，增强工作责任心与使命感，提高其职业认同感与职业自信，进一步推动医院档案管理工作的科学化、精细化。

一、档案管理人员目前现状

1.工作人员职业认同度不高

职业认同指个体对所从事职业的肯定性评价，是职业人发展的内在激励因素，是人们努力做好本职工作达成组织目标的心理基础【1】，研究结果表明，医院档案工作者对自身职业的认同度不高。医院属公益类社会事业，各项工作以医疗为主线，受传统观念的影响，档案管理工作一直以来被视为辅助性工作，再加上档案工作的保密性，工作内容无法为广大医护人员及医院领导了解和理解，组织认可度不高，从而导致档案人员慢慢丧失了职业尊严，职业认同度不高。

2.工作人员普遍存在职业倦怠

职业倦怠在工作重复性高、工作压力大的群体中比较明显，而档案工作恰恰符合这两种特点。档案管理工作制度性要求强，有一定的工作规范与流程，每年档案部门要对大量资料进行接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、利用等，内容复杂，工作单调枯燥且乏味，工作人员在日复一日，年复一年的机械性的工作中，会逐渐产生疲惫、困顿，工作积极性与工作热情逐渐丧失，对自己所从事的档案管理工作的意义和价值感逐渐下降，工作满意度降低，甚至会产生得过且过的心理，严重影响到档案管理和档案利用效能的发挥。

3.工作创新动力不足

随着医院服务模式不断的转变，医院改革力度越来越大，这就要求档案部门及时、有效的提供医院所需要的信息，将档案管理工作与现代化的科学管理相结合，从而满足医院各领域需要。而目前医院从事档案管理的人员中，专业出身的人员较少，大多数是“半路出家”，学历不高，后期通过自学，参加培训班等，在专业知识上已有一定提高，凭多年的工作经验和上级下达的文件要求，能够完成一般纸质材料的收集、分类、立卷、归档，完成医院下达的工作任务，但是长期的工作环境与氛围，使他们在思想上比较墨守成规，许多档案管理人员的思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力【2】。

二、对医院档案工作者实施激励的原则

1.公平、公正

人是否能够受到激励，不仅仅在于他们得到了什么，而且还要受到他们的所得与别人的所得是否公平。当他发现自己受到不公平、公正的待遇时，会产生懊恼心理，从而工作效率下降，有些甚至会产生反效果。因此，医院领导在制定档案管理人员的激励措施时，一定要体现公平、公正的原则，从而使激励制度能够得到工作人员的普遍认可。

2.差别激励

影响工作积极性的因素有很多，例如工资、福利待遇、工作氛围、个人发展前景等，不同因素对不同人员所产生的影响因人而异的，相同的激励措施对不同人群，所产生的效果并不尽相同。因此在制定激励措施时，为了让每一位工作人员的潜能充分发挥，需要充分考虑到不同个体之间的差异性，以期能够受到最大的激励效力。

3.物质激励与精神激励相结合

根据马斯洛需求理论，人的需求是多层次的。当基本的生理需求得到满足，员工会追求更高层次的需要。档案管理人员作为专业技术人员，不但有物质上的需要，更有精神需要，对于该部分群体而言，有时候精神激励同样可以达到很好的效果。因此，在激励机制设计中，需要做到物质激励与精神激励相结合。

4.适时激励

从某种程度上讲，激励措施能否发挥最大效应与激励的时机密不可分，在对档案工作人员激励过程中，需要注意分寸，讲究时机。当员工处于积极的情绪状态下，医院采取适当的激励方式，能够刺激其将积极的正面情绪转化为具体的行动，从而达到激励的作用。

三、对档案管理人员激励的方法

笔者认为，医院可以通过以下途径对档案管理人员进行有效激励：

1.建立绩效考核体系，考核工作质量

科学合理的绩效考核评价体系是激励过程的一个重要环节。如前所述，档案管理人员目前对自身所从事工作的认同度不高，职业倦怠感强，惰性心理在相当一部分人群中普遍存在，而将档案工作纳入绩效考核管理，通过考核办法的制定与落实，可以进一步的明确医院各项档案管理工作所要达到的工作目标与标准，改善调整档案工作人员的工作行为，能够使其始终保持饱满的工作热情，促使他们更加积极、主动、规范的去完成各项工作任务。在绩效考核体系设计中，首先要做好岗位设计，然后再做好各岗位考核指标的制定工作，在指标设计时，一定要重视与具体工作人员的沟通，使得制定的考核指标能够切合实际并且得到员工的认可。通过利用绩效考核指标，进行日常的档案管理工作考核，计算绩效考核分数，并将考核结果具体落实到职工的晋升、聘任、奖惩中，增强管理人员危机意识，激发每一位档案工作者的潜能。

2.形成良好的工作氛围，使其感受组织支持

档案管理者的工作给人们留下的印象都是默默无闻，但是如果这份默默无闻的工作能够得到组织的认可，同事的尊重，工作人员便会有很大的价值认同感，这种精神上的愉悦能够极大调动其工作热情与主观能动性。医院领导应当始终坚持以人为本的理念，多为档案工作者创造机会，让每个人都能够发挥自身的才能。对管理人员提出的合理化建议，要积极采纳并予以回应，在档案方面取得的好的科研成果，要积极的予以宣传、推广、利用，并且进行适当奖励，让这部分公众视线之外的群体能够感受到组织的重视，工作的价值，从而唤起档案人员内心的成就感与职业自信。

3.鼓励其参加培训进修，开拓眼界，提升素质

职业倦怠很多情况下是一种“能力恐慌”，让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人职业能力有所提高【3】。提高档案管理人员的专业素养和水平，能够加速档案工作的开展，满足医院建设与发展的需求。具体可以采取“请进来”“走出去”“下基层”等方式，积极支持档案人员参加档案专业方面的业务知识培训，参观学习兄弟医院先进的档案管理方法，定期邀请档案专家来院进行学术讲座，同时档案管理人员可以多走走群众路线，深入临床、职能部门一线，对兼职档案管理人员进行培训和指导，同时了解当前医疗、科教、护理等方面对档案的利用需求，积累和总结经验，不断提高自身素质，提升业务水平。

4.职称上给予同等对待，使其感受公平

在专业技术职务上，医院各级各类专业技术岗位设置中，档案管理专业人员最高只能聘任为副高级专业技术职务，甚少设置正高级专业技术岗位，该部分人员俗称为“小系列”人员，在每年晋升甚至是聘任时，能够分配给该部分人员的岗位非常少。因此，建议医院从长远出发，在职称相关政策上能够使档案人员同医护人员同等对待，给档案工作者提供更大的职业发展与晋升的空间，从而使工作人员能够最大程度的实现自身的工作价值。

参考文献：

[1]车文博，心理咨询大百科全书[M].杭州：浙江科学技术出版社，2001：556

[2]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息，2005，21：146

[3]姜雪，李昕岑，巩春兰.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育，2013，1：51