浅谈电力企业档案信息电子化管理

浅谈电力企业档案信息电子化管理

陈婷红

（身份账号：35052119820524XXXX福建泉州362000）

摘要：伴随经济改革的纵深演进，信息化对于企业发展而言扮演着越来越重要的角色，电力企业的档案管理工作也应努力提升自身信息化水平。通过本文对电力企业信息化内容的论述,为同行实现企业档案现代化管理提供了借鉴。

关键词：电力企业；档案信息；电子化管理

1电力企业档案信息化管理的重要性

1.1档案信息化管理是电力企业工作的重点。档案作为一个庞大的信息库,主要是将各种信息资源储存于繁多的单堆资料中。它是一种原生的信息资源,要实现其自身的价值,必须要进行一系列的整合。档案信息化管理是电力企业工作的重点,为企业的效益的产生发挥着不可磨灭的作用。因此,必须要充分利用档案的信息化管理优势,发挥其作用,从而为整个电力企业的长期发展提供有力的支持。

1.2档案信息化管理是整个档案集成管理的基础。档案信息化管理是在知识平台的基础上,将相关文件和管理中的图像、文字、声音以及时间等各种信息的集成起来,使各个类别的信息得到整理和汇总。这样才能使各个不同功能的部门和环节,克服时间和空间以及不同环境等的障碍,来实现信息的自由流通。

2电力企业信息化档案的功能

信息化为电力企业档案管理带来了极大的便利性与实用性，具体而言，这种功能化的作用体现在如下几个方面。

2.1信息化贯穿于电力企业档案的形成与销毁的整个过程，并能够对相关的档案文件提供有效的事情控制，如文档归类、编辑归档目录等。目前，国家对于档案管理的信息化系统也有着较为严格的要求，规定信息化档案不仅应具备传统档案管理的相关职能，而且也应含有对多种不同类型档案的管理功能，尤其是对虚拟档案的管理功能。信息化的档案在收集档案资料、归类档案资料及编制档案资料的过程中都应致力于将档案信息进行数据化处理，并编制图片、录音、图像等相关文件，对档案资料进行记录。实际上，编制图像及声音的功能也是信息化档案的主要功能之一，也是信息技术运用的主要体现，而这种编制方法不仅能够保障档案管理的形象化，而且可以提升档案管理的工作效率。

2.2信息化能够确保电力企业的整个档案管理历程趋于数字化。信息化的档案管理实质上与实际操作中的档案管理有着紧密的联系，在对实体档案资料的归档之后，也会对应着电子化档案的归档，这种连接是一种无缝连接，从而保证了对实体档案的信息化管理，从而可以提升管理的效率，也能够防止档案的遗失。另外，在电力企业的总部也往往会专门组建总的虚拟档案馆，并建构联系多家电力企业的档案网络，从而确保不同部门能够快速获取相应的档案信息，为相关经营操作提供指导。

3现状及问题分析

3.1信息共享程度低，信息孤岛，重复劳动严重。我所各管理部门之间的信息不能互通、互用、互联，形成了信息孤岛；各种信息资源无法有效共享和交互，利用率低，重复维护信息率高，一致性和完整性难以保证，且未形成客户档案多角度、多层次统一管理的信息化平台。

3.2档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案建设工作，缺乏完善的档案管理责任分工，例如在日常档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。

3.3目前，电网公司客户档案信息化法规、标准建设一直滞后于行业整体水平，包括档案综合管理系统、电子文件归档与管理规范、电子公文归档管理暂行办法、电子文件储存机制、档案数字化标准、依据、数据的储存、管理方式、档案信息安全在内的规范多次调整，没有统一标准的现状制约着档案信息化建设的发展

4档案信息电子化发展及对策

4.1建立健全档案规范管理体制机制

制定电子文件管理方面的制度规范。制定电子文件管理规章制度体系框架。制定完善电子文件管理标准化工作指南，实施电子文件术语、格式、标识、封装、设备等基础共性标准。

（1）是保障电子文件的真实性

无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

（2）是保障电子文件的完整性

确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

（3）是保障电子文件的有效性

必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

4.2建立电子档案信息管理云平台

逐步建立电子档案管理云平台，通过移动互联、云计算、大数据等新兴技术，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛开发与利用。各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到到档案部门，档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计；另一方面，档案部门可以通过网站，将允许公开的电子档案信息随时发布，用户能够随时获取档案信息，最大限度地发挥档案的作用。

4.3加强电子化档案信息的安全保密工作

制定电力行业电子文件资源目录，实行电子文件分级分类管理。建立电子文件资源安全保护制度，避免重要电子文件流失、失控和被非法持有。强化电子文件形成、办理、传输、归档、保存、利用、销毁等环节的安全保护。。首先，电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的数据库。第二，要建立不同级别的网络分段，对特定网络的服务采取访问控制手段，通常把内部用户设置在受限网段，内外分离以减少被外部攻击的机率。第三，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四，要不断完善管理制度，实行专机专甩，专人管理，确保涉密计算机的唯一性。

4.4推进档案信息电子化的关键是人才

人的因素在社会发展过程中一直占据主导地位，在实现档案信息电子化的过程中也不例外，先进的设备也需要具备相应技术力量的人来操作，推动档案信息电子化的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理，既要懂得计算机技术，又要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术，才能为加快实现档案信息电子化建设提供充足的技术支持。

4.5促进电子文件共享利用

推动电子文件资源中心或数字档案室建设，加强电子文件资源统一收集和汇聚整合。统筹制定电子文件共享交换标准规范，促进电子文件跨部门跨地区共享共用。综合运用云计算、大数据、智能分析等信息技术，深化电子文件资源融合利用，为企业决策、应急管理和公众服务等提供有力支撑。

5结语

综上所述，当下的信息时代，档案工作者研究和掌握好电子档案的特点，最大限度地控制其安全隐患，制定科学的技术方案、严格的管理制度及合理的工作模式，可以有效利用电子档案的优势，使电子档案能够安全可靠可持续地在社会生活中发挥作用，更好地造福于人类。

参考文献：

[1]林兵：《电力企业档案信息化建设的探讨》，《中国新技术新产品》，2009年第16期.

[2]吴佳宜：《电力企业档案信息化运行管理探讨》，《中国集体经济》，2011年第36期.