动设备催交问题研究

动设备催交问题研究

潘子衡

中石化上海工程有限公司上海200120

摘要：本文对动设备催交的概念进行了界定，阐述动设备催交的作用，总结常见动设备催交方式及其特点。在此基础上，结合动设备的重要性、制造难度和对整个项目的影响程度对其进行催交等级划分，分析不同催交等级所对应的催交方式，研究动设备催交管理主要内容与常用进度纠偏措施，分析动设备催交工作难点，并提出动设备催交管理建议。

关键词：动设备；催交工作；难点；建议

动设备是指有驱动机带动的转动设备，如泵、压缩机、风机能。石油化工动设备是指石油化工生产装置中具有转动机构的工艺设备。按照动设备操作功能可以将石油化工类动设备划分为成流体运送机械类、冷冻机械类、搅拌混合机械类、结晶干燥设备、非均相分离机械类等几大类。

1.动设备催交的概念与作用

1.1动设备催交的概念

催交工作的目的的确保物资供应商可以按照合同约定和计划、如期保质的完成设备制造，保障生产正常如期进行。设备催交工作就是采购方按照合同约定，从发出订单到货物交付到指定地点期间做出的，为了确保供应商可以如期、如实履行合同的一系列督促活动，其目的在于满足现场生产施工需求。催交工作从采购合同签订开始，到设备发送到交货地点结束，涵盖整个设备采购过程。

1.2动设备催交的作用

对石油化工企业来说，采购物资是否能够按期、保质的运送到现场，对企业建设工程项目的进度、质量和成本控制具有直接影响。首先，动设备能够按照合同约定如期达到施工现场，那么施工现场项目进度就会如期进行，整个项目工期就可以得到保障。动设备催交人员按照合同约定，汇同质量控制人员共同对供应商的产品质量进行把控，要求在动设备生产的各个环节产品质量都要达到相关的技术要求和标准，保障动设备质量，那么整个建设项目的整体质量得到了保障。动设备如期、保质的交付到现场，对整个项目工程来说整体项目工程进度与关键里程碑节点、最终项目竣工日期就可以得到保障。相反的，如果动设备不能够按照计划如期交付，那么就会增加相应的成本费用，也会对整个项目建设工期带来不利的影响。比如一些原本通过海运可以解决的问题，因此交货时间的延误不得不采取空运模式，那么设备的运输成本也就必然会增加。另外，动设备交付日期延误，为了赶工期，也必然会投入更多的人力、物力去弥补，增加整个项目的建设成本。综合上述可以看出，动设备催交工作对建设项目的进度管理、成本控制和质量管理都具有一定的影响。

2动设备件催交方式

常用的动设备催交方式主要包括驻厂催交、定期访问催交与办公室催交三种。下文分别对其进行介绍。

2.1驻厂催交

驻厂催交模式就是采购单位直接进驻供应商工厂，对整个设备的生产过程进行检查、监督与督办。驻厂催交模式也分为长期驻厂催交和短期驻厂催交两种。其中，长期驻厂催交指的是从采购合同生效开始，采购单位直接入驻供应商厂家，到产品出厂结束，对整个设备生产过程进行全程监督和催交；短期驻厂催交则是采购单位根据供应商的实际情况，在某一个阶段内入驻供应商工厂对其进行催交。

驻厂催交模式的最大优势是催交效率高，可以及时发现问题、及时沟通解决，催交力度和供应商的管理力度都很大。不过动设备采购具有较强的特殊性，尤其是对于动设备外购件采购管理来说，其供应商较少，部分供应商工厂所在地在国外，所以对采购单位来说采取驻厂催交模式成本太大，而且对催交人员的综合素质要求较高。

在动设备催交中，驻厂催交主要适合几下几种情况：一是关键动设备及其外购件或者长周期的动设备及其外购件制造的中后期；二是生产进度明显落后于计划时间点的；三是存在合同或者设计上的重大变更的。

2.2定期访问催交

定期访问催交模式要弱于驻厂催交，也是一种常用的催交方式。所谓定期访问催交就是采购单位定期对供应商工厂进行检查和监督。

2.3办公室催交

办公室催交指的是采购单位通过电话、微信、邮箱、传真等方式对动设备供应商进行定期或者不定期的督促与催交。办公室催交是三种方式中催交力度相对较弱的一种，其主要特点是利用通信的便利性与及时性，操作灵活、简单，投入成本低，便于及时对供应商的生产制造情况进行了解，为企业的定期访问催交和驻厂催交的安排提供了基础。

