将不同类型的企业数据电子化的优势分析

将不同类型的企业数据电子化的优势分析

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一、背景

在数字化、信息化的时代下，数据的价值已经被广泛地认可和接受。无论是对于个人还是各类组织机构，数据的统计及管理都成为了一项重要的课题。因此，企业拥抱电子化，拥抱数据化是很必然的。本文将关注企业在生产、经营过程中所可能遇到的一些数据，以及如何将纸质档案转换为电子化数据的潜在方案。

二、数据来源

本文梳理企业可能遇到的数据以及如何电子化的建议。接下来的部分将会分析将这一系列的数据电子化能带给企业的优势。

1.内部数据：（1）行政数据。企业在生产经营中会产生大量的行政数据，包括员工的职位变动，请假工作流，报销工作流，员工打卡时间记录，等等。这些数据单独来看的作用相对有限，譬如员工打卡时间可以被人事部门使用，但是把它们整合在一起，并且和其他的数据相结合，就可以帮助企业来分析员工的工作状态与效果来制订和优化现行的人事管理策略。对于这部分数据来说，电子化还是很有必要的。将传统的纸质请假表、纸质报销表、纸质打卡等全部改为电子化的表单。（2）会计数据。会计相关的数据往往是企业的核心数据。对于非上市企业来说，资产的变动、现金流量的变动会直接关乎到企业的经营健康度。对于上市企业来说，会计相关的表格会直接影响到投资人的策略。对于这一部分的数据来说，已有相关法律法规规定，基本都已实现电子化。可是制表的过程依旧存在可以优化的地方。（3）员工人事数据。这个部分的人事数据特指企事业员工的人事档案。对于人事档案来说，电子化能提供的好处主要有三点：第一，人事档案电子化可以帮助企业将人事档案与其他数据相结合从而提供更多的更有价值的分析数据。第二，人事档案电子化可以帮助企业追踪人事档案的变化。虽然企业可以通过设立档案变更表之类的政策或流程来追踪人事档案的变化，但是电子化可以帮助企业更好地追踪档案的变化。追踪保存历史数据通常是一种保险措施。在很多时候历史数据的帮助并不大，但是为了少数需要用到历史数据的时刻，企业也应该尽可能地保存完善的历史数据。第三，人事档案电子化可以帮助企业更好地保护人事档案。纸质档案的一大弊端是不易保存及不易备份。人事档案电子化可以在这方面提供更好的支持。首先，电子档案容易被备份，容错率也高。其次，电子档案抗风险的能力要远强于纸质档案。（4）销售数据。企业的本质是创造利润。在企业经营中，利润来源于收入减成本。想要产生收入，企业需要销售服务或商品。对于传统制造业，企业的利润主要来源于制成品的销售。对于服务行业来说，企业的利润主要来源于咨询服务包括会计咨询、法律咨询、商务咨询等。对于金融服务行业，企业的利润主要来源于金融产品的销售与金融相关的服务费。正因如此，企业应当更加重视如何将销售记录电子化。除了前文所述的电子化的好处外，对销售收入进行实时、直观的数据分析可以极大地帮助企业来了解自己的现行业务。对自己现行业务的分析可以帮助改善现行业务，也可以用来帮助规划未来的业务。（5）项目数据。项目数据也是企业日常经营中非常重要的一组数据。对于中小型企业来说，项目可能不会那么重要，但是对于大型的企事业单位来说，P3M（PROJECT,PROGRAM,PORTFOLIOMANAGEMENT）是非常重要的一个组成部分。项目经理常常会独立负责一个或多个项目。这些项目可以是预算数十万的小项目，也可以是预算数千万至数亿元的大项目。对于企业的战略决策层来说，监控项目按计划地推进是很重要的。项目能否按期在预算内完成也是对项目经理的一种很好的考核手段。对于单一项目来说，将项目数据电子化可以帮助企业高层实时追踪项目的进展。对于整体而言，将项目数据电子化可以帮助企业对企业自身有一个更好的全局认识。

2.外部数据。外部数据电子化对于企事业单位来说，更多的意味着电子化的收集、管理和分析。这与对内部数据的电子化策略会有不同。（1）网络评价。除了企业内部产生的数据之外，还有很多的外部数据一样可以影响到企业的经营管理。网络评价是其中非常重要的一种。在这里，网络评价指的是外部的利益相关者譬如客户对于公司产品或者服务的评价。企业可以设立适当的观察机制来收集相关的网络评价数据。对于自身公司的评价和名声都需要关注。如果评价发生异常变动，企业应当找到发生异常变动的原因并加以分析。往往终端用户的评价会直接影响到其他潜在客户对产品或服务的购买决策。网络评价电子化是一项比较复杂的任务，其中涉及到数据的追踪与收集，所以企业可以考虑降低此项任务的优先级。（2）市场数据。大部分企业能接触到的市场数据通常都是处理过的，已经是电子化的。市场数据往往能直观地反映出来市场的热度。企业需要遵守市场规律，紧随市场数据。对于企业来说，这部分会对企业自身的发展有影响，但是企业自身能做的并不多。

纸质档案电子化是非常重要也非常有必要的。对于企业来说，需要电子化，有必要电子化的数据是广泛存在在企业内部的和外部的。本文逐项分析了各种数据源的电子化可行性。对于企业来说，电子化是必然的，只是时间与方法的问题。如何电子化，在何时电子化是一项重要的课题，而且根据企业的类型、企业的性质也会有不一样的结论。

参考文献

[1]胡小群赵凯信息化在企业人力资源管理中的应用［J］.中国科技博览，2009，（6），197。

[2]庄明来我国财务会计信息化理论研究的回顾与思考［J］.会计之友(下旬刊)，2009，9，8-11。