信息时代企业办公自动化的实施策略宋淼

信息时代企业办公自动化的实施策略宋淼

宋淼

宋淼

〔摘要〕信息时代的办公自动化系统的实施为企业管理知识资源提供了良好的平台，信息时代企业建立以知识管理为核心的办公自动化系统有利于帮助企业建立知识管理的体系，从而促使企业进化成学习型企业和创新型企业。

〔关键词〕办公自动化信息时代企业实施问题人类已进入信息时代，办公水平随着信息技术的发展早已突破了传统的办公方式，不仅建立了办公自动化系统，而且办公自动化系统有了日新月异的发展。借助信息技术，企业获取信息的手段和途径变得越来越广泛，信息时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识管理，信息时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的问题。

1信息时代企业办公自动化系统的实施信息技术的飞速发展给办公自动化系统的实施带来了崭新的局面，为企业管理知识资源提供了良好的平台，信息时代办公自动化系统的内涵和外延发生了质的飞跃，它将知识的获取、整理、分发、共享、积累、创新等贯穿到办公活动的各个环节之中，并提供相应的工具进行支持。

企业实施办公自动化系统首先要确立清晰而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的认识和总体的规划，这是信息时代企业办公自动化系统实施成功的前提和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要。

企业实施办公自动化系统的第二步是要确定办公自动化系统处理的对象———知识。知识包括显性知识和隐性知识，以及知识获取和识别的方式。显性知识是那些可以编码的，用系统的、正式的语言可以传递的知识，表现形式如公司内部的文件、数据库、网页、电子邮件、图表等。隐性知识是个人的、与特定语境相关的知识，很难形式化、记录、编码或陈述，它存储在人的大脑中，组成要素包括直觉、经验、判断、价值、假设、信仰和智能等。企业内部的显性知识比较容易获取和贮存，但企业内部的隐性知识以及企业外部的显性知识和隐性知识的获取就要困难得多。

企业实施办公自动化系统接下来的任务是确定知识的贮存方式，从而为将来企业进行有效的经营决策做准备。贮存知识包括知识的整理和保存，办公自动化系统需要从所获取的信息中提取关键信息，对信息和知识进行分类存储和管理。

为了保证办公自动化系统的实施效果，提高办公自动化系统的效用和可用性，办公自动化系统实施的下一步是要解决知识的维护问题，也就是解决根据知识应用中反馈的结果合理地调整知识获取、发展和推广策略的问题，对企业不再需要的知识，办公自动化系统可以定期地从知识库中删除，对企业发展中需要的、办公自动化系统中暂时没有的知识或以前没有意识到的知识点要及时地进行补充，办公自动化系统应该根据企业的这些需要提供相关的自动或手动的维护功能。

2信息时代实施办公自动化系统应注意的问题2.1以人为本。以人为本就是信息时代企业办公自动化系统的成功实施必须依靠各类人才。同时办公自动化系统的功能和工作模式又以使用者的需求和工作习惯为根本出发点，作为一个辅助企业办公活动完成的信息系统，并且最终服务于使用者，因此在实施办公自动化的过程中始终应注意以人为本。

2.2结合企业的实际情况。办公自动化系统不仅是信息系统，更是一种管理运作流程，任何公司在实施以知识管理为核心的办公自动化系统前，就要对公司所处的内外部环境有一个正确的评估，以确定公司的知识差距及知识衡量指标，并结合企业文化和知识拥有者的实际情况确定公司的知识收集存储策略和知识管理策略，进而确定企业办公自动化系统的主要功能和运作模式。

2.3根据企业对知识的实际需求。信息时代的办公自动化系统的核心功能———知识管理本身是一项复杂的活动，是一个系统工程。为了减少办公自动化系统实施过程中的阻力，企业应根据人员素质、企业文化习惯和企业运作过程对知识的实际需求，选择能够在最短的时间内解决企业最紧迫问题的功能首先加以实施，再由点及面，逐步将系统的功能和应用范围向广度和深度扩展。

2.4与企业的流程再造相结合。信息时代的办公自动化系统的应用要求人们改变工作习惯，也要求企业改变传统的办公方式和办公流程。企业业务流程是围绕企业的具体目标，结合企业的实际人力物力资源情况而设定的一系列具体的办事步骤。对于大多数的传统企业来说也只有根据现代管理思想和信息技术的需求再造企业的业务流程才能真正在企业运作中实现管理信息化和管理现代化，提高企业运作效率。信息时代企业实施办公自动化系统同样必须也必然会与企业的流程再造相结合。

2.5废除过分强调或体现等级的各种制度和做法。信息时代企业实施办公自动化系统过程中必须建立学习型企业所具备的开放、民主的企业文化。要逐步废除过分强调或体现等级的各种制度和做法，以激发员工的工作积极性与主人翁意识。为了使企业的办公自动化系统更好地发挥作用，企业要倡导员工积极主动地通过办公自动化系统共享其知识，以提高其工作能力。

办公自动化系统是辅助人完成相关办公活动的系统，因此办公自动化系统在功能规划和设计过程中应该尽量借助美学和行为学的相关理论，深入分析使用者的工作习惯和工作风格，给使用者提供一个界面友好、操作方便、功能稳健的系统，同时还可以考虑借助人工智能代理技术提高系统的易用性和个性化程度。

参考文献1张梅锁.谈计算机办公自动化系统应用的优势[J].城市建设理论研究，2012（27）2余丽萍等.办公自动化系统测试策略与方法[N].中国冶金报，20113魏英东.从全局管理出发系统规划信息化模块[N].中国计算机报，2010作者单位：江汉大学文理学院