企业数字档案馆模式研究

企业数字档案馆模式研究

于汇升

黑龙江省延寿县档案局黑龙江哈尔滨150700

摘要：一直以来，对于企业来说，档案文件都是企业发展作为重要的核心资源，只有管理好档案文件才能够促进企业知识创新以及管理制度创新。建立企业数字档案馆，实现企业档案信息资源的数字化，传递网络化和利用的共享化对于促进企业提高经济效益、增强竞争力和实现跨越式发展具有十分重要的意义。

关键词：企业；数字档案馆；模式研究

引言

2012年，在中国联通“一个集团一副面孔”应用建设理念的指引下，最大化实现档案信息共享、信息资源的高效利用，中国联通构建了一整套适用于大型央企的数字档案馆标准规范体系。在建设过程中，结合了以中国联通为代表的大型中央企业的业务特点，形成了相应的标准规范，对整体工作进行把控，将档案工作融入前端业务系统，实现了档案工作的“四个融合”，即业务融合、规范融合、信息融合和资源融合，发挥对企业业务的核心支持作用，改变“重保管、轻利用”现状，盘活了档案信息资源，使之成为企业知识与宝贵经验的整合者和传播者，为集团档案工作知识管理奠定了坚实的基础。

1企业数字档案馆模式研究的原因

1.1数字档案馆（室）建设是提升档案现代化管理水平的重要核心工作

根据国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，在“十二五”期间我国档案信息化建设开始实施并获得了长足发展，初步建成了以局域网、行业专网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。在“十三五”期间，将全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平将明显提升。主要任务之一是持续推进数字档案馆建设，开展企业示范数字档案馆建设，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆，适时启动国家级电子（数字）档案馆系统项目建设。因此，数字档案馆（室）建设将是未来一段时期提升档案现代化管理水平的重要核心工作。

1.2数字档案馆（室）建设是推进机电兵船行业数字档案馆（室）建设的需要

为学习军工行业和地方综合档案馆在数字档案馆建设方面的先进经验，向中国机械电子兵器船舶工业档案学会（以下简称学会）会员单位提供数字档案馆建设方面的参考依据，以更好地推进机械、电子、兵器、船舶四大行业数字档案馆（室）示范点建设，根据学会2017年工作要点，5月17～19日，由学会秘书长詹群带队，中国二重集团公司档案馆馆长童志敏，电子科技大学档案馆馆长饶永，中船重工技术档案馆馆长助理、信息中心主任祝云飞，及中国兵器工业档案馆曹俊卿以及中船重工709所程科一行六人，前往中国航空工业集团公司611所、四川省档案馆、成都电子科技大学，对开展数字档案馆总体规划、建设现状、管理体制、运行机制、困难与对策等内容进行专题调研，并召开会议研讨数字档案馆（室）建设的思路、规划，对学会会员单位推进数字档案馆（室）建设提出了建议和意见。

2数字档案馆模型及其系统功能

2.1基于物联网的数字档案馆模型

物联网的关键技术就是RFID技术，即能够在一定的距离内，通过识读器读取物品电子标签上的数据并进行相应的处理。该技术大大减少了数据录入和存储过程中人工干预的成分。此外，WSN是由多个传感器节点组成的通过无线通信形成的网络系统，它拥有极强大的感知能力和处理被感知区域内对象信息的能力。这些电子标签每隔一段时间就会把采集到的数据通过无线通信技术发送到RFID识读器，经过处理后的数据发送至档案管理中心，存储进在线数据库，方便用户查看。

2.2系统功能介绍

（1）快速查找、准确定位。通过每一份纸质档案上的电子标签，档案管理人员就能够对档案架上的档案及时地复盘扫描，查看每份档案的状态，对比档案信息管理系统的档案有关信息，从而能及时发现档案丢失或未更新等问题，利用现代化的科技手段确保档案管理工作的高效率。（2）实时监控。该系统除了智能化的档案管理外，它的安全防护性能极高，可利用每个传感器上的每个节点的感知能力，对档案实体周围的温度、光线信息进行传感，当档案实体的温度湿度环境不合适时，传感器节点会自动向该区域管理节点发送提醒信息。此举措有助于预防档案实体因环境的不适带来的风险。传感器节点连同视频监控系统共同对档案实体实时监控，如果档案实体未经授权出库，库房的探测器就能及时检测并触发自动报警，管理平台通过手机向档案管理人员发送短信以便于管理人员及时了解库房动态。（3）信息互通。基于物联网的数字档案馆能够实现每个档案实体的信息互通。物联网环境下的档案管理，其互联性发挥着关键作用，所谓物联网，就是实现物与物的联系，在强大的感知能力和控制力作用下，每个应用对象在获取感知信息后，还能相互传递信息，物联网让这种智能化的信息处理能力有机联系成一个整体，在数字馆的构成中，必将丰富档案实体内容，产生大量的辅助信息，信息的交换和共享减少了人工干预的成分，更加体现档案管理的数字化、智能化。

3数字档案馆模式的优势

3.1智能化数据采集

物联网环境下的数据采集通常采用的是RFID技术，它是集编码、识别、载体、通信于一体的综合性技术。区别于一般的数字档案馆用计算机录入档案数据，

此项技术的读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。基于物联网的数字档案馆拥有智能化处理信息的能力，有效解决档案编目流程繁琐低效，整理时间长的问题。

3.2实物档案定位跟踪，安全性高

RFID标签上的详细全面信息，确保了档案馆的工作人员提前控制实物档案的数量，预知实物档案的完整信息。在实物档案入库时，在库房布置多个RFID读写设备，档案馆工作人员及时获取实物档案的位置、存放地点，明确档案的保存状况。RFID实时跟踪实体档案的入库与出库，记录档案使用者的相关情况。定位和跟踪功能不仅有效加强了对实体档案的保护力度，而且也规范了实体档案的使用方式。其他的数字档案馆的重点在于档案信息的存储与保护，一旦实体档案离开档案室，无法对档案的移动情况进行实时监控，物联网的无线通信技术和信息保护技术保证了档案管理的安全性。

4结束语

总之，数字档案馆建设不是一朝一夕的事，后续还需要有持续不断的人力和物力的投入。数字档案馆建成后，要把它真正用起来，做到能用、好用、管用，实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化，让数字档案馆真正参与到企业的科研、生产和管理中去，进入到全价值链体系化精益管理的各环节，让信息技术给档案部门乃至企业的整个信息化带来真正的变革，提升企业的管理能力。

参考文献：

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[2]杨茜雅.行业性全国数字档案馆的建构——以中国联通为例［J］.中国档案，2014（11）.

[3]陶水龙.电子档案元数据分开管理研究［J］.中国档案，2014（9）.

[4]周刚，苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2016（2）.

[5]陈超，梁兴建，邱玲.基于RFID物联网的档案管理系统设计与实现[J].四川理工学院学报（自然科学版），2011（12）.