信息时代的档案管理工作探析

信息时代的档案管理工作探析

董霞1薛海洋2

关键词：档案管理信息化探析

0引言

数字档案管理的建设要做好前期调研工作，包括对数字档案管理的硬件、软件、存储格式与检索标准、工作路径的选择，还包括对数字化及数字化对象系统数字化加工与商品化的数字化产品的系统建设问题。后者就是一种数字档案管理的本身定位与数字化资源选题确定问题。

1档案管理的定位

档案管理作为我国科学文化事业的重要组成部分，是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面，形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群，构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场，档案管理应该明确自己的定位。定位是一种限制，是一种特色的体现。特色来于限制，体现有所为有所不为的本质。为此，档案管理数字化资源建设定位的思路应包括：第一，个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通，讲究品位与格调，形成独立的风格。第二，不张扬，不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。第三，受众面广还是受众准确——分众化，成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势，我认为受众面准确更易讨好用户。第四，注重休闲文化，淡化学术性，注重地方档案特色。

2档案管理工作的宗旨

以档案用户需求为原则，为档案用户服务，是档案管理工作的根本宗旨。为此，档案管理数字化资源建设应做到：

2.1以满足用户需求为出发点要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体，有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户，因思想文化素质不同，又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的，设计选题、进行选题策划时，要根据具体的档案用户的实际情况，研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。

2.2注重发挥档案的特殊功能与其他网站不同，档案网站不仅要传播档案信息，还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后，便能成为人类共同的精神财富，可以超越时代、民族、地域的界限，长期流传，造福后代，这是档案的特殊功能。档案数字化的选题，要注意发挥档案的这种特殊功能，多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题，即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显，也要从社会文化建设的长远需要出发，在财力允许的条件下尽量保证。数字档案管理能及时、准确、系统提供科技知识，它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然，也就更贴近用户。

2.3档案管理应体现个性化个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思，形成鲜明的个性特色，避免和已经成型的网站重复雷同。档案管理的数字化选题策划也应该有自己的个性，有自己的编辑思路、数字化文献的风格，不能一味模仿别人。

2.4档案管理应满足市场需求在社会主义市场经济条件下，市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用，档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此，选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况，没有市场需要，一般不宜采用，如果采用，就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色，并要预先策划推销的策略和手段。我们在认识与实践中不能陷入一个误区：把市场潮流等同于利用者需求，因而盲目随大流，忽视了利用者的真正需求。

2.5档案管理的要以可行性为前提选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网发布，否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的，需要注意两个方面的问题：一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件，如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等，都是完成策划方案应该具备的条件；二是充分估计客观情况可能发生的变化，如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化，都会影响计划的稳定性和可行性，在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备，在策划指标、完成时间等方面注意留有余地，同时保留一部分机动力量，以便根据新的情况提出新的选题，完成新的任务。

任何战略目标的制定，都要考虑它的可行性。就是必须维持最低生存线。如经济学上所说的“短边效应”所言。应以我们最薄弱的环节来制定我们的计划，这就是为什么必须强调对档案管理，讲特色比讲规模更重要。

3档案管理的要素分析

数字档案管理与网站建设需要有四个要素：①深厚的行业背景。基于档案管理有文化行政系列的有力支持与对各门类档案、多信息与形式有序的行业技能为基础，它一直都有对利用需求研究满足的传统，且已初步配备现代化、自动化的装备。②充分的档案背景。它不仅对档案信息资源的系统性、现实性、独特性提出了要求，而且还对进行数字化的人才能力提出了更高的要求，即对文献信息的整序能力、数据库尤其是全文数据库的认知能力、计算机应用与外语能力以及对新的知识的学习与转化能力等等。档案管理要想在未来有所作为，现在就必须在较少的馆藏中“活化”出一些具有特色的东西，在原有的馆藏上调整与充实出一些较为强劲的特色馆藏，引进与留住对档案与计算机都很在行的人才。③资金支持。能否保证档案经费中有固定的比例来购买现成的数字化产品和将要被数字化的档案信息；能否从ICP的角度从电信部门那里得到设备与技术方面的支持；能否通过承担地方政府网站建设中获得项目与资金支持，都是必须解决的问题。④协作与协调。CISCO公司总裁说过：你将会看到那些高科技公司，谁懂得如何协作，谁就会成为未来十年的领袖，因为今后没有人能独自获得成功。数字档案管理的如果没有协作的精神，没有标准化与规范化的多方合作的话，那么这种数字档案管理具有的分布式的跨库检索方式就难以体现。

4小结

总之，档案信息数字化是信息化时代对档案管理工作的特殊挑战，也给档案工作者和社会带来巨大的机遇，档案信息化不能取代传统的档案管理方式。因为，档案除了档案信息外，档案媒介也是人类和社会记忆的重要一部分，这些信息可以用来判断档案信息的真实性及其他方面的价值。此外，档案信息要保存很长的历史时期，纸质的档案已经经历了上千年的考验，而目前数字化的档案保存媒介还没有经历百年以上的考验。数字化档案的安全性问题还没有经过时间的验证。数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能使档案事业更好地服务于社会。