档案管理工作中的常见难点和对策

档案管理工作中的常见难点和对策

莫桀葳

（广东东莞，523000）

摘要：档案管理是企事业单位管理工作的重要内容，在当前自动化发展模式下传统档案管理工作方式已不适应时代发展的要求，需进行创新改进和优化措施。本文先对现阶段档案管理工作的难点与问题进行分析，并在此基础上就如何加强档案管理，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：档案管理；常见问题；难点；对策；研究

档案管理工作中包含很多的内容，尤其是事业单位档案管理过程中应当加强档案管理，这样才能吸引更多人才，为单位发展服务。企事业单位为了能够有效提高员工工作效率，应当加强档案管理，并将其作为重点工作来抓，通过优化和实施档案管理机制来促进企事业单位的可持续发展。

一、档案管理常见问题及其难点

近年来随着社会经济的快速发展，虽然企事业单位整体发展水平有所提升，但是档案管理工作依然有很大的提升空间，实践中存在着很多的问题与工作难点，具体表现在以下几个方面。

1、对档案工作的作用认知度不够

在企事业单位档案管理过程中，部分管理人员和工作人员并未真正地意识到档案的价值和重要性，以致于档案管理工作效率较低。比如，对于企事业单位的部分工作人员而言，由于缺乏思想重视，日常档案管理工作中只是将档案管理简单地视为信息、资料的录制，未能深入挖掘档案潜在的价值，因此档案的作用和价值也就难以发挥出来。实践中可以看到，因工作人员未能切实准确地认识到档案工作的意义和内涵，在日常工作中仅仅将做好岗位职责作为标准，比如档案资料的分类归档以及整理保存等，更多时保证档案资料的安全性、规范性，而利用层面比较欠缺。

2、档案管理模式有待改进

现阶段国内为数不少的企事业单位在档案管理工作中因管理模式陈旧，缺乏创新和改进而导致档案管理效率不高。究其原因，主要是因为档案管理人员的自身素质和业务技能有限，未能准确掌握档案管理内容，也没有科学高效地收集档案信息并对其进行开发利用等，严重制约了我国企事业单位档案管理工作的全面开展。同时，工作人员自身缺乏管理意识和能力，未能严格按照规制和流程对档案资料进行管理，最终导致档案工作无序化，档案管理难见成效。总之，企事业单位没有从根本上改变以往的档案管理方式和方法是最大发展桎梏，其中不乏一些工作人员身兼数职，管理模式的陈旧是制约档案管理工作全面开展的主要因素，同时也是档案管理水平提升的难点。

二、加强档案管理的有效措施

基于以上对现阶段国内企事业单位档案管理工作中存在的问题以及难点分析，笔者认为要想加强档案管理，提高档案管理工作效率和水平，应当严格落实好以下几个方面的事项。

1、从思想上重视起来，正确审视和定位档案工作

在当前企事业单位档案管理工作实践中，为了能够有效提高档案管理工作效率，转变传统的思想观念时关键。实践中应当正确审视和定位企事业单位档案工作的意义，并在此基础上归纳总结传统档案管理模式的缺陷与弊端，制定切实可行的档案管理目标，从而为档案管理模式的创新与改进、提高档案的应用价值等，提供有力的指导。同时，在企事业单位内部还应当自上而下进行创新，从意识创新和思想观念的转变入手，做好档案信息的整理、收集以及保存工作，从而为档案管理创造基础。在档案管理工作中应当严格落实责任机制，对各部门和工作人员的责任予以明确划分，配合开展档案管理工作，即将档案管理工作放在重要位置。

