对档案大数据关键环节的认识

对档案大数据关键环节的认识

王琳

青岛市城市建设档案馆山东省青岛市266071

摘要：档案大数据管理的关键在于提高数据信息质量，优化配置结构化数据与非结构化数据，实现图文、文本、图片与图像信息的优化使用。通过档案大数据技术可以满足关联性数据信息使用需要，还有助于提高数据处理能力，降低数据处理的风险。大数据技术还可以提高数据信息处理工作的速度。

关键词：大数据；档案管理；技术分析

一、档案大数据管理的基本认识

1.档案大数据概念

档案大数据主要指的是在涉及巨量资料的数据信息，通过应用软件进行数据信息撷取与管理的方法。结构化数据与半结构化数据应用会消耗更多的时间成本。大数据技术的价值在于提高数据信息处理的效率，对有较高应用价值的数据信息进行专业化的处理，大数据技术更好的提高数据加工能力，进一步实现了数据信息的增值，档案大数据管理可以体现数据管理的增值价值，丰富了数据使用的方法和手段，满足多类型数据的使用需要，符合各类机构的数据信息的使用需要，满足不同行业与不同部门的数据使用需求。在海量数据中提高数据处理的精准性，大数据技术可以提高档案的应用价值，做到了对档案的广泛获取，并且可以智能化的实现数据分析与检索使用，可以提高档案数据信息处理的快捷性。

2.档案大数据产生

档案大数据来源于各业务部门业务系统的数据流转，可以直接的将业务数据转换为档案数据。档案部门还可以通过录入、填写、搜集归类的方式实现数据处理，具有及时、广泛与高质量处理数据的能力。运用智能的业务系统可以提高数据处置的有效性，并且可以实时的实现数据处置，达到数据信息有效输送的目标。不同业务部门可以优化档案运转体系，促进业务系统的会对性运行，达到优化档案门类，完善信息体系，形成档案数据类别目标。档案部门采用档案收集系统，可以达到人工化档案管理的目标，从而将实体档案有效的转化为数字化的档案。目前较为常见的档案数据收藏方式是通过数字技术对传统的纸质档案信息进行数字化处理，例如运用扫描、拍照等方法。应当充分的挖掘大数据的源头，把握大数据信息的类别，优化数据信息的分类特点，达到快速进行档案数据处理的目标。提高档案数据处理的广阔性，有助于提升档案数据处理的整体质量，实现数据信息的有效存储归类，更好地优化数据结构。

3.档案大数据的存储

档案大数存储主要依靠数据库技术，传统的数据库技术无法应对海量数据信息带来的挑战，还要从存储层面重视数据信息的存储工作，形成完善的数据存储管理体系，着力提高数据信息的增加规模与速度，实现数据信息的充分共享，更好的满足全社会对海量数据信息的应用需要。数据存储还要应对数据结构复杂的问题，在现有结构化数据存储的基础上实现数据信息的多样化管理。为了更好的解决数据存储的问题，还要优化数据框架，完美的解决数据存储的现实问题。实现不同类型数据的有效归类。首先，必须做到有足够的空间可以存储海量的数据信息，大数据技术更好的推动了云存储技术的发展，数据信息可以实现扩散性的存储，分布式的存储系统更好的满足海量数据的存储需要。其次，数据存储需要应对非结构化的数据类型。应当对结构松散和无结构的数据进行有效的管理，可以运用存储引擎提高数据运转的整体质量。第三，还要建立多存储引擎，强调形成数据存储的连接机制，完善数据信息的存储机制，构建数据存储的连接器，使得非结构化的数据可以有效处理，达到提高数据处理质量，优化数据存储分析的敏捷性，更好的满足现实数据管理需要，实现高效、优质数据管理目标。

