推进事业单位文书档案规范化管理的策略探讨刘敏敏V

推进事业单位文书档案规范化管理的策略探讨刘敏敏V

刘敏敏

连云港市通榆河北延送水工程管理处江苏222000

摘要：事业单位文书档案是事业单位档案的重要组成部分，规范化、标准化的档案管理工作，是每一个档案管理工作者的方向和目标。本文针对当前在事业单位档案管理方面存在的一些问题和不足之处进行深入的研究与分析，阐述了事业单位文书档案的规范化管理措施，以期提高事业单位文书档案管理工作的效率和质量。

关键词：事业单位；文书档案；规范化管理

在当前的社会发展形势下，科学技术的飞速发展给人们生活带来了极大的改变和质量提升，同时也促进了传统工作方式的提档升级。在文书档案管理工作中，传统的管理方式逐渐暴露出了诸多缺陷和弊端，这些问题成为制约文书档案管理工作质量提升的重要障碍。在这种背景下，深入分析和研究文书档案管理工作中存在的主要问题，并针对这些问题提出可操作性的解决对策，对于文书档案管理工作的发展具有十分重要的意义。

一、事业单位文书档案管理存在的问题

事业单位是承担某些社会事务管理或社会公益服务的组织和机构，是保障国家政治、经济、科技、文化等各项事业健康发展的社会支持系统。在事业单位的工作和发展过程中，形成了大量的文书档案。规范、高效地管理这些文书档案，对于提升事业单位档案管理效能至关重要。尽管在各级领导的大力支持和广大档案管理工作者的不懈努力下，事业单位文书档案管理取得了长足的进步，但其中存在的诸多问题依然不容忽视。

（一）立卷归档意识有待增强

立卷归档是事业单位文书档案管理工作的重要一环，但在实际工作中，部分工作人员的立卷归档意识薄弱，工作比较被动，在收集文书档案材料的过程中仅仅依靠档案人员的催促和索要才移交，未能主动移交相关材料，造成归档不及时的现象时有发生。

（二）规章制度有待完善

从当前工作来看，事业单位的文书档案材料较多且杂乱，管理工作体系不明，需要明确管理规章制度，以指导工作的有序开展。然而，当前事业单位的文书档案管理规章制度多是针对整体文书档案管理而言，缺乏结合部门实际工作的完善的文书档案管理规章制度，且规章制度的执行也不够到位，责任难以落实到人，致使材料不齐全、管理混乱、资料重复收集等问题时有发生，迫切需要进行管理制度的完善，实现规范化管理。

（三）信息化建设有待强化

目前，虽然部分事业单位的文书档案管理工作已初步实现了电子化存储，配置了相应的档案信息化管理系统，但是文书档案的信息化录入还不够及时，容易造成文书档案材料的遗漏，也不利于电子档案的及时修改与共享利用。

（四）管理人员素质有待提升

在当前的文书档案管理工作中，由于近年来对行业门槛的限制程度越来越高，所以具有档案管理上岗证的工作人员越来越多，但是这其中的许多人却不具备档案管理的相关知识，对于文书档案工作依然采用原有的工作模式，这些人员在专业素质方面存在明显的欠缺和不足，大大影响了文书档案管理工作的整体质量。

二、文书档案规范化管理的概念和原则

事业单位的文书档案一般包括各年度工作要点、工作总结、人员任免文件、人员工资文件、人员和单位奖惩文件、行政会议记录、业务统计报表等记录单位各项事业发展进程的文字、声像资料和实物，对这些文书档案的规范管理，就要按照《档案法》、《机关事业单位档案管理条例》和《电子公文归档管理暂行办法》等档案管理法规，结合本单位文书档案管理的实际情况，制定和完善文书档案管理制度，配备具有一定专业素养的管理人员，创造符合档案存储、利用需要的管理条件，采取富有创新性和实用性的管理手段，切实发挥文书档案资源在各项事业发展中的信息服务作用。从管理学的角度看，文书档案规范化管理应符合以下的原则：

