基于信息化的工程建筑档案管理方法探析

基于信息化的工程建筑档案管理方法探析

范国萍

河南三泰建筑设计有限公司472000

摘要：在建筑施工过程中，充分利用计算机和网络技术，建立一个方便、高效的档案管理信息化建设平台，不断大胆创新的档案管理，努力实现档案建设的动态管理，提高企业档案管理信息化建设水平，从而提高家族企业的能力、生产能力和招标综合竞争力。本文对信息化的工程建筑档案管理方法进行了分析与探讨。

关键词：建筑工程；档案管理；信息化；管理

在建筑施工管理领域，工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料，它不但包括工程项目的方案设计，各项合同和协议书，上级部门的审批文件，征地、拆迁及安置的文件，施工现场的水文地质和气象文件资料等，而且还储存建筑项目建设中主要资料，如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等；同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件。

1工程档案管理信息化的意义

1.1工程档案管理的内容发生变化

项目文件管理的主要文件和合同信息的收集和管理各方面建设的主要内容，但在信息时代，可以作为工程档案的信息非常丰富，不仅包括各种文件，包括图片和照片的施工过程。在建筑工程设计为例，项目文件管理，建筑设计是这些材料的收集和存储文件，只要分类并保存好，在信息时代，建筑工程设计，主要包括3DMax文件和档案管理文件及其他形式的图像处理需要对这些数据的存储和管理。

1.2工程档案管理的方法发生变化

在信息时代的背景下，工程档案的管理方式也发生了很大的变化。为了收集档案材料，例如，过去的工程档案中有两种收集数据的方法，一种是收集建设项目，另一种是在竣工后收集档案。前者浪费人力物力，后者容易导致信息不足。在信息时代，远程控制为工程档案提供了一种新的方法，档案管理人员在统一、详细的项目数据收集的情况下，可以节省人力物力。

1.3档案管理工作的重点转移

在信息技术的支持下，项目文件可以在此基础上进行科学分析和精确计算的数据文件可以成为决定国家和企业盈利结构的重要数据；参加施工的人员，也可以找到的信息内容，有助于他们的个人发展从工程档案。可以看出，信息时代工程档案管理的重点是将建设项目档案传递给建设项目档案，以提高档案管理服务质量。

2基于信息化的工程建筑档案管理方法

2.1完善信息化管理的规划设计

可以从设计之初着手，不断完善企业档案管理的总体规划，建立健全的管理制度，并且完善管理流程。从国家和企业的发展高度着手，以完善企业规划为重要依据，从企业建设最高度追根溯源，找到问题之源进而寻求解决之道。逐步将企业的档案信息化管理纳入企业的发展规划之中，结合当前企业档案管理的现状，制定符合实际的管理规划。以档案信息化管理现状为着眼点，重点分析规划企业档案管理建设的目标、管理系统的架构以及行动路线等，在保证档案信息化管理长期发展目标的基础上，做好发展的短期规划，使档案信息化建设有路可循，不至于盲目。

除此之外，企业要不断完善档案信息化建设的规章制度，不断优化管理流程。当前的计算机技术已经深入各行各业的发展，而信息化的最主要方面就是保证信息的标准化，但目前的管理条例几乎都是针对传统方式而言，已完全不能适应当前的档案信息化管理的要求，因此，必须深入了解信息化与档案管理之间的关系，针对具体问题修订完善管理制度，以保证档案信息化发展能够顺应科技时代的发展潮流，进而达到优化管理流程的目的，以适应档案信息化的要求。

2.2主动推进施工档案管理信息化进程

（1）拓宽档案信息化管理的思路。对于档案管理来说，其最终目的是为社会大众服务，作为施工企业的档案管理部门和档案管理人员，在始终坚持为大众服务的思想前提下，积极拓宽工作思路，改变以往的档案管理方式。以信息技术为依托，创新信息化管理方式，不仅要注重维护档案资料的完整性，对其进行精心保护，也需要加强对档案信息的利用，让更多人了解档案信息管理的内容，以最大限度地发挥档案管理的作用。近年来我国的信息技术水平不断提升，档案管理方式也发生了很大变化，以往手工式的管理逐步向现代化管理转变，并注重信息化建设，这也对档案管理人员的管理技能与专业知识提出了更大的挑战，自身要不断提升综合能力，不能够停留在传统的档案保管员水平上，要积极利用档案为企业发展服务。而加强施工档案管理的利用能够为工程质量提供有力保障，对于工程管理来说具有非常重要的意义。

（2）提高档案信息管理水平。

随着信息技术的飞速发展和电子政务的积极推进，档案管理信息化成为档案管理的未来。发展趋势。为有效提高档案管理水平，建设企业档案部门应建立企业局域网，购买光盘刻录机、计算机和扫描仪等其他软件设备，为文件管理提供有效工具。各种计算机管理软件，为进一步推进档案管理信息化建设提供了有利条件。文件管理软件的选择非常重要。一是因为电子文件是档案管理软件的工作对象，合适的档案管理软件不仅能够对电子文件进行有效的整合与开发，还能够为档案管理形成单位和社会创造效益。二是因为一般档案管理软件的安全系数都比较高，都带有密码设置、访问受限等功能，从而为电子文件信息安全提供了有效屏障。三是因为档案管理软件具有智能、便捷、高效、全面等多种优点，能够大大提高档案管理信息化建设的效率。

2.3加大对工程建筑档案管理人员的培训力度

档案管理人员为重要的参与和执行者，因此，实现全面质量和人事档案管理工作的技术水平和工作的关系，档案管理是科学的，全面的，和工人的能力与科学技术的发展。改进传统的管理模式和技术人员已无法满足需求，因此，相关的工作，必须与员工的培训和教育力度的加强，使其继续满足档案管理的实际需要，档案管理人员要从自身认识到信息的重要性，在日常工作中继续锻炼，并丰富他们的工作能力和综合素质，提高他们的档案信息管理工作的价值，同时，相关管理部门应加强对档案管理的科学意识，提高人员的操作和应用计算机的能力，保证了信息化建设电子档案管理。

2.4确保原始数据的采集与归档

信息化建设项目档案管理建设，必须存储的信息和相关资料的收集和归档，首先是相关数据的收集，通过计算机输入数据到相关的信息，信息、土壤及相关数据的收集和存储在这样的计算机数据文件，可以避免信息发生的损伤情况，后存储在很大程度上，这些信息需要根据相关的内容进行分类，便于查找信息相关的人员，提高整体管理效率，更好地实现信息化建设。

2.5强化信息化管理的安全意识

科技信息的迅速发展，不但能给工程建筑档案管理更多的管理途径，而且能大幅度提高我国工程建筑档案信息化的管理效率，实现现代化管理。但是日新月异的信息化发展，也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会，工程建筑档案信息化存在不安定的因素，档案管理单位不重视档案保密工作等，都将会导致档案外泄，给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失，不利于建筑行业的稳定、健康发展。因此，相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中，将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理，运用计算机操作技术，提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起。另外，在工程建筑档案管理信息化建设中，还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度，使工程建筑档案管理更加科学合理。

总之，工程档案管理在信息化时代有了新的发展空间和发展任务，只要企业档案管理部门在档案管理系统建设中考虑到信息管理的有效性和员工的职业技能，工程档案就一定能够为建筑施工单位提供科学的档案资料，成为单位发展的动力之一。

参考文献：

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