浅谈秘书的时间管理

浅谈秘书的时间管理

张莉

张莉（天津体育学院天津301617）

中图分类号：G626.5文献标识码：A文章编号：ISSN1672-6715（2019）07-053-01

一、秘书工作时间管理相关理论概述

（一）秘书时间管理相关概念的界定

首先要明确什么是秘书、时间、时间管理，只有先把相关的概念搞明白，才能进一步准确分析论述秘书工作时间管理方面的内容，提出行之有效的时间管理策略，从而对秘书实际工作有所指导，提高秘书办事效率。

1．秘书的界定

在我国古代“秘书”是指秘密收藏的书籍，在西方看来“秘书”是一种职位，现在普遍认为秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2．时间的界定

时间是运动着的物质存在的一种客观形式。时间的瞬逝性、不暂停性让古今中外的人们不得不感叹时间的珍贵。而秘书工作繁而杂，让从事秘书工作的人员不得不对时间肃然起敬，如何在有限时间内做更多的事，实现时间的最大利用率成为秘书人员们迫切需要解决的事情。

（二）时间管理的作用

学会面对时间的流动性，参考过去的经验教训，改进当前和未来的工作方法是时间管理的重要作用。如果时间可储存，等到急需的时候提取出来，每分每秒都能用到刀刃上，然而谁都清楚时间不可存储，我们要做的是在流动的时间上做好自我管理。郭渊认为对于秘书工作人员而言，科学有效的时间管理是走向职业成功的重要源泉。时间管理的目的是在有限的时间完成既定目标，好的时间管理策略和好的时间管理习惯会让我们在工作中更得心应手，节省工作时间，为完成任务准备，最大限度的提高时间利用效率，

（三）秘书时间管理的基本要求

秘书时间管理的基本要求首先要从意识上重视，然后在实施过程中遵循科学的管理方法。

1.时间管理的意识

有些秘书工作人员每天只管完成自己的工作任务，遇事能推就推、得过且过，如此终究是不会长久的，更不用说有什么时间管理意识。一名秘书工作人员每天都会重复做很多琐碎的工作，如果没有时间管理意识，工作时间会被重复琐的事占尽，重要的任务总是得不到充足时间来解决。只有在平时注意培养时间管理能力，才能在今后的工作中游刃有余，即使遇见什么大风大浪，也可顺利通过。

（四）时间管理失当效率低下的原因

1．临阵磨枪

在沈夫人看来，人们浪费时间的“元凶”在于没有“整理”，其实就是没有“准备”。没有准备，怎么抓住机遇，怎么在接受任务时立马开始，怎么在短时间内完成任务？事先了解公司内外大大小小的事情，常日里就做好文件的整理，这样在接收任务时才不至于手忙脚乱，耽误时间。

2．半途而废

即使再完善、再科学的计划，如果不切实落实，走不到最后一步都枉然。无论是来自外部的干扰，还是内部的中断，都要坚持把当前的任务完成，否则只能像狗熊掰棒子，劳而无获，白白的耗费时间。

二、秘书时间管理的原则

秘书如何进行自我的时间管理并科学安排上司时间呢？这个并没有什么规矩可寻，也不可能有固定的模式，但是时间上的自我管理也有其存在的规律，也有其要遵循的原则，如果秘书人员能够遵循一些时间管理上的原则，那么对其工作安排有重要的指导意义。

（一）目标原则

目标管理是美国管理大师彼得?德鲁克（PeterDrucker）于1954年在其名著《管理实践》中最先提出的,认为有了目标才能确定每个人的工作。如果时间管理没有目标，就如同风帆没有灯塔。不遵循时间管理的目标原则，就没办法安排好自己行进的速度。没有一个明确的目标，精力不光难以集中，反而使之分散，终将是白白耗费时间和精力，也就不能成为一名合格的秘书。因此，秘书要想管理好时间，必须要有一个方向，遵循时间管理的目标原则。

遵循时间管理的目标时要注意以下两个小原则：

（二）践行原则

有了明确的目标、科学的计划还不够，任务的实现必须实施践行，没有这一步，任务终究是空中楼阁，只有付诸于行动，才有可能到达心之所向的地方。在践行过程，我们要特别注意以下两点：阶梯原则、坚持原则、平衡原则。

三、秘书工作的时间管理策略

由于秘书主要是为上司服务，所以在工作中除了对自己的时间管理外，还有对上司时间的管理，两者不可有所偏颇。秘书对自己的时间有一个良好的管理策略，可以让自己在处理秘书工作时更得心应手；对上司时间有一个不错的管理策略，可以让上司的日程工作安排更具合理性，于上司、于工作单位都有益无害。

（一）秘书对上司的时间管理

“秘书最重要的工作就是尽可能为上司节省出更多的时间，就算是一秒钟，也不要让上司虚度。”沈夫人如是说，也是如是做的。所以，作为一名秘书但凡能帮上司多做一些的，都要想尽办法减少上司的工作量。只有这样为上司争分夺秒，才能让企业在更短的时间内创造出更多的效益。

四、结论

秘书时间统筹的本质是用合理指导优化、以效用决定效率，目的是追求管理期望的极值，即最短的时间，最高的质量，最佳的效果，核心是人、时间、空间相统一的优化。时间管理是一门艺术，学会和时间做朋友，做好自我管理、时间管理和秘书工作的协调统一，优化三者之间的关系。沈夫人在思想上重视时间、在行动上践行自我和上司时间管理的策略，将她的热情与其秘书工作紧密联系在一起，实现了自我管理与秘书工作的相统一，加之合理科学的时间管理方法，最终使得自己在秘书岗位上如鱼得水。

时间是客观的，人不仅有科学理智的思维，还有着复杂的感情活动。所以做好时间上自我管理是提高工作效率的关键、管理好上司时间是提高公司效率的秘诀，做好时间与自我、自己与上司时间的统筹规划策略是秘书工作的金质奖章，从而促使自己成为沈夫人一般的金牌秘书。

参考文献

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