浅谈如何提升疾控兼职档案员的业务水平

浅谈如何提升疾控兼职档案员的业务水平

张爱玲1龙鑫2

(新疆福海县疾病预防控制中心836400)

【摘要】随着现代社会以及卫生防疫的不断发展，疾控中心档案相关工作也面临着新的挑战，在迎来新机遇的同时，逐渐进行现代化、规范化的管理。而档案管理又在单位工作中必不可少。然而因为受各种因素制约，信息时代的疾控中心的档案管理工作，还是由大量兼职档案员完成，其业务水平存在缺陷，很大程度上制约疾控中心档案管理工作的进行和发展，本文将结合疾控中心在档案管理的发展现状和存在的问题，浅谈兼职档案员在工作中如何提升自己的业务水平，以及探讨其创新途径。

【关键词】疾控中心兼职档案员档案管理业务水平制约因素

疾病预防控制中心，作为政府举办的公益事业单位，主要承担国家级疾病预防控制及公共卫生技术管理和服务的任务和工作，以疾控为中心，以人才为根本，以科研为依托，通过对残疾、伤害和疾病的预防控制，创造健康的生活环境，促进人民健康，进而维护社会的稳定，保障国家的安全。疾病预防控制中心目前主要承担群体预防任务，因而其档案管理是疾控工作必不可少的一个重要环节，开展疾病控制、健康教育、公共卫生监测、科研等业务时会形成大量业务技术及文书档案。这些档案指导协调各项卫生防病工作能够顺利开展与进行，是工作决策和计划的依据，因而在公共卫生信息能力建设、应急及防病等方面发挥着重大的作用。档案管理在疫情预报、流行病分析以及公共卫生安全等方面有重大意义。但档案的收集、整理环节复杂且数量较多，工作繁重，但国内管理工作起步晚，管理制度存在较大问题，且人才及设备欠缺，这些都严重影响疾控中心各项工作的开展，所以就需保证档案管理工作人员必须提升自己的业务水平，进行高效管理，保证档案管理工作的规范开展，便于检索应用，进而服务于卫生防疫事业[1]。

1疾病控制中心挡案管理存在问题

1.1设备不足

由于我国发展不均衡，导致各地区之间经济水平相差较大，有些地区疾控中心硬件设施较差，尤其有些单位只看重医疗与科研而严重忽略档案管理问题，进而致使档案管理从人员到设备都未落实，部分较低级别的单位甚至没有具备一些基本的保存和管理要求，如恒温及恒湿的要求。

1.2管理模式落后

随着社会的快速发展和现代化进程的加快，现有的档案管理模式已无法完全应对如今一些频发的公共卫生事件，疾病谱的不断增加等都需要对档案管理模式进行改革，进而能够满足现阶段对于疾病控制以及科研工作的强烈需求。有些单位档案分散于各科室，未进行集中的管理，管理能力低下，利用率低，甚至有些未及时归档等，这些问题都有待解决。因而档案管理模式的创新和改革迫在眉睫[2]。

1.3缺乏人才

疾控中心档案管理人才数量少，且业务水平低，大量为缺乏工作经验的兼职人员，并没有专业的档案学背景，致使档案管理工作效率低，且现代化管理的水平低，阻碍档案管理的顺利进行，且兼职人员兼管的档案管理工作质量很低。

2影响档案管理人员业务水平的因素

（1）年龄结构、文化知识差别大，兼职人员工作任务繁重，难以专于档案管理

（2）兼职人员未学过档案学，不具有专业知识结构和背景。开展工作较困难，业务水平低；

档案管理工作容易受到轻视，部分兼职人员工作积极性低，影响档案管理工作效率。

3提升兼职人员业务水平的途径

3.1加强兼职人员与领导的沟通，

加强兼职人员与领导的沟通交流，使领导充分认识档案管理工作的重要性，进而能够减轻兼职人员其他繁重的工作，专心做好档案管理的工作，有较多的处理档案时间。档案员加强与分管领导的沟通，能够促进领导重视档案管理工作，在资金、人员、设备以及政策上给予大力支持，把档案管理纳入日常工作规划，建立和完善相关管理规章制度，为兼职人员提供更多时间以完成文档工作。加大资金投入力度，补充完善硬件设施。聘请高层次专家定期指导兼职人员。

3.2专业培训提升操作能力

(1)积极开展档案专业培训班。

鼓励档案员主动积极参加培训，培训以案例式教学为主，辅以研究式、互动式教学。结合疾控中心工作性质以及需求进行启发性和针对性引导,使兼职人员能根据实际情况直接清楚地掌握档案文件各项工作。互动式、研究式的教学，可培养兼职人员研究、分析问题及创新能力。加强档案管理内容与电子文件的培训，提高兼职人员计算机能力，争取在有限的工作时间内提高工作效率；针对兼职人员的不同需求添加不同教学内容，增强其自学意识以及自学能力[3]。

(2)主动咨询专家，解决实际问题。

兼职人员可通过咨询相关专家解决工作中遇到的问题,有效缓解工作压力,提高工作效率。加强学习档案理论知识及提高业务操作能力的同时，邀请档案指导人员对兼职人员进行面对面、手把手的指导，解决疑难问题。不但可使其按要求按时独立完成归档工作，而且能掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。

(3)深入科室，掌握兼职人员需求。

档案人员需针对传染病、地方病的预防以及卫生安全工作做好材料收集、整理及归档，特别是突发卫生事件和重大疫情的归档。所以需要深入科室，与其他业务人员多多交流，熟悉各业务流程和内容，更好的指导档案管理。

(4)加大各单位合作力度。

兼职人员需扩大交际面，通过交流，学习其他单位的经验，运用现代化手段增加信息源，以及提高兼职人员的创新思维。

3.3增强服务意识，提高心理素质

由于兼职人员所参与的档案管理工作容易不受重视，所以应积极树立兼职人员的额工作信心和工作热情，提高其心理素质，让其积极地投身到档案管理工作中，树立奉献精神，既要能够坚持各项规章制度开展工作，同时又要有创新精神[4]。

总之，提升档案管理兼职人员业务水平,不仅需要有好的单位环境，同时还要使兼职人员有良好心理素质和心态，积极参与工作，不断创新，虚心求教，总结经验的基础上不断进取，才能更好的开展工作，保证疾控中心档案管理工作有序进行。

参考文献

[1]王红霓,等.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[J].中国现代医生,2011,49(17):127-128.

[2]葛慧.浅谈如何做好基层疾病预防控制中心档案管理工作[J].黑龙江档案,2011(3):100.

[3]冯雯棋.谈如何实现疾控中心档案信息化管理[J].黑龙江档案,2012,20(3):121.[4]丁连明,等.浅谈疾控档案管理的现代化[J].职业与健康,2013,29(11):1399-1401.