创新工作思路扎实开展档案数字化工作

创新工作思路扎实开展档案数字化工作

苗佳

国网江西省电力公司景德镇供电分公司江西景德镇333000

摘要：长期以来，公司档案管理工作是对纸质或实物档案的管理。随着计算机网络的发展，为实现公司档案信息资源的合理配置，科学管理，为生产发展提供更高效、优质服务，公司扎实有效开展档案数字化建设工作，以对库存档案进行数字化扫描，规范档案移交手续，做到新入库档案100%数字化等方式，将公司档案数字化率由30%左右提高到97%以上，取得了显著的效果。

关键词：档案管理；数字化；服务

一、档案数字化建设的目标

档案数字化把分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数据的形式存储，以网络的方式连接，实现资源共享。开展档案数字化建设工作，是新形势下国家电网公司档案工作的重点任务之一，是国家电网公司建设智慧档案体系的基本前提。

按照国家电网公司统一部署，公司结合实际积极开展档案数字化工作，通过完善管理制度、提升领导认识、强化数字化技术应用以及加强数字化技术的软硬件投入等具体措施，运用对库存档案按照重要程度的层级将重要的库存档案全部数字化，在资金尚且结余的情况下选择性数字化一般性库存档案；对于新移交入库的档案，移交单位在移交档案时纸质版和电子版同时移交，做到数字化率为100%方可入库两方面把控，使公司档案数字化率由30%左右提升到90%以上，真正提升公司档案数字化水平。

二、档案数字化的主要做法

通过档案数字化工作基本思路，推进公司档案数字化建设，逐步规范完善档案移交制度，从源头上打破传统档案移交方式，使档案数字化工作有条不紊的进行下去，促进公司档案数字化水平不断提高，保障公司档案数字化率。

（一）主要做法

1、强化领导，保障队伍。公司档案数字化建设涉及信息技术方以及档案业务方面的问题。开展这项工作，要有懂得数字化信息的专业人员，熟悉公司库藏档案内容和档案基础性工作的档案管理人员，熟练掌握图像处理技术和操作数字化设备的专业人员组成的专业人才队伍。为解决管理和队伍问题，公司成立了档案数字化建设领导小组及其办公室，下设档案数字化工作小组，在档案数字化建设领导小组直接领导下开展工作。

2、集团化运作，有序发展。在进行档案数字化前期，公司领导组织相关人员进行了广泛深入的调研。通过对相关企业档案数字化工作的调研，并结合公司实际，制定公司档案数字化整体工作方案，采用与国家电网公司有业务联系的数字化专业对公司库存档案进行数字化处理。通过运作证明，这是一个非常适合公司数字化建设的方法，它不仅解决了公司档案人员和技术力量方面的不足，又方便管理，保证公司档案数字化建设工作有序发展。

3、订立制度，规范管理。档案数字化加工环节较多，包括数字化处理前条目的补录及加工文件的选择，档案的扫描、扫描后条目及数据的检验等，倘若没有规范的标准，会导致工作的随意性强，质量把关不严谨，档案数字化建设工作会受到极大的影响。秉着科学、可靠和可行的原则，公司制定了相应的规范标准对于对不同的工作岗位进行约束，用标准来规范和指导工作。

4、制定方案，提供依据。公司档案数字化加工工作以流水线作业的形式进行，按照整理、扫描、质检、存储等工序进行档案数字化加工工作。档案进行数字化加工前，必须摸清公司库存档案情况，针对不同的情况，理清思路，分别制定对应的加工方案，确定档案数字化的图片分辨率、倾斜度、色彩等技术参数，为档案前处理、扫描和质检提供依据。

5、成品抽检，保证质量。档案数字化，质量是基础。为保证档案数字化成果质量，公司对人员、职责以及标准进行三明确。质检标准全部公开化，数字化加工单位熟记并准确掌握，且要在理解上达成一致。同时建立了完备的质检体系，一条数据从采集到成品要经过生产单位自检、数字化加工小组抽检以及档案管理人员成品验收三道质检关，质检合格后方可归档入库。

6、签订条约，狠抓落实。公司在开展档案数字化加工期间，为了保证档案实体、资料以及档案数据等各类档案的安全与保密，采取了相应的控制措施。在工作开展之前，我们与承包单位签订了保密协议书，不仅包含法律上应承担的责任，还要求数字化单位从思想教育、制度落实、人员管理、档案保管、设备合格、技术保障及安全措施等方面进行周密考虑，认真落实。在数字化过程中，不允许出现损坏、丢失和涂改档案的行为；只能使用公司内部加密的移动存储设备存放已扫描质检的电子数据，且该移动存储设备只能在数字化加工时使用，禁止用作其他用途；产生的工作垃圾，不允许私自处理，需由公司统一销毁处理。

（二）确保流程正常运行的人力资源保证

结合公司档案管理实际，成立公司档案数字化领导小组，由公司分管领导担任组长，负责领导、指导、监督档案数字化工作。下设档案数字化工作小组，由办公室主任担任组长，组织开展档案数字化建设工作，确定档案数字化责任分工、质检标准，对已数字化档案进行验收，确保档案数字化工作有序进行。

（三）保证流程正常运行的专业管理的绩效考核与控制

对库存档案，制定详细的数字化进度安排，将各项工作落实到直接责任人，档案数字化领导小组定期对各项工作的开展情况进行监督考核，对成绩突出的予以表扬，对措施不力、目标未完成的予以通报批评，并纳入绩效考核；对新移交档案，要求移交单位或部门严格遵守公司档案移交制度，对于未按照要求进行移交的，要求其整改，整改合格后方给办理移交手续，整改后仍不合格的单位或部门纳入绩效考核。

三、档案数字化评估

评估方法：运用现场检查以及抽查等方式检查数字化率情况。

评估内容：档案数字化，质量是关键。抓质量，做好均衡生产，从前处理，到加工，到检验，到提供利用，都要分批进行，同步开展。每个质检人员都要建立质检档案，抽检的每一条数据，都有详细的质检记录，并签名归档，责任到人，档案数字化的质量保证。质量合格的数字化档案才能录入档案管理系统中归档保存，提供利用。

评估步骤：各责任方定期汇报档案数字化工作进度，档案数字化工作小组根据现场检查以及抽查的情况进行考评。

衡量标准：一是档号不允许有错误；二是页码必须准确完整，不得漏缺页；三是页码必须与原有档案相一致；如有不一致的地方须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯一性；四是需要扫描的档案，补录的目录与图像一一对应，如只注明文件或只注明条目，导致后期图像与条目挂接有误，视为错误。

四、结束语

档案资料是对公司生产运行情况的真实记录，是一种非常宝贵的数据资料，档案数字化工作是需要持续开展的一项长期而重要的任务。通过档案数字化建设，公司库存档案数字化率为97%以上，使公司档案数字化水平显著提高，为公司生产发展提供更快捷、方便的服务。

作者简介：

苗佳（1988-1）女，国网江西省电力公司景德镇供电分公司；研究方向：档案管理。