信息化背景下档案管理改革初探王曼

信息化背景下档案管理改革初探王曼

王曼

天津市公路养护工程处天津市300000

摘要：档案记录着时代发展的信息，记录着企业、单位的资料，记录着许多珍贵的资料，而一些企业、单位、机构依然采用传统的管理方式，从而导致档案管理发展十分滞后。在信息化高度发展的今天，档案管理应该与信息化接轨，探索信息化的管理方式，不断提高档案管理工作的效率。基于此，本文重点分析了我国信息化档案管理创新过程中存在的问题，并提出了相应的对策。

关键词：信息化；档案管理；管理改革；信息技术

引言：随着社会经济的快速发展，信息技术开始应用在很多领域，推动了社会的发展与进步。这种社会背景下，每一行业都面临着严峻的挑战，档案管理作为服务社会的一项重要工作，其模式创新也与群众息息相关。在信息化的背景下，如何充分发挥科学技术的先进性、便捷性，打破传统管理模式的局限性，实现档案管理的高效性，已经成为十分迫切的现实问题。

1档案管理信息化内涵及意义概述

1.1档案管理信息化内涵

信息化档案管理创新工作的实质是应用现代化互联网技术，对档案的相关信息数据进行收集、分类和整理。因为档案所涉及的领域较为广泛，需要对相关组织内容进行记录和分析，所记录的内容分别与经营管理和统筹规划有关，记录方式也分为文字记录方式、影像记录方式、图片记录方式等等。如果在工作进行阶段只采取人工管理方式，不仅会浪费大量的时间，也无法保障管理工作的质量，进而会出现一系列的问题。在信息化的基本前提下，利用互联网技术开展档案管理工作不仅能提高工作效率，而且能减少人才以及物力投资，从而能将资金的调整和利用有效地结合起来。在信息化的背景下，互联网技术能为档案管理创新提供更便捷的工作方式和更舒适的工作环境，并为用户提供更好的服务。

1.2档案管理信息化意义

信息化背景下，对于企事业单位档案管理领域的应用及建设越来越深入，主要是源于信息技术管理本身的优势，即快捷、安全、环保等。更进一步来讲，其将档案管理的价值及其呈现力变得更加突出，且大幅降低了档案管理的成本。因为在整个档案管理工作中，档案的内容往往与单位的发展更加联系紧密。但是在现实中由于档案工作的特殊性，所以绝大多数的单位、机构等依然沿袭手工操作的组织形式。

2我国信息化档案管理创新过程中存在的问题

2.1工作人员的综合素质较低

目前，我国信息化档案管理创新工作还存在很多问题，其中最突出的问题是相关管理人员的综合素质较低，在信息化管理创新工作进行阶段，人员素质占据着非常重要的决定性地位。如果工作人员的综合素质不达标，就会影响管理创新工作的进展。工作人员的综合素质较低主要表现在以下几点：

2.1.1工作人员的自身责任意识不明确

工作态度不积极，直接对开展档案管理创新工作造成不利影响，严重时还会导致在工作过程中出现较大的错误，不仅不利于开展信息化档案管理创新工作，还会对管理创新工作产生消极影响。

2.1.2管理人员的专业技能应用不到位

这方面的问题主要表现在工作人员在工作期间尚未对实际状况进行分析研究，导致成本管理工作出现差异，使管理创新工作出现风险，同样也会对档案管理创新工作造成消极影响。

2.1.3工作人员缺乏良好的执行能力

执行能力是衡量管理创新工作人员是否具备综合素质的标准，工作人员的执行能力不足也将会直接影响档案管理创新的整体工作，造成出现延长工程周期、降低档案管理效果等现象，所以提升信息化档案管理创新工作人员的综合素质是现阶段要进行的主要工作。