2、建立健全档案管理工作机制，加强信息化建设

为提高档案管理质量及其效率，建立完善的档案管理机制至关重要，实践中应当结合企事业单位的发展状况制定切实可行的档案管理机制。在此过程中，还应当建立与之配套的约束机制，并且全面落实监督管理工作，有效提高企事业单位的形象。同时还要结合实际情况制定有效的奖惩制度，对表现突出者给予奖励；对于违反制度的工作人员应当对其进行处罚，实践中，通过奖惩机制的实施来全面提升工作员工的积极主动性，以此来促进档案工作的有序开展。实践中还应当加强档案管理工作的信息化建设，充分利用现代科技手段，比如先进的计算机技术对档案资料进行信息化管理与利用。基于计算机等技术的应用，快速提高档案资料分类、归档以及调取和开发利用，这有利于档案管理工作效率的提升；利用计算机加密技术，可在一定程度上确保企事业单档案资料的安全可靠性，而且能够减少工作量和提高管理效率。企事业单位在长期的发展过程中会积累很多的档案资料，若采用传统的档案管理模式和方法在管理难度必然增大，而且也无法有效发挥档案的价值，更无法有效转化为主体发展优势。基于此，笔者认为应当加强档案管理工作的信息化建设，充分利用多种先进的信息化技术手段来实现档案资料一体化管理与利用；将传统的纸质档案进行数字化处理，并根据本单位的实际情况建立档案数据库，基于网络技术进行档案资料的线上传输，一方面可以减少人力资源投入量，另一方面也使得管理工作更加的方便快捷，服务更加的高效。

3、深入挖掘档案资料的价值，充分利用档案资源

档案管理工作的主要内容并非只是进行资料的整理与归档，更重要的是要有效的利用档案资料。为此，实践中应当不断宣传推广，尤其是领导层应当正确认知档案工作的价值和意义，促进档案工作有序进行。档案管理工作非常的庞杂，实践中应当基于细致规范对档案进行有效处理，对不良问题进行全面汇总和数据化处理，这有利于提高档案利用的可视化。在档案管理工作中，应当给予人力、物力和技术等多方面的支撑。在企事业单位档案管理实践中，应当加强日常工作汇报处理，充分发挥自身价值和作用，明确档案管理进程，对其进行规范化以及标准化管理。档案管理工作与其他类型的工作有较大的差异，其最显著的一个特点就是工作的联系性较强，各部门之间应当加强合作和联系。档案管理工作中，各部门应当建立信息交流系统，在各部门间积极搭建桥梁，并且降低部门门槛，从而使各部门之间加强合作以及相互协作，这有利于降低档案馆资料管理难度。针对档案管理人员私人化错误等方面的问题，应当统一管理和设定网络监控体系，强化监督管理，将每一步工作都纳入到监控体系之中，以此来提高工作实效性。

4、做好人力资源的有效调配工作

企事业单位人力资源调配工作至关重要，同时也是档案管理工作迎接新时代和自我提升的有效途径与手段，特别是针对那些技术能力差、年级相对较大以及表现不积极的管理人员，应当进行准确统计并进行资源优化调配。第一，针对档案管理性质优化调配，并且按照各工作人员的擅长领域进行部门人员调配。比如，擅长数据信息处理以及采纳的部门人员，应当适当调至能够发挥其作用的部门或者岗位。第二，根据管理人员的年龄以及健康状况和工作意愿等适当裁员，对各部门进行适当精简。比如，裁掉身体差、高龄工作人员，对工作懒惰以及表现不佳的档案管理人员应当进行合理调配。第三，根据管理人才需求，招收专业技能较强的人员。比如，计算机信息人才以及数据处理才等，应当做好做到引“活水”以及技术带动企事业单位发展。引进先进人才，充当引导者，积极传播档案管理新知识、新技能。

结束语：

总而言之，档案管理是企事业单位工作的重点，实践中应当针对问题和难点进行思路、模式的优化与改进，加强档案管理工作的制度化以及规范化和现代化建设，这样才能提高档案管理效率，才能实现档案资料的价值。

参考文献：

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[2]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报，2016，13（24）：128-128.

[3]程菲.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].经济管理：文摘版，2017（1）：00105-00105.