提高住房公积金档案管理的策略

提高住房公积金档案管理的策略

孙雷

深圳市住房公积金管理中心广东深圳518000

摘要:住房公积金档案是在住房公积金业务活动中形成的最原始资料，随着使用住房公积金的家庭不断的增加，住房公积金档案管理也产生了不少新的问题。本文介绍了住房公积金档案的重要性及特点，针对住房公积金档案管存在的问题进行深入地分析，并提出一些完善方案，以进一步确保住房公积金的档案管理质量。

关键词:住房公积金；档案；管理；周期性；监管

引言

住房公积金是一项住房保障政策，对于支持职工改善住房条件，促进城镇住房建设发挥着重要作用。而住房公积金档案管理工作作为住房公积金业务的重要组成部分，是各项业务的基础，其管理规范与否直接关系到业务的发展与资金的安全。但随着住房公积金以及个人贷款数量的不断增加，住房公积金档案的数量也急剧增加，这给住房公积金档案的管理工作带来了新的挑战。如何加强住房公积金档案管理工作，已成为了目前档案管理工作中的当务之急。本文探讨了住房公积金档案管理中存在的问题及相关改进方法，以期能够为加强公积金档案管理提供一些新思路。

1住房公积金档案的重要性及特点

住房公积金档案，是住房公积金管理机构在业务管理工作中，随着住房公积金业务的发生而产生的档案材料。同时，随着业务的产生、发展而进一步完善，其内容不断丰富，数量逐步增长。它是住房公积金各项业务工作的基础，是各职能部门、经办机构开展工作的依托。它留存了经办人、当事人的历史资料，具有原始性和法律性效用。在经办人变更、当事人记忆不清晰、借款人发生违约以及相关机构查询时，各方均可以以档案为凭据，进行相应的处理，从而使业务规范化、合法化，将风险降到最低限度。

住房公积金档案管理的规范性，直接决定了住房公积金业务工作的质量。住房公积金档案管理工作，是缴存单位和职工切身权益的保证，并承担住房公积金管理机构正常业务。住房公积金政策能否真正有利于广大人民群众，改善居住条件，切实解决住房状况，这是关系到国计民生的大事，是构建和谐社会的重要部分。

住房公积金档案作为档案的一种，具有档案特点的普遍性，也有其自身的特点:

(1)采集广泛

形成公积金档案的部门、环节很多，有住房公积金管理中心、办事处；有相关机构，如银行、担保公司、公证处等；有缴存单位、缴存职工，都是住房公积金档案采集环节的贡献者。

(2)内容多元

住房公积金业务主要有单位个人设立账户、缴存、账户转移合并、提取、信息变更、对账查询、个人住房贷款等。在住房公积金服务和管理工作过程中，因业务分类的不同，产生的住房公积金档案内容也呈多样化。

(3)留转规范

住房公积金柜台业务均要求相关单位或当事人提供各种材料，由经办机构初审合格后，办理具体业务，与此同时留存纸质材料，经过几道流程后形成档案。

(4)周期性

主要体现在个人住房贷款方面，贷款从审查、受理、协议、放款、信息变更、提前部分还款到最后全部还清，整个过程需要十几甚至二十几年。期间会不断补充新的档案材料，在还清后，还要形成规定的材料。档案形成周期就是贷款运行周期。

(5)针对性

住房公积金资金规模巨大，对风险损失应该零容忍。它的缴存、使用都有严格的监管程序，住房公积金业务的监察、审计，都需要凭当时办理的业务凭证来判断。形成的住房公积金档案，除了为公积金中心自身的业务提供服务，同时也为缴存单位或个人，提供档案查询。所以说，每一个缴存单位、职工都是住房公积金档案的使用者。

2目前住房公积金档案管理存在的问题

(1)档案种类繁复，流动性大

住房公积金需要管理的档案种类很多，在各个部门日常工作中需要频繁调取档案，导致流动、使用频繁，使管理存在着很大难度。公积金档案包含的内容十分庞杂，各种业务单据、材料、财务凭证等多种多样。通常除了直接接手档案的部门之外，剩余的业务档案都被分散到住房公积金管理中心的办事处中，所以，极容易造成收集档案时出现丢失、遗漏等情况，为后期的档案工作造成极大的隐患。

公积金档案在业务办理过程中，因不同时期的政策变更，常常需要随时追加材料的内容。公积金中心档案采用中心统一管理模式，而分布各地的公积金办事机构、相关的管理科室却需要根据不同的业务随时调用公积金档案，导致公积金档案流动性大，管理困难。

(2)档案建立历史短，标准不统一

公积金建立档案历史很短，数量和类型增长却很迅速，相关的法律法规亟待完善。公积金档案业务从简单到复杂，相关的档案迅速积累成庞大的数目，但是相关的政策法规目前还不足以规范所有业务类型，导致管理方式政出多门。我国关于管理住房公积金档案的相关标准并没有一个统一的要求，都是根据各自经验来开展住房公积金档案的工作，使工作开展难于顺畅。

(3)档案建立不完善，风险性大

目前，国家对档案管理的法规也越来越重视，更需要我们高度重视，而且公积金中心档案管理的风险性很高，特别是贷款档案，因为贷款档案作为原始的证据，在贷款年限及以后很长一段时期内都具有重要的意义，防范住房公积金贷款风险就要重视档案的巨大作用。甚至有管理中心没有建立贷款档案工作制度，没有专门的档案员，贷后管理资料的收集更是不被重视，造成档案的不完整。

