基于现代人力资源管理看人事档案管理工作

基于现代人力资源管理看人事档案管理工作

臧妍彬张芳

长庆油田分公司第七采油厂陕西省西安市710200

摘要：随着知识经济的发展，在企业单位的发展过程中应当充分考虑到人才的作用，对人才进行合理有效的分配，通过档案管理工作的推进来挖掘不同人才之间的差异，从而对其进行合理有效的分配。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；措施

1人力资源管理中人事档案管理的作用

1.1为人力资源管理提供真实可靠的信息

在企业的发展过程当中，要最大限度挖掘每一位企业员工的潜能，促使每一位企业员工的能力得到充分发挥，这样才能够使得每一个岗位的企业员工价值得到最佳的体现。为此，人力资源管理部门通过对人事档案的调查来了解企业员工的具体情况，通过人员档案内容的记录，来进行企业各岗位人才的安排，按照每位企业员工的特长来进行岗位的安排，从而使得人力资源的作用得到充分性的发挥。

1.2为人力资源管理提供重要的依据

企业人力资源管理过程当中，人事档案可为企业人力资源管理工作的开展提供充分的参考资料，在人力资源管理中，绩效考核是非常关键的一方面内容，其与企业员工的薪金待遇、晋升空间等存在密切的联系，企业绩效考核过程当中，要有大量的考核记录来作为重要依据，为此，人力资源管理部门需借助人事档案信息对企业员工的个人业绩、综合素质等作出综合系统性的评价，同时作出正确的决策。

1.3优化人力资源的合理配置

人力资源的科学合理性配置能够促使企业中的人力、物力、财力得到充分性的有效利用，使得企业员工的个人潜能得到充分性的发挥，促使工作效率大大提升。人力资源属于一种动态性的资源，具有显著的流动性特征，为此，企业可通过人事档案的系统化管理来达到对人力资源充分利用的效果。这样才能够实现充分利用人力资源的基本前提下，促使人力资源进一步得到科学合理的优化。

2人力资源管理工作和人事档案管理工作

2.1现代人力资源管理

人力资源管理是指在市场经济环境之下，依照经济学思想和人才发展思想的指导，在工作中通过公开招聘、培训以及报酬等管理手段来有效运用人力资源的模式，其可以提升对工作人员工作能力的运用效率，适合于我国未来的经济发展和人才建设，保证了发展目标和经营手段的一致性。与人事管理工作相比，人力资源管理和企业经营发展方向更为一致，可以有效推进企业的发展，提升员工的工作积极性，实现组织的发展目标。人力资源管理的主要目的是提升企业中工作人员能力与自身岗位的契合度，从而提高其工作效率和工作质量。现代人力资源管理工作的主要对象是工作人员，通过平衡岗位和能力来提升员工的执行力和企业的经营收益，最终的管理目的是组成能力相当且配合默契的工作团队，在满足企业规划的前提之下形成一种重视能力的氛围。现代人力资源管理工作中用人才的技术能力来决定企业的发展规划，是在现代知识经济模式之下的一种新的管理模式。

2.2人事档案管理

人事档案是将一个人的工作经历、能力等进行记录，在招聘过程和工作过程中方便企业的管理人员进行使用。人事档案的管理一般是由国家、社会机构或是国家直属企、事业人事档案管理机构完成，对于工作人员的工作使用有重要的影响，具备高度的机密性和准确性。人事档案管理工作的质量对于企业了解工作人员的技术实力有着很大的帮助，是企业完成人力资源管理工作的重要手段。

2.3人力资源管理和人事档案管理的关系

从现代企业的管理经营过程进行分析，其工作内容复杂，工作岗位之间的配合直接影响企业的生产和经营质量。要保证经营过程的高质量进行，管理人员要保证员工的技术素养和工作能力可以满足生产需求，因此，当前人力资源管理工作的作用不断提高，强化人力资源管理工作可以更高效地实现对工作人员的管理和分配，通过合理的整合管理提升企业的运行效率，其本质是对员工岗位和工作规划的综合管理。人事档案管理是对员工工作记录进行管理和保存，其反映了员工的工作经历和能力，对于员工日后的工作调动以及离职就业过程有很大的影响，人事档案管理是人力资源管理工作的基础，人事档案管理为人力资源管理提供信息，起到了一定的支撑作用，对于企业建设有着较大的影响。

3基于现代人力资源管理探讨人事档案管理工作

3.1充实档案内容，开发信息资源

在人事档案管理工作中，对档案材料进行收集和补充是最为基础性的工作，同时也是提供档案服务和实现人事档案作用的基本条件。因此在具体工作中，需要针对单位人力资源管理的需要和流动人员的特点来有针对性地充实档案材料，全面提高人事档案的全面性、准确性和动态性，更好地发挥出人事档案的使用价值，为人才成长提供更加优质的档案服务。

3.2规范档案管理，强化人事档案管理在人力资源管理中的作用

在人事档案管理工作中，通过对档案管理工作进行规范，可以有效开发人事档案信息资源，实现人事档案的重要作用。在当前市场经济环境下，人员具有较强的流动性特点，因此在人事档案管理工作中，需要对档案材料的形成、审核、整理、保管和传递等方面给予充分的重视，以便于为档案的利用打下坚实的基础。同时在当前人事档案管理工作中，还需要加快管理观念的转变，可以通过扩大存档范围，建立人才数据库，实现对人事档案的动态管理，及时对人事档案信息进行更新，从而为人力资源开发提供重要的依据。

3.3加快推动人事档案管理信息化的进程

在当前的信息化社会，信息技术在各行各业得以广泛应用。在人事档案管理工作中，通过与信息技术的有效结合，不仅能够实现对人事档案信息的有效存贮，还能够有效避免人事档案信息损坏和丢失的情况发生，对提高档案信息处理速度具有非常重要的意义。因此在当前人事档案工作中，需要配备完善的软硬件设施，实现对人事档案的统一化和便捷化的管理，更好地满足单位对信息的需求，为人力资源管理工作提供重要的信息支持。

3.4构建完善的人事档案信息管理系统

传统的人事档案管理采用的主要形式是纸质形式，在查找、提取与分析的过程中具有比较大的难度，为了充分提升对于信息的利用效率应当建立有效的人事档案信息管理系统，可以建立一种有效的人事档案信息管理系统，将传统的纸质媒体运用到信息化系统之中，从而实现有效的信息查找与传递，同时充分利用信息技术，有效满足企业单位对于人事档案管理效率的提升。在人事档案信息管理系统建立过程中，可以采用Web的B/S模式，利用网页浏览器连接到人事档案管理的客户端，在档案管理系统中可以建立一种管理权限，将管理员与用户进行区分，管理员输入档案人员信息，员工可以登录系统进行个人资料的上传与查询。

结束语：人事档案管理包括健康状况、学历证明、政历审查、学术成果获得与技能资格水平、工作经历等信息，在人力资源管理过程中应当对此进行充分考虑。随着知识经济的发展，在人力资源管理过程中应当对人事档案信息进行充分利用，最大限度发挥人事档案信息的作用，从而有效实现企业单位的可持续发展。

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