3.档案大数据的应用

现代档案数据信息管理强调优化统计方式，注重提高档案数据信息处理方法，在海量档案信息挖掘的基础上提高数据分析的质量。文件数据信息的挖掘主要包括机器学习、数理统计、实现文本信息的抽取，达到优化文本分类，实现文本数据压缩，提高信息访问与应用的整体水平。还要在扩大搜索范围的基础上优化数据管理方式，形成数据信息的分类存储与管理机制，提高数据综合检索工作效率。首先，应当提高语义检索水平，提供优质的数据信息的检索模式。其次，能够直接的对视频、音频内容进行检索，提高信息的自动识别水平，达到优化视频处理分析能力的目标。第三，采用档案智能化管理方法，优化数据信息的智能化分析能力，提高数据的整编工作效率，可以根据档案的文献的情况进行分类，这样才能提高数据信息处理的精准度，达到多维动态分类，更好的优化数据平台构架。应当提高数据采集与智能处理工作的水平，实现多类型数据的分析采集，进一步优化非结构化数据信息与多媒体信息的分析水平，做到在应用平台上提高数据挖掘与搜索的能力，进一步提高数据信息的研编工作能力。

二、大数据时代档案管理的问题

1.缺乏大数据思维

大数据时代档案管理的主要问题在于缺乏正确的档案管理工作思维，传统的档案管理方式严重的影响档案管理工作的质量，各行业未能加大档案数据资源的融合力度，不能形成统一的档案数据信息管理体系，无法在有效的档案传递机制下提高档案管理的质量。一些部门还拥有传统的档案管理思维，不能在大数据理念下体现档案数据的服务价值，对来自互联网的档案数据信息重视不足。当前仍有部分单位存在着重视数据信息和不重视数据信息利用的问题。

2.缺乏专业技术人才

当前缺乏专业的档案管理人员，现有的档案管理人才能数据的处理能力较弱，大数据时代缺乏正确的档案管理工作方式，不少档案管理人员未能认识到大数据对当前及未来档案管理工作的影响。档案管理者不熟悉大数据环境下的档案管理业务知识，不懂得运用云技术提高档案管理工作的水平。一些档案管理人员对档案工作的认识不足，管理理念落后，未能适应新时代档案管理需要。

3.档案数据安全风险大

大数据环境不仅带来了海量的数据信息，而且也带来了一定的数据信息运行风险。大数据时代面临着新的档案安全隐患。大数据提高档案资源的整理力度，当前档案的应用价值越来越大，但是档案容易遭受到黑客的攻击，档案数据信息容易受到窃取，大数据时代资源共享的与利用价值不断提高，同时也增加了档案数据信息泄露的隐患。档案在多维空间下存在着新的安全风险。

三、大数据时代档案管理工作建议

1.完善档案管理工作体系

大数据时代应当完善档案管理工作体系，创新档案管理工作的思维，注重在大数据理念下提高档案管理的总体质量，档案管理工作的思维模式，进一步提高档案数据信息的收藏与管理工作整体质量，真正的挖掘档案资源的实用价值，一方面提高档案数据信息的整理工作力度，为档案服务对象提供丰富的资源。另一方面还要建立大规模的档案数据库，加大档案数据信息利用的整体效率，只有发现档案数据信息使用方面的问题，形成完善的档案管理工作体系，才能更好的挖掘档案的价值，依据档案信息提高决策水平，满足新时代档案管理工作的现实需要。还要引进和培训专业的档案管理技术人员，促进档案管理技术人员不断进行技术更新，依靠优质的档案管理团队提高档案管理质量，更好的发挥出档案大数据技术的实用价值。

2.提高档案安全管理水平

为了更好的解决档案管理的弊端，发挥档案大数据技术的价值，更好的满足新时代档案的使用需要，还要降低大数环境中的档案风险，还要建立完善的档案管理工作规章，明确档案管理工作方式方法，在标准化的管理理念下提高档案管理的整体水平。首先，重点优化档案管理监督程序，创新档案管理工作模式，形成综合性的档案管理审批制度，保证档案管理工作的质量。其次，还要加大档案管理技术投入力度，不断更新档案管理技术手段，有效的防止数据信息泄露的问题。第三，建立档案纠错机制，加大数据信息的备份水平，提高档案管理的检查力度，在第三方监督机制下促进档案大数据管理工作的顺利实施，解决档案管理的现实问题。

结论：

大数据技术在档案管理中有重要的应用价值，应当完善档案管理工作体系，明确档案管理工作的目标，根据时代发展需要创新档案管理工作方式，解决好大数据时代档案管理工作问题，在系统化与科学化的理念下提高档案管理工作的效率，形成完善的档案数据信息的运转与共享机制。

【参考文献】

[1]王春英.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案，2016(02).

[2]丁国勇.大数据时代对档案工作影响及应对策略研究[J].兰台世界,2014(6).