3提高档案管理工作的策略

(1)提高住房公积金档案管理人员素质，建立健全相关制度

各地应该加大档案管理人员的培训力度，对《档案法》等相关法律法规，要深入学习，提高法律意识、保密意识、电子文件管理水平，努力提高档案管理水平。对于档案管理工作亟待解决的问题是制度的建立，只有建立起行之有效的制度，才能确保档案的安全性、完整性。对贷款档案来说，完整性、安全性是重中之重。贷款档案管理是信贷风险防控的重要环节，一旦缺失将对后期的工作造成隐患。为了确保公积金贷款档案的完整准确，必须建立健全档案管理制度，对移交、整理、归档、借阅、查询、流转等环节都要做出相应的规定，随时发现问题，随时解决。对于各办事处档案按时间装订，做到查找及时，定位准确，更好地为公积金缴存人员服务。

(2)重视电子档案的建立，使“电纸双轨制”早日规范化

住房公积金业务环节中，相关的资料和复印件等相同的资料需要重复提交的情况时有发生，并且针对不同时期的不同业务也需要重复提供及保存。建立电子档案系统，实现档案的电子化管理，缴存人在开户登记环节扫描档案资料以后，缴存人不需要重复提供材料，工作人员也不需要多次审核，所有环节的工作人员都可以随时共享相关的材料。这对预防风险提供了有力的保障。一方面解决了档案重复保存的问题，另一方面也给广大缴存人提供了便利。同时，也大幅度减轻了档案管理的工作量，提高了中心的服务水平。

在建立电子档案的过程中，要明确电子档案的规范化标准。以贷款业务为例，应该以一笔业务的档案资料为单位进行扫描,令档案相对独立，要保证扫描工作的严谨及完整。最好是制定与之相配套的规范，使工作人员更容易快速、简便地完成前台工作及后续管理工作。扫描过程中，一定要确保扫描件图像的完整、清晰与档案实体没有区别，对采集机器的使用及保管也非常重要。

(3)提高安全意识，做好两种档案的安全工作

档案管理是保密性、严谨性要求比较强的一项工作，在每一个环节上都要制定非常严格的制度。档案人员必须具备良好的保密意识，防止档案资源泄密情况的发生。

计算机技术和网络技术在档案管理中越来越多的应用，不仅可以档案信息资源共享，还可以实现远程查询等各种便利、及时的应用，同时也给档案管理的安全工作带来了新的安全性方面的要求。正是由于这些便利的使用方式导致了其安全性的问题，在电子档案的输入、传输等过程中存在着很高的风险。因此，我们对电子档案的管理要在纸质档案管理的基础上采取一些切实可行的安全措施，防患于未然，以确保电子档案的安全性和完整性。

电子档案威胁其安全性的因素主要有人为的操作失误，机器硬件设备，机器硬件设备一旦出现问题，对资料的保存来说是毁灭性的灾难，计算机是很静谧的仪器由很多部分组成，每个环节都极易造成破坏，芯片和电子线路故障尤为常见，这些都是导致电子档案丢失、损毁的重要方面；病毒与黑客的攻击，病毒在网络环境下是很难被彻底清除的，同时病毒更新总是杀毒技术要更快、更先进。公积金电子档案作为重要作用的资料，很多需要保密，特别是涉及当事人的隐私，安全工作尤为重要。

不仅要保证信息利用安全，归档有序、责任明确的信息利用机制，建立档案数据的保存、迁移、及检查制度要确保档案资料信息的安全，还要加强硬件、软件的管理。硬件方面做好二级备份、多级备份，为电子文件的长期保存做好准备。软件方面就是要通过规范权限管理、加密通讯手段等多方面的控制方法，保证系统的安全性。纸质档案日常安全性的管理的“八防”工作要求，更为细致。这些日常保护工作以外的安全工作要注意的就是建立档案流转、借阅、保密等几方面。

(4)高度重视、明确责任、加强监管

住房公积金档案管理工作是一项集信息技术、安全意识、法律意识、责任意识于一体的工作,需要领导的高度重视，公积金管理中心的各个部门包括:档案、信息、信贷、法制、财务、办事处等所有机构的紧密合作，应建立健全部门负责人责任落实制度。通过制度的建立，各方沟通情况、协调处理和共同研究解决问题，加强监管，在安全管理、制度履行方面定期进行监督检查。通过建立监督管理制度，使档案最终达到严谨、安全、完整、正确的标准。

4结语

综上所述，住房公积金档案管理作为住房公积金业务的重要内容，体现出越发重要的历史作用。相关管理人员应端正态度，高度重视档案管理工作、明确责任、加强监管，通过培训提高自身的素质，建立一套与其相适应的档案管理制度，提高安全意识，做好电子和纸质两种档案的安全工作，才能够在新形势下有效的提高住房公积金档案管理水平，确保住房公积金档案管理的规范化，更好的维护好广大缴存人的合法权益，为住房公积金制度的顺利实施奠定良好的基础。

参考文献

[1]田卉春.住房公积金档案管理存在的问题及其对策探讨[J].科技创新导报.2013

[2]杨欣欣.住房公积金档案管理的问题与对策[J].商品与质量:房地产研究.2014