探索建筑工程资料管理

探索建筑工程资料管理

曹秋莲

深圳市华南装饰集团股份有限公司广东深圳518000

摘要：伴随着国民经济的增长，建筑物的质量已经在社会上引起了广泛的关注。建筑材料在工程项目中占据重要地位，其质量水平的高低不仅直接决定了建筑物整体质量，而且建筑施工成本投入也受它影响，合理节约建筑材料成本是促进施工单位综合效益提升的关键。本文对建筑工程资料管理的意义进行了阐明，并对其中存在的问题进行了分析，同时对如何规范管理的措施进行了探讨，希望能对工程资料管理工作提供有效的帮助。

关键词：建筑工程资料；资料管理

一、建筑工程施工技术资料的含义

就工程项目建设管理而言，其中非常重要的环节就是资料管理，这项工作能够反映项目建设的实际情况，同时还能体现建设方的“软实力”。能否把资料管理好，从某种程度上讲，对整个项目的实际建设质量与经济效益都会产生影响。所以，研究建筑工程资料管理规范化，找出现实操作中建筑工程资料管理的常见问题，是具有相当实际意义的一项工作。

通常我们所说的建筑工程施工技术材料是指建筑工程中各分部分项资料统计，现场设施，过程控制，以及每一步的质量评估的资料。现代建筑施工行业已经不再采用传统的粗放型建设模式，项目建设要求规范化、标准化、精细化，其中的一个重要环节就是工程资料的管理。工程资料管理的好坏已经成为衡量企业建设实力和管理秩序的准确而实用的标准。所以，我们应该不断加强对建筑工程资料管理这一工作的重视程度。

二、对资料管理中出现的问题的分析

目前业内对建筑工程资料管理工作的重要地位已经有了一定的认识，然而在种种因素综合影响下，这项工作在现实中开展得并不令人满意，还存在着许多这样那样的问题，进而对资料管理工作顺利进行产生了消极影响，必须拿出审慎的态度对待。

（一）没有给予足够的重视

没有给予足够的重视是导致资料管理工作效果不佳的最主要原因。建筑工程资料管理的说明十年前就已经出现在与建筑行业相关的政策文件中，全行业内也早已经进行了推广。然而部分企业没有在思想上给予足够的重视，在加上实际工作能力千差万别，最后导致虽然项目已经竣工，但档案资料还是无法适时准确的形成，导致资料不能及时报送，项目建设进程情况也没有得到客观记录。此外，不少建筑企业只看重项目建设进程和预期经济效益这些显而易见和容易把控的利益，很少关注资料管理这种效益不显现的工作。

（二）没有规范的管理制度

没有规范的管理制度是行业内普遍存在的现象，这主要是因为很多企业缺乏科学完善的资料管理体系。这一工作被许多企业划归到档案管理部门，而负责这项工作的人员大多工作在办公室里，几乎没有现场勘查的机会，对实际施工技术不甚了解，资料管理的专业化就很难实现，资料管理的整体效果就会受影响。有的企业对待资料管理工作缺乏严肃认真的态度，出现很多胡乱处理、编造数据的现象，这就难以保證所获得资料的准确真实性。

（三）资料没有得到及时的收集

工程资料收集不及时将会导致资料时效性、准确性差，对工程建设的指导作用大打折扣。比如，建筑工程所用到的各种重要原材料及构配件等的质量，如水泥、钢材等，出厂和使用时都要进行检查。但经过多次转售后，很难保证这些材料的合格证与试验报告达到能够相匹配。如果这些资料在进场时没有经过仔细及时的收集，工程竣工以后就会出现因合格证与试验报告的缺少而无法归档的问题。

（四）资料缺乏真实性

资料缺乏真实性会集中体现于质量评定阶段，一旦对工程资料任意处理，不严肃认真的收集将会对工程质量的控制水平产生消极的影响。很多从事资料管理的人员对自身工作的神圣性质认识不足，他们大多没有亲身到现场查看，仅在办公室里靠主观想象和经验来填写整理资料。资料中的各项数据内容也没有进行认真核对。有的施工单位不严肃认真的对待资料上的签字，模仿签名、伪造文件等情况屡见不鲜。这样就导致工程发生问题需要追责的时候，难以区划责任，后期事故处理的难度就随之加大了。

