档案数字化管理体系的构建研究

档案数字化管理体系的构建研究

曾春艳

重庆建峰工业集团有限公司重庆408601

摘要：信息技术和现代科技的快速发展，使得档案数字化管理成为了档案发展的新趋势。随着档案数字化的发展，档案管理的效率在不断的提高，但同时档案数字化的出现对档案管理提出了新的要求。本文在结合档案数字化管理的优势和现有问题基础上，对档案数字化管理体系进行研究，旨在提高数字化档案管理体系的构建水平。

关键词：档案管理；数字化管理；档案数字化

引言

当前，档案数字化管理是档案工作的必然要求，是信息化发展的必然结果，是提高档案管理水平的有效方式。档案数字化管理已经成为档案发展的新趋势，因此亟需充分使用数字化技术对档案进行数字化建设，促进档案信息的有效整合和开放，提高档案利用率，以便更好地为社会服务、服务民生。

1数字化档案管理

档案的数字化管理体系是一种集信息技术、高科技技术与档案管理于一体的现代技术。数字化档案管理是将传统的纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，在运用高级存储管理技术将图片和索引字段储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网和国际互联网，最终实现“数字化档案“管理网络的新兴的档案管理技术。

2档案数字化管理的优势

2.1优化档案归档管理程序

在信息技术时代信息量高速增长档案管理工作任务量日益繁重，由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通，因此能够及时的将这些档案管理归档保存，以大幅提高档案归集整理效率。此外通过数字化的档案管理体系，可以通过信息网络进行档案资料的及时传递进而实现档案资料的远程归档管理。

2.2降低档案管理成本

传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档，这种粗放的档案管理模式所耗费的档案管理办公费用是巨大的，随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器，有效地节约了档案管理费用与占地空间，因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本提高档案管理经济效益。

2.3优化档案资料的检索查询

数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后，档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时，由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台，因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外档案资料管理数字化可以实现检索的智能化档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展，有助于提高档案资料的利用水平。

2.4有助于档案资料的及时更新

数字化的档案管理体系实施档案资料的归集整理效率大大提高，而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理，因此能够优化档案资料信息系的工作程序各种档案资料可以及时上传至数据库，因而可以大幅提高档案资料的时效性。

3数字化档案管理体系建设的制约问题

3.1缺乏重视与专业知识

数字化的管理是一种先进创新的管理模式，在档案管理运用中仍然处于初级的阶段。但是目前在我国档案管理的过程中，绝大多数单位都没有给予应有的关注。同时，目前我国档案行业在构建数字化管理体系的过程中还存在着知识的缺乏，不能给予体系的构建积极的指导、科学的指引，档案管理工作人员管理业务知识理论基础不足，对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差，制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。

3.2软、硬件体系建设水平落后

开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持，但由于部分单位的档案管理经费投入不足，计算机配置数量不足、机房建设水平落后，网络设备缺乏，造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓；其次在软件系统设施的建设上，对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严，档案数字化管理系统软件功能不全，数据资料检索查阅困难，造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。

3.3数字化档案管理系统

软件与办公软件兼容性差由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容，在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题，电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。

3.4网络安全性能较低

结合实际可以看出，目前我国档案管理工作在推进数字化的过程中存在着安全无法得到保障的情况，制约了档案管理的整体水平。这是因为在互联网发展的过程中，其安全性能本身就是一个值得关注的命题。但是档案管理工作的网络安全一直就是一个制约因素，对数字化管理体系的构建带来了消极负面的影响。此外由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。

4档案数字化管理体系建设策略

4.1提高重视程度促进专业知识的传播

在推进档案数字化管理体系构建的过程中，应给予积极的重视与关注，通过定期化、常态化的推进方式，将体系构建过程中的成败、经验进行总结分析，查缺数字化体系中的缺陷并且加以改进[1]。另外，在思想上给予重视的同时还应该注重专业知识的传播，让档案管理过程中每一个岗位与部门的工作人员能够学习、接受数字化专业知识，为数字化管理体系的构建打下坚实的基础。

4.2数字化权属档案

数字化权属档案要建立在高效目录管理体系的基础上，在建立高效目录管理体系中，需要将分类编目、归档、划分密级工作做好。除此之外，还要生成具体的档案目录表，在档案目录表中，可以快速的搜索档案，从而确保数字化权属档案的顺利开展。系统权限是档案保密的关键环节，将电子目录作为检索查阅的唯一通道，以便结合系统的服务对象，生成不同类别的报表，便于档案管理工作人员快速作出决策判断[2]。同时，要确定建档范围的文件材料，再次是开通档案管理的局域网和互联网，实现档案管理的数字化，以打破以往信息公布利用时间和空间的限制，提高档案的共享程度。

4.3完善科怡档案系统的应用

尽管科怡软件在使用当中极为方便，而且有利于档案管理工作效率的提升。然而，在软件的使用之前与使用过程当中，仍然需要注意一些问题。比如，在使用之前，要求进行相关设置。软件安装后，第一次使用以前应进行全宗设置。即输入全宗号和全宗名称；若是有变动的情况，可在系统维护选项中全宗管理栏完成编辑修改；设置结束后，通过传统档案分类的模式把档案编织成树形结构列表，同时，每一大类序列号都要一致，便于日后查询。另外，还需要标明子档案的类别名称，做好数据备份工作，并且严格遵守保密原则。

结束语

总之，数字化管理体系的构建能够提高档案资源的利用效率，对于档案管理水平的提高具有重要意义。档案管理部门应该充分认识到数字化管理体系建设的必要性，提高档案数字化管理意识，明确档案数字化管理体系建设的要点，进而优化档案管理流程的优化确保档案信息的安全，完整推动档案管理工作水平的不断提高。

参考文献：

[1]宋金凤.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].赤子（上中旬），2017（05）：164.

[2]陆伟华.基建项目档案数字化管理体系建设探讨[J].城建档案，2016（07）：21-22.

[3]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化，2015，18（01）：206.