办公室催交的最大优势是可以同时进行多个项目和设备的催交工作，投入成本低，对催交人员的专业素质要求较低。但是其主要缺点是办公室催交沟通不畅通，不能及时对供应商的生产制造情况进行准确了解和监督，而且催交成效较低。特别是对于一些拥有专利的动设备外购件供应商或者知名生产企业，采购单位议价能力低，所以在后期中双方信息不对称的问题很严重。

办公室催交主要适用于以下几种情况：一是生产制造周期较长的动设备或者是一些关键动设备制造前期；二是生产进度正常，且制造商为直接采购合同签订者的动设备；三是主要或者次要动设备生产制造过程中；四是合同约定技术的动设备。

3动设备催交等级管理

表1催交等级管理

按照动设备的重要性、制造难度和其对整个建设项目的影响程度可以将动设备的催交划分为五个不同的等级，具体如上表所示。其中I级为最高催收等级，V级为最低催收等级。催收等级代表了动设备的催交方式、催交频率。在催收等级中，A1表示的是关键性的、重要动设备，一般指交货周期在9个月及以上对建设项目有关键性影响的设备。A1类设备通常采用驻厂催交或者定期催交的模式。A2、A3、A4表示的是辅助类动设备，可以采用办公室催交模式。具体催交频率根据实际情况来确定。

4划分催交等级应当综合考虑的因素

在对动设备催交等级进行划分时应该重点考虑以下几个方面：

一是催交的可实施性。比如进口动设备的催交等级通常会比较低；

二是设备供货周期。设备的供货周期要与催交等级划分、催收频率相匹配。

三是根据石油化工企业生产建设实际需求情况与供应商生产制造进度对催收等级进行调整。

四是项目合同中对动设备催收等级有明确规定的，按照合同来执行。

5动设备催交管理

5.1动设备催交工作内容

动设备的催交工作内容主要包括以下几个方面：

一是制定催交计划。催交工作人员在收到采购合同之后，要以采购合同为基础制定相应的催交计划，尤其要关注关键动设备催收计划；

二是确认供货商是否收到合同以及是否按照合同约定设计设备制造进度计划；

三是对供货商设计文件进行催交。合同签订之后，催交人员督促供货商议合同和相关技术协议为基础，提交设计文件，并要求设计人员进行确认后及时提交制造排产；

四是对供货商主要原材料采购情况进行确认。原材料采购是否及时直接关系到设备是否能够如期制造，所以应重视供应商原材料采购管理。对于一些合同交货时间较长的设备，制造商可能会因为交货时间不急而对后期的原材料采购有所忽视。或者受市场价格波动影响，合同所签订的原材料价格低于当前原材料采购价格，制造商为了确保利润，降低成本，可能会缓期采购原材料，这也会给催交工作带来风险。所以，催交工作人员要重视对供应商原材料采购的督促，让供应商尽快进入到制造生产环节中。

五是加强设备制造环节中的催交工作。催交工作人员要以制造商所提供的设备制造进度计划为基础，加强对制造商制造环节的监督，确保动设备生产制造如期进行；

六是动设备出厂到运送到交付点之间的催交。动设备制造完成并通过合格检验之后，催交人员要督促制造商尽快发货，避免运输不及时延误工期。

5.2常用进度纠偏措施

如果动设备采购过程中出现实际进度落后于计划进度时，需要对进度进行纠偏，具体措施如下：一是可以提高动设备的催交等级和催交频率；二是积极与上级单位、需求单位等进行沟通，由他们参与催交工作，提高催交力度；三是召开催交会议，进一步对动设备制造计划和资金问题进行确定；四是采用提高奖励、加大人员配置等应急措施；五是要求供应商重视原材料采购等催交工作；六是根据供应商动设备供应情况对生产制造工作进行调整和更改；七是调整动设备制造计划。