2.2缺乏有效的协调与沟通

当前，工作中缺乏正确的协调与沟通也是我国档案管理创新工作面临的重要问题。工作在进行阶段如果缺乏正确的协调和沟通也会对管理创新工作造成直接影响，比如，创新管理工作预测效果与实际情况不符，管理创新工作目标无法与成本控制要求达到统一，这些情况都是由档案管理创新工作在进行时缺乏协调和沟通导致的。

2.3技术落后

技术落后也是制约我国档案管理创新工作快速发展的重要问题。我国信息化档案管理创新工作过程中出现的连接性问题是：管理创新工作还未呈现出先进性。随着科技的快速发展，更多的先进性信息技术被应用在各大行业中，此类先进性技术是推动社会生产的必要条件。但是，我国大多数信息化档案管理创新工作还没有应用先进的信息技术，从而会对档案管理工作造成直接影响，不利于开展信息化档案管理工作。

3开展信息化档案管理创新工作的方法

3.1将信息技术与信息化文本档案管理相结合

随着信息技术的应用范围越来越广，信息技术已经成为人类生产生活中不可或缺的一部分[1]。开展信息化档案管理创新工作首先应对档案进行信息化加工，这是开展信息化管理的前提，需要将档案进行扫描、录入。在档案录入后，需要借助网络信息技术构建管理系统，并连通入网，形成一套完整的档案管理系统。最后，还应采取配套的管理措施，不断提升信息化档案管理创新工作的工作效率。

3.2提高工作人员的综合素质

目前，档案管理工作在我国经济市场上扮演着重要的角色，我国作为科技型发展大国，非常重视档案管理创新工作[2]。因此，提升工作人员的综合素质提高是当前的主要任务，直接决定着档案管理创新工作能否顺利开展。首先，相关部门要对相关人员进行定期培训，安排专业人员开展关于“档案基础知识培训”等活动，力求将理论知识与实际工作结合起来，确保能够有效提升工作人员的专业技能。其次，还可以采取讨论分析的方式激发工作人员的工作兴趣，增强自身责任感，进而推动档案管理创新工作顺利开展[3]。最后，管理创新部门还应该成立学习团队，团队之间互相学习、共同进步，进而不断提升档案管理创新工作人员的综合素质。

3.3加强沟通与协调

针对档案管理创新工作过程中缺乏协作和沟通的问题，相关部门应加强员工的协作和沟通，只有合理进行协作和沟通，才能保证档案管理创新工作顺利开展，使档案管理创新工作更能满足市场需求。相关管理创新部门在开展工作的同时还要成立专门的监督团队和交流沟通意见反馈团队，进而保证档案管理创新工作能够顺利开展[4]。另外，档案管理创新部门还要成立档案测评团队，对文档管理创新工作进行监督和控制，也能推动档案管理创新工作实现可持续发展。

结语

随着经济和社会的发展，企业、事业单位在我国社会经济发展中发挥着越来越重要的作用，它不仅是我国社会发展的动力源泉，而且是提升人民生活质量的重要力量，为我国现代化建设做出了巨大贡献。那么，作为企业、事业单位管理过程中的一个重心，档案管理工作具有极为重要的作用。与此同时，随着时代的进步和发展，应用信息技术手段创新档案管理工作显得尤为重要，它不仅可以使档案管理工作有序开展，而且还可以提高档案管理工作的效率并减少错误率，对我国企业、事业单位档案管理工作具有重要的意义。从当前的情况来看，应用传统的档案管理方法已不能满足时代发展的要求，并且还会对档案的发展造成不利影响。所以，相关部门有必要对档案管理模式进行不断整改和创新，并将信息化技术应用在档案管理中，以保障管理工作的效率和工作质量。

参考文献：

[1]洪树琼.基于管理信息化背景的档案管理者素质提高分析[J].大众文艺，2017（23）：247-248.

[2]陈兴龙.关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智，2018（23）：219.

[3]朱少禹.信息化背景下加强高校档案管理的对策探析[J].办公室业务，2018（15）：110.

[4]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（S1）：148.