三、对建筑工程施工资料管理作用的分析

（一）要做到紧密结合

建立一个高效精准的建筑工程施工资料管理规范，可以为城市建设工程项目提供有利的示范样本。大多数情况下，如果建筑工程出现问题，会阻碍团队整体的工作进程。要想找出问题的关键，就要对建筑工程项目资料进行细致、认真地分析。然后找出合理的处理办法，就会达到思路清晰，最后答案才能找出来。随着进程的推进，建筑项目所要达到的效果就会实现。

（二）做到知根知底，才能百战不殆

走进大型建筑项目的施工现场你就会发现很多醒目的标志，这里质量第一，那里质量保障的宣传。排在首位的永远都是质量和安全。判断一项工程质感的好坏，只着眼于表面是否华丽是不行的，同时还要对内部进行检测，勘查和核对。这一环节需要运用原先的统计数据作辅助作用。所有的建筑工程都要有一定的质量保证，工程项目签约时相应的证书也会随之出示，这就为合作提供了间接性的、有利的保障。

（三）确保建筑工程施工资料完善、统一

建筑工程施工资料的完善与否，能够体现出一个建筑团队工作效率的高低，也能显现出一个企业文化是否具有严肃性与高质感。通过有效的管理，建筑工程资料能使项目的每一项流程相统一，从而使其成为一个整体。整个承包过程是否能够流畅性实施都受其影响。这项工作对整个工程进程都具有指导作用，同时也是团队的综合组织能力的体现。

四、施工资料规范管理的措施

（一）对资料进行跟踪与扫描

从工程检测勘查的开始阶段就要专门拟定一个人员来负责检测过程的记录与操写，并且做到贯彻始终，不能随便换人。同样也要拟定专人跟踪记录材料市场的调查，对于材料的质量与产品合格证的验收以及最终的统计记录都要做到整理归案。准确无误的进行建筑团队的跟踪式了解。

（二）做到条理清晰明确

由于施工监测的检测种类繁多，所以必须合理分配人员，检测工程结果的记录也必须在规定的条例下进行。统计完成后，做好标记，归类存档。这样在需要的时候才能简单方便的拿取。总之，要完善资料的统计与整理，让客户在了解工程建筑项目的时候可以看到有质感的资料。这样才能确保工程项目的快速运行，与客户的合作才能得到促进，进而提高工作效率。

五、工程材料管理的具体思路及方法

（一）树立科学材料管理意识，明确管理目标

意识决定行为，意识影响行为，如果工程项目主要负责人没有意识到材料管理的重要性，那么自然不会重视材料管理工作，也就无法搞好材料管理工作。如某建筑工程在工程建设前，工程材料的计划为7500万元，但是在工程完成60%的时候，其实际材料的消耗费用已经达到6500万元，工程建设期间材料的超额消耗意味着后期工程建设所能耗用的金额将会大幅压缩，工程后期建设需要的其他材料将没有预留资金购买。很显然，造成该工程前期材料费超支现象，与工程项目相关管理人员缺乏材料管理的成本意识有直接关系。

因此，施工企业在工程项目施工前，必须要强化科学管理材料的意识。科学的材料管理意识，主要包括材料材料量价控制意识、材料流程管理意识、材料质量监督管理意识、材料合理使用意识、材料管理反馈意识等。只有树立了科学的材料管理意识，才能够让项目管理人员在材料管理时做出正确的选择。同时，还能指导材料管理相关人员明确其材料管理的目标。材料科学管理的目标就是以最低的材料成本投入满足工程项目建设施工的需求。这个目标同时囊括了材料管理的核心，即成本和配置。既要合理控制材料成本，又要优化材料配置使用，充分满足施工要求，从而达到节约材料的目标。

（二）了解材料管理主要方法，选择适宜管理方法

比较常见的材料管理方式有：总承包管理办法，即对建筑工程项目所需要的材料数量和使用部位及进度等进行全程跟踪监督，结合各阶段材料情况进行综合控制；材料的限额领用办法，即对工程项目所需要的模板、混凝土和钢材等材料实施限额领用制度，只有在计划范围内的材料才能由相关负责人领用。材料责任制，即明确材料责任制，将材料管理的几个环节，采购、进场、库存、发放、使用、回收利用等环节作为重要的控制对象，明确这几个环节中相关人员的材料管理责任。材料管理出现了问题，就依照各自的职责划分进行责任追究，采取相应的惩罚措施。也有利于调动材料管理人员的积极性，能够提高管理效率；分类管理办法，即对材料进行等级划分，确定主要材料、辅助材料和零星材料，根据不同的等级采取相应的材料管理办法，以明确重点，确定分类指标，做好提前策划和预控。

