加强电力档案利用工作的管理与实践段晓静

加强电力档案利用工作的管理与实践段晓静

段晓静

（国网太原供电公司山西太原030010）

摘要：现阶段，随着社会的飞速发展，我国的科学技术的发展也有了很大的提高。不同时期档案管理工作的侧重点不尽相同。新时期电力企业档案管理工作要及时转变“重保管、轻利用”的观念，完善本公司电力档案管理制度，规范档案管理流程，创新档案管理模式，挖掘档案资源，提升管理人员素质；要合理库藏布局，拓宽本公司的档案开发利用，确保档案的价值能够更好地体现出来，成为电力企业打造精益化管理的坚实后盾。

关键词：加强；电力档案；利用工作；管理与实践

引言

当今社会正处于信息化、大数据的时代，信息的产生、复制、传播和检索都发生了很大变化。因此档案开发利用工作已进入一个新的阶段，档案管理工作开始向多元化方向发展，不断提升基层电力企业档案的开发利用水平已势在必行。

1档案利用信息概述

1.1档案利用信息的意义

档案信息利用能够在一定程度上促进企业的发展，应提高档案管理水平，及时收集最新信息，并与社会信息相结合，随时对档案信息进行调整更新，提高档案信息准确度，并为企业带来经济效益。同时鼓励档案管理人员不断学习专业知识，提高档案利用率，为企业开发新的信息资源服务，让电力企业的发展更上一层楼。

1.2电力档案利用的要求

电力工作是一个专业性较强的领域，本身的发展关系国计民生。在现代档案管理中，大量的信息技术代替人力工作，但是还有部分文书档案仍然需要人工操作，比如信息录入、信息整理等。要充分发挥档案信息价值，利用现代管理法提升档案管理水平，为电力企业发展提供帮助，从而保证电力企业高效率的档案管理，满足企业所需。

2电力档案存在的问题

2.1电力档案欠缺规范化

统一的标准和规范化是管理档案的主要手段之一，建立目录库对档案进行明细划分是很必要的，能让人快速进行档案查阅，无论传统管理还是现代管理都会采用这种简单明了又准确的做法。但是要在海量的档案中找到需要的资料，在这种目录中进行搜索是极其浪费时间和精力的。因为这种目录划分虽然精细，涉及到同范围档案仍然是一个不小的量，信息搜索都是如此，更不要说是人力搜寻了，再加上目录编写人员会各有各的习惯，会在不知不觉间出现偏差，让查询人员摸不着头脑，这种现象极其普遍。此外，使用信息技术保存档案，一旦维护不到位就会造成档案泄露，而且在信息技术出现问题时造成无法使用或者档案流失，从而造成无法挽回的损失。

2.2信息收集与更新不同步

在建立档案收集信息时，大部分工作人员都着眼在档案的完善上，一旦档案建立后，对档案的信息更新都会有意无意地忽略过去，只有在需要时才会更新档案，或者只是进行简单更换，而且档案信息更新后只有真正需要时才会反馈信息，平时也会容易忽略，造成信息收集和更新档案中有一段时间出现信息断层和信息不全，从而使电力档案资源利用的效果大打折扣。

2.3档案利用率低

在大部分人的认知中，企业的档案资源等同于资料存储库，简单讲就是备忘录和查询库。在实际工作中基于这种认知，对档案的利用便是数据对比、跟以往资料进行核对、过往记录查询等，而且还是在有需要的情况下才会想到对档案进行利用，而且这种利用一般只在培训、教育、核对时进行，使用的也仅仅是电力档案的一部分资源，剩余的很多资料便被“束之高阁”。

2.4档案管理水平低

档案管理人员虽然知道电力档案的重要性，但是对档案的管理并不严谨，相当一部分企业仍然采用传统模式进行管理，并没有进行创新和改革。管理人员在档案管理不影响企业发展的情况下，并不会太过关注这方面，但传统的管理模式又无法满足企业的发展需要，这便让企业陷入一种无法逆转的循环中，从而导致电力档案管理缺少可行性制度来提升管理水平。

3大数据背景下提升电力企业档案开发利用的建议

3.1完善档案管理制度，规范档案管理流程，遵循部门立档制度

制定适应时代发展的档案管理制度，是确保电力企业档案管理工作顺利开展的前提。基层电力档案工作者要遵循部门立档制度，建立本公司详细的档案工作网络表，坚持“组织结构简单、层次分明分工明确、权责明晰”；再者，基层电力档案工作者应遵循上级公司对档案工作的要求，结合本公司的特点制定符合本公司实际情况的档案管理办法或执行手册，以此来规范档案管理工作流程，将档案管理中各项内容、环节以及步骤进行规范，推动档案管理工作完整、连续、科学、有序进行。

3.2丰富库藏，改善库藏结构，深入挖掘档案资源，建立档案信息资源保障体系

大数据时代，基层电力档案管理工作迫切需要转型，信息化管理模式已是大势所趋。俗话说：“巧妇难为无米炊”。很显然，单一的库藏无法满足新形势下公司各层面对档案的需要，因此丰富库藏，加快档案信息化建设，既是顺应时代发展的必然要求，也是完善企业档案管理工作、深入挖掘档案资源的必经之路。另外，基层电力档案管理工作者可以引入先进的档案管理技术，强化技术支撑，比如利用缩微技术、信息技术、声像技术、数据库技术等，实现档案管理工作的信息化和数字化，利用网络技术和信息技术建立档案管理系统，通过建立数据库来保存相关档案资料，建立检索系统，整合档案信息资源，逐步实现档案管理信息化，提高档案信息资源的利用率，实现企业档案信息增值。

3.3借力档案队伍平台，提升档案服务意识，拓宽企业档案开发利用范围

电力企业的档案队伍是电力基层档案工作者难得的业务平台，大数据时代每一位电力基层档案工作者应主动转变自身对档案管理工作的认识，不断提高自身档案服务意识，自主学习的同时多与档案队伍中各位同仁进行互动、学习，无论是面授培训、业务竞赛还是网上讨论，都是提升自己业务水平的难得机会。其次，电力基层单位可以积极引进高水平的档案管理人才，给档案管理队伍注入新鲜血液，提高档案管理队伍水平，优化档案管理人员结构。除此之外，企业还可以建立相应的奖惩机制，加强对档案管理日常工作的考核，调动档案管理工作人员的工作积极性，促使工作人员认真、积极地对待工作，提升工作效率，加强档案开发利用力度。

3.4开发数字档案馆系统

电力档案在使用时常常会碰到的问题就是如何从大量的档案中找出自己需要的档案。为满足电力档案管理业务对信息系统的需求，某电网公司在2017年已完成数字档案馆系统的主体功能开发，某电网公司大力配合推广实施方案，笔者所在单位也参加了数字档案馆系统的培训学习。2017年年初，某省的OA系统数据完成迁移，同年6月底，完成物资系统、其他档案管理系统的数据迁移工作，9月底完成OA档案历史数据及工程档案数据的迁移工作后进行初步验收，并计划在2018年年初正式投入使用数字档案馆系统。

结语

综上所述，电力档案不仅是对电力企业发展所作的一个记录，也是对电力企业发展方向进行判断与决策的重要依据。现今时代在电力企业中，只有在日常工作中对电力档案进行充分利用，才能真正提高工作效率和保护企业权益，从而为电力企业的长远发展奠定基础。

参考文献：

[1]王新艳.档案利用信息反馈工作的开展实践与相关问题研究[J].经营管理者，2017，（4）：261.

[2]马永丽.关于电力企业档案管理现代化的研究[J].科技经济导刊，2017，（9）：208+210.