一是实用性。无论是管理思想还是管理措施，都应符合客观需要，具有广泛的实用价值。

二是安全性。力求档案资料不受损，保证文书档案信息的真实完整；严防档案的被盗和失密，维护文书档案的政治安全。

三是超前性。文书档案管理不仅要符合档案管理的一般性规范，还要顺应社会政治、经济、科技、文化的发展趋势，用超前的意识指导文书档案管理。

四是创新性。学习和吸收先进的管理思想，掌握先进的管理和应用技术，在文书档案管理思想和管理手段上大胆创新，开创文书档案管理的新局面。

三、事业单位文书档案的规范化管理措施

（一）增强立卷归档意识，确保齐全完整

要想做好事业单位文书档案管理工作，需先增强各工作人员的档立卷归档意识，及时进行文书档案材料的移交归档。事业单位应加强文书档案重要性的宣传，通过各部门会议落实文书资料的收集工作，每个部门可指派专人负责文书档案材料的收集整理，以保证文书资料的完整性、准确性，并及时将收集到的材料移交至档案管理部门，协助档案人员做好文书档案材料的收集归档工作。而档案管理部门也应利用工作会议、汇报等机会时刻提醒档案管理人员重视文书档案管理工作，认真做好文书档案资料的交接、分类、归档、存储等各项工作，并做好材料审核，根据档案内容和价值分门别类地进行归档保存，为文书档案的管理打好基础。

（二）健全规章制度，实施规范化管理

健全的规章制度是保证各项工作顺利开展的前提，这对于事业单位文书档案管理工作而言同样重要。为确保文书档案管理工作的实效性，事业单位档案管理部门应根据自身实际情况制定切实可行的文书档案管理规章制度，以完善的规章制度为工作准则，指导档案管理人员有序地开展工作。具体而言，文书档案管理规章制度的制定和完善应以《国家行政机关公文处理办法》和《档案法》等为依据，在此基础上针对文书档案材料的收集、鉴定、归档、销毁、保密、借阅等各项工作皆出台相应的规章制度或工作手册，做到各项工作有章可循、有据可依。同时，还应制定与档案人员工作相挂钩的绩效考核制度，强化责任到人，切实保障文书档案管理工作的高效开展。

（三）创新文书档案管理的方式和手段

在现代信息技术日新月异的大背景下，传统的档案管理模式已远远不能满足社会发展的要求。事业单位文书档案管理必须紧跟时代的步伐，在管理方式和管理手段上积极运用计算机技术和数字档案管理技术。通过文书档案的数字化转化、完善档案全文数据库、设置档案电子目录、建立单位官方网站、开通档案远程查询系统等技术措施，提高文书档案信息整理、开发、推介、利用的系统性，营造出以网络信息技术为载体的宽口径、多角度、跨时空文书档案管理新格局。在减轻档案管理人员工作强度和工作压力的同时，确保文书档案归档、存储、查询和利用的便捷高效。

（四）重视队伍建设，提升管理人员素质

在文书档案管理工作中，有关单位应该进行严格把控，对工作人员专业素质进行考核，并且在条件允许的情况下，加大资金投入力度，重点招聘一些具有较高专业素质的工作人员，以提升档案管理人员的整体质量。除此之外，单位应该针对现有的工作人员，及时从外界聘请有关方面的权威专家学者，开展一些相关的专业培训，培训的内容重点集中在文书和档案管理工作方面，这样能够起到有效提升工作人员专业素质的作用。单位内部也可以定期或者不定期地组织业务知识考核，考核的重点也应该主要针对文书和档案管理工作知识，这样可以起到督促工作人员学习的作用，对于提升整体管理工作质量也具有较为明显的作用。

总之，事业单位档案管理需要满足可持续发展的条件，在此基础上，将记录历史、传承文明、服务当下、造福未来的档案管理理念和目标落到实处。在档案管理规范化的进程中推行专业化的人才培养和建设能够从根本上优化档案管理方式的规范性。

参考文献：

[1]陈秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案，2018（03）

[2]李永艳.新时期事业单位文书档案管理工作现状及措施[J].办公室业务，2018（08）

[3]何丽芬.如何做好事业单位文书档案管理工作[J].传播力研究，2018，2（07）

[4]张玉梅.事业单位文书档案的规范化管理探究[J].办公室业务，2018（04）