6.动设备催交的困难

一般的在动设备采购合同签订之后，供货商就应该以采购合同中的相关要求为基础准备、提交技术图纸和质量控制文件，并通过采购方审核之后才能正式进行生产。不过石油化工企业所采购的动设备中，有的按照世界一流的设计标准来设计，因此对相应设备外购件和材料的要求也较高。很多情况下单一的物资供应商并不能满足所有的技术要求，因此在动设备生产制造过程中，经常会出现因技术要求难以实施而不得不对原有技术进行变更，从而导致后期与之相关的其他安装物资的技术变更。频繁的设计变更同样会导致设备采购交货日期的拖延，增加催交工作难度。动设备采购的部分外购件和材料其生产制造场地在国外，全部采用驻厂催交模式成本费用过高，但是单一的电话、邮件催交等效果又较差，催交工作实效性难以保障。

7.动设备催交建议

（1）设立专人专岗

动设备采购项目的催缴工作必须由专人来实施，尤其是在建设项目实施的中后期，更要重视催缴人员的配置。催缴工作的实质是协调，因此催缴工作人员应该具有较强的协调能力和沟通能力，有大局观，以促进项目顺利实施为最终目标。

（2）做好催交准备工作

采购合同生效后的，采购工程师组织合同执行启动会议，会议的参会人员应该包括催交人员、质量管理人员、技术员等相关人员，实施从采购到催交的全部事项交接。催交工作人员要加强对采购合同及其他合同附件的研究，了解不同阶段催交的主要内容；以采购合同执行启动会议中的供应商联系矩阵为基础，向所有供应商发送首封邮件，告知供应商合同开始执行，发送采购合同中相关文件的标准模版；催交工作人员对采购合同编号、设备名称、数量、供应商等相关内容进行登记。

（3）制定审批催交计划

催缴工作人员要根据采购合同进度要求制定相应的设备采购催缴计划，对不同设备的催缴控制点和催缴方式等进行确定；催缴工作人员填写催缴计划审批表，并上报设计部、施工部、催交主管、采购部等相关部门进行审批；催缴工作人员以催缴计划为基础，对后期的催缴事项和计划完成情况进行登记，明确具体的催交方式。

（4）实施催交计划

催交工作人员以审批过的催交计划表位基础，加强与业主、设计部、供应商、质量管理部等相关部门的交流和沟通，确保所有催交事项都可以在计划期间内完成。催交工作人员要对已经完成的催交工作进行登记，建立催交动态跟踪表。催交工作人员要加强对供应商的管理，确定供应商已经接受到采购合同，督促供应商及时提交进度计划表和文件索引。催交工作人员在对文件索引进行审核时，要检查采购合同中的所有内容是否已经涵盖，检查供应商的进度计划是否与采购合同中所要求的交货日期相一致；催交人员要重视供应商设计文件与质量文件的催交工作，要求供应商以采购合同为基础进行设计文件和质量文件提交；催交人员要加强对技术人员和质量管理人员的督促，要求他们及时审核文件；在设计文件与质量文件审批完成之后，催交人员要加强对供应商原材料采购情况的监管，确保供应商按进度计划进行原材料采购。

（5）动设备制造过程中的催交

催交工作人员以供应商所提供的周报和月报为基础，督促供应商按照进度进行生产制造。同事，质量管理人员要重视设备制造过程中各个环节的质量监控。动设备制造完成之后按照规定提交到指定地点。在动设备制造完成后必须经过质量检测人员检测合格之后，物流人员才可以和供应商进行对接，完成动设备包装运发工作。设备催交工作人员对运发状态进行跟踪，确保动设备如期到达交付现场。催交工作人员还要重视设备数据包与竣工资料的催交，要求供应商按照规定进行设备数据包及相关资料的审批和提交。动设备达到现场之后催交工作人员还要负责开箱检验催交工作。如果发现动设备在运输中存在不恰当的行为要联系供应商进行及时调整。

（6）重视动设备外购件催交工作

外购件指的是需要单独设计与定做的、没有标准化的外部订购配件。相对于标准件来说，外购件的产品技术要求等级高，其质量的好坏对整个动设备具有直接影响。所以，外购件采购又是动设备采购中重点。采取的措施可以为提前督促供货商下外购件的单子，并要求供货商提交抹去价格的合同给工程公司，或者在项目紧急时工程公司协助供货商去外购件厂家催交，甚至联合业主进行催交。

总结

动设备催交工作是设备管理工作的主要组成。做好动设备催交工作对提高合同执行力度、提高建设项目质量、确保项目如期进行、降低成本等具有直接的影响。所以，加强动设备催交工作是非常必要的。

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