企业档案管理工作模式转变之探究

企业档案管理工作模式转变之探究

杨美莉

（大唐西安热电厂陕西省西安市710302）

摘要：档案管理作为企业单位内部管理的核心内容，具有一定的证据价值和参考价值。因此，必须做好档案管理工作。随着我国档案管理现代化的发展，档案管理日趋复杂。同时，对档案管理的规范化提出了更高的要求。为了更好地适应当前新形势的要求，规范档案管理工作流程是一项极其重要的任务。做好档案管理工作，有利于提高工作质量和效率，为提高企业综合竞争力打下坚实基础。

关键词：档案管理；工作内容；模式转变

引言

信息技术的快速发展必然推动社会的进步和加快转型。信息技术无处不在，影响着人们的生活方式和行为。为了适应信息时代，档案管理必须实现自身的创新，加快传统档案管理的转型，注重档案管理的现实意义。通过对新形势下档案管理创新的研究与分析，确保档案管理能够实现可持续发展的根本目标。

1企业档案管理模式转变的意义

1.1适应时代发展

创新是一个国家发展的不竭动力，企业也是如此。信息化是时代发展的主流，因此要积极引入先进技术，不断改变工作模式，大大提高档案管理的效率和质量，为决策提供科学合理依据，从而制定出科学合理的发展规划。企业日常中面临的经营活动是非常繁杂的，要对其进行有效整理才能得出有价值的信息，对未来发展做出准确的预测，减少不确定因素的影响。在传统模式下，人力工作方式会出现很多失误，影响到最终结果的正确性，甚至出现资料损坏、丢失的情况，采用计算机技术可以建立档案管理系统，随时随地查找需要的信息，让管理变得更加方便快捷。

1.2企业发展的动力

随着科学技术的发展，档案管理方式也发生了变化，应适应企业发展的需要。一是管理人员通过对历史数据进行分析，可以了解企业在发展运营中的情况，能够作出正确决策，带来更多的经济效益。二是准确展示企业经营成果，为各方面合作提供科学数据，保证生产活动的正常开展，减少不利因素的干扰。档案管理部门要对服务机制进行创新，不断拓展社会服务功能，才能发挥出更大的作用。譬如档案可以掌握每个人员的资料，从而实现人力资源最优化配置，避免浪费。可见档案管理对企业管理、运营发展等各方面都会发挥作用，所以要树立起全局意识，从整体上提高档案管理的质量和水平。

2档案管理工作中存在的问题

2.1对档案管理工作不够重视

档案管理工作涉及的内容较多，具有一定的复杂性，这就对档案管理人员提出了更高的要求。然而当前部分单位不注重档案管理工作的开展，没有意识到档案管理规范化的重要性，在日常工作中不仅没有相匹配的制度来规范和约束档案管理工作，也没有较为先进的档案管理方法，导致档案管理工作中存在很多隐患，无法适应新形势下档案管理工作的要求，直接影响了档案管理工作的质量和效率。

2.2企业档案管理人才队伍落后

一是企业档案人员不足。为了降低人力成本，某些企业会采取措施减少档案管理人员的数量；也有的单位档案管理没有专门的管理人员，或者必要时调离其他岗位，造成档案管理人员不稳定。其次，部分档案管理人员对所从事的档案管理工作认识不到位，缺乏对工作应有的积极性和积极性，缺乏专业技术知识，不愿意深入学习档案管理的理论知识，导致对档案管理工作的思想认识落后。第三，许多企业档案管理人员将工作内容仍然停留在对档案的简单收集、整理和分类中，长期的按部就班工作和对档案管理的错误认识，使档案管理人员觉得工作繁琐、毫无意义，使他们在工作中缺乏积极性和创新性，因而也轻视了档案工作。

3档案管理体制转变策略

3.1加强档案管理梯队建设，提高团队素养

要注重档案管理人员能力的提高，使其更好地开展档案管理工作。档案管理人员是开展档案管理工作的主体，因此只有提高档案管理人员的能力，才能逐步实现档案管理工作的规范化。想要提高档案管理人员的能力，重点需要做好以下几方面工作：一是要明确对档案管理人员的管理机制和方法，并加强对档案管理人员的监督，使档案管理人员能够在规范的制度下开展档案管理工作。二是要注重对档案管理工作人员的培训工作，使员工在培训中逐步提升自身档案管理知识和水平，同时要不断创新档案管理工作方法，切实找到适合自己的工作方法，确保档案管理工作的规范化。

3.2构建高效的信息管理系统

对企业发展过程中的一系列工作进行深入的分析，可以发现在正常工作进展过程中如果有一个良好的信息化建设体系，对企业发展能够发挥十分重要的积极作用，能够及时的防止因为信息流通不畅，给企业造成的一些不利影响。而对企业档案管理工作进行深入的分析，可以发现在以往工作发展中容易出现因为重复或遗漏的问题，所导致企业发展技术创新工作上受到影响，因此在新形势下的企业档案管理信息化建设，必须要注重技术创新工作的开展，只有在这样的基础上，才能杜绝一些根本性问题的产生，保证相关的信息化建设工作能够有序顺利展开。

3.3服务手段的创新化

在新形势下，档案管理工作必须实现服务手段的创新，确保服务手段与时俱进，不脱离时代步伐，通过强大的信息技术力量，建立档案管理服务平台。档案管理者要重视档案的上传和收集，重视电子档案管理的维护，实现档案管理的高度安全。在新的形势下，档案管理通过信息技术发生了根本性的变化。与纸质档案相比，使档案管理具有存储方便、及时性强、共享性强等优点。

3.4管理机制创新

信息安全管理主要从信息本身和人员管理两个方面进行。采用先进的科技手段，消除计算机硬件的安全隐患，保证系统的正常运行。同时，要加强对工作流程、文件信息和信息存储方式的管理，确保信息的顺利、安全、可靠运行。对于员工来说，我们应该制定管理政策，确保每个人都履行自己的职责，相互协调和合作，保持信息的顺畅流动。要经常开展相关业务培训，不断提高人员的综合素质，满足企业发展的需要。认真负责，减少差错的发生。

3.5法制化

档案管理体制的法制化道路首先是档案行政执法检查与业务指导之间要分步骤进行，档案要进行行政执法检查，这是法律上的一种强制性行为，每一个企业都需要接受检查，这是对档案负责的态度，更是对档案的保护，保障移交的顺利。档案业务指导并不是档案体制法制化的内容，这属于非强制性的行为，不是义务和责任层面的。档案的执法检查还需要以法律法规为根本依据，为企业提供技术层面的服务。档案执法检查应确定执法的程序和执法方式，并且做好行政执法管理相关通知，这样在档案的管理上就会更为突出，让管理方法和管理途径也相对完善。在依法进行档案管理的过程中还需要提供相应的服务，按照市场化规律进行。相关工作者要转变自己的工作观念，将依法管理与服务企业有效地结合在一起，牢固树立起为企业服务的理念，保障记录好企业的相关档案。

结束语

综上所述，档案管理在企业发展中具有重要意义，可以为企业的运营发展、技术改造等重要决策提供科学依据。现代化的档案管理也要紧跟时代发展的步伐，对管理模式进行创新，体现出档案的实用价值，并有利于实现企业可持续发展。

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