在工程项目施工中，可以根据施工企业具体的人员配置情况和部门设置情况选择上述管理办法。当然在采用上述办法时必须要注意一些细节问题。如果采用材限额领料管理办法，就要对所有主要材料进行实际用量（排砖图、配板图等）和预算用量进行反复对比，确保整个材料使用量客观准确，确保实际操作过程中严格按照限额领料制度把好材料的用量关，不多发也不重复发，每笔出库都记有台帐，便于查阅和核对。如果采用明确责任制，则要将责任明确到各个部门和具体人员，确保责任能够得到落实。如果采用分类管理的办法就要对工程项目累计材料品种数占总产品数的比重进行科学计算，确定等级。如：东方大厦一期工程项目材料管理就采用了分类管理办法，该工程为框架剪力墙结构，钢筋、混凝土、水泥、钢板、砌块等材料应该属于重点材料，木竹架料、钢管扣件应该属于次重点（或辅助）材料，各种五金配件等属于一般材料，科学的划分有利于材料管理的精细化。

（三）掌握材料管理重点

（1）构建完善材料采购体系，确保采购环节规范化

完善的材料体系应该包括几个要素，材料采购计划、材料审批制度、材料质量检验制度、材料价格信息对比制度等。施工企业要根据工程的总体工程量做出材料采购数量计划，做出供应商选择计划和生产耗用计划，要明确采购环节的审批制度，采购前，要对采购计划编制中材料种类和数量供应商情况进行审批，选择最为合适的采购方案，采购后，要按照采购方案进行材料采购的检验，对采购合同、材料的质量证明资料等进行审核，确保材料数量、质量和采购方案的一致性。还要对材料的采购价格进行审批，看价格是否存在超标现象，对于审批中发现的不合格材料可以拒签。对材料采购结算进行审批，对票据进行仔细核对，核对无误才可进行结算。同时，还要建立材料价格信息库，施工企业要想及时掌握当前市场上的新材料，必须要了解不同材料即时价格信息，这样更利于做好采购部署。

（2）完善材料储存工作，妥善保管材料

为了避免建筑工程项目材料储存环节对材料的消耗和浪费，必须要做好储存工作，加强材料保管。储存部门要根据工程材料整体使用计划和使用情况，对材料进行合理分类，并严格按照相应的材料贮存规范对材料进行储存，要明确材料贮存中相关人员的责任，要定期对库存进行清点和盘点，还要做好材料入库验收资料的保存。

（3）严格材料的发放，减少材料浪费

要制定材料领料核算手续和退料核算手续，施工中需要用到材料时必须要填写材料领料申请单，材料部门审核之后才能进行材料的发放。对于发放的材料中有缺陷的材料，则要经过检验确认之后出具相应的退库单，然后对材料采购人员进行责任追究。在材料发放中，要认真和核对方发放数量，整理好相关的材料单据，并进行定期核实，及时记录材料的耗损情况。

（4）强化施工现场管理，确保材料有效使用

对建筑施工现场的材料进行管理是确保材料资源合理有效配置的重要工作，要确保施工现场材料堆放的合规性，不能够随意堆放，避免材料随意堆放影响材料质量，造成材料丢失，该覆盖的要采取相应的覆盖措施。闲置的材料要及时进行调配，确保材料高效利用。施工现场材料的使用过程也要进行控制，避免下料过程中材料的浪费。施工现场尚未使用且短期内可能暂不使用的材料要及时的进行退库处理，对周转性材料则要进行修整和保养，减少材料成本消耗。

六、结束语

做到工程资料管理整个流程的规范化，有利于实现整个建设项目质量的提高，最终收益也会相应提高，最后企业的整体实力也会得到更好地展现。因此，建筑工程资料的规范化管理工作必须得到应有的重视，过程管理必须严格控制，最终才能提高施工方整体管理质量，提升市场竞争力。

参考文献：

[1]张璐.建筑施工资料管理中存在的问题及对策[J].城市建设理论研究，2013（8）.

[2]陈静.建筑工程资料管理的现状与分析[J].煤炭技术，2015（11）.

[3]王辉，刘启顺.建筑工程资料管理[M].北京：机械工业出版社，2014.（8）.

作者简介：

曹秋莲（1989年07月），女，汉族；本科，研究方向：建筑工程资料管理。