基层法院档案管理工作的问题与对策分析

基层法院档案管理工作的问题与对策分析

江舫

高邮市人民法院江苏省225600

摘要：基层人民法院档案是审判、执行和其他各项工作的记录，也是进行地方审判、执行活动的重要佐证。文章主要就基层法院档案管理工作中的问题和对策展开相关探讨。

关键词：基层法院；档案管理；问题；对策

法院档案是审判工作和其他各项工作的记录，也是法院司法政务工作的重要组成部分，担负着服务审判、服务社会的重要职能。近年来，随着各类诉讼案件数量的增加以及法院制度建设的提升，各地基层法院档案的拥有量和使用量日益增多；同时，随着信息技术的迅速发展，基层法院的各类电子档案材料也日渐增多，这些都对基层法院档案管理工作也提出了更高要求。因而，做好基层法院档案管理工作对强化法院制度建设，提高法院的管理水平具有重要的现实意义。

一、基层法院档案管理存在的主要问题

（一）档案基数增速迅猛

近年来，随着经济不断发展和城市规划调整，各种纠纷纷至沓来，与日俱增的档案数量与基层法院有限设施形成鲜明对比。

（二）档案管理人才奇缺

基层法院档案管理部门管理人员常年维持在1—2人，部分法院多年为1人管理且非档案管理专业人才，档案管理专业知识和实操技能不足，是限制管理人员最大限度发挥作用的绊脚石。档案管理人员实际职数与最高人民法院与国家档案局共同印发的《人民法院档案工作规定》第11条“以保管档案一万卷设专职档案工作人员一人为基数，每超过二万卷增配一人”的标准相差甚远。

（三）档案管理制度不规范

很多基层法院都制订了相应的档案管理制度，但这些制度大都是“挂在墙上”或“存在电脑里”，各类管理措施依然存在落实难问题。比如，在档案借阅过程中，存在借阅登记不规范的现象；归还过程中，存在未办理注销手续的现象；在归档管理中，存在重诉讼轻文书档案的现象，行政文书档案发展滞后，归档流程、职责不明确，在文件的收集、立卷、归档制度上方式陈旧。

（四）档案管理信息化程度较低

随着互联网技术在档案管理工作中大规模应用，它在为档案管理工作提供极大便利的同时，也对法院档案的安全管理工作造成了极大的威胁。相较于传统的纸质化档案，电子档案在互联网背景下的保密难度加大，很多涉密的档案极有可能通过互联网泄露出去。然而，基层法院档案管理人员一般只是具备一些基本的计算机操作技能，对信息技术，特别是网络安全技术所知无几，这为电子档案的安全管理工作留下了极大的安全隐患。

（五）档案利用动态不足

基层法院档案部门直接与当事人、公安机关、检察机关、律师等群体接触紧密，且存在多种利用途径，也可以从诉讼档案认知一个区域不同时期在社会经济、文化、民主、法治等方面的面貌，但多数基层法院档案管理“静态化”，归档后束之高阁，仅仅提供查阅档案一项业务，编研、开发等工作相对滞后，极大减损了档案利用价值。

二、强化基层法院档案管理的建议

（一）定期摸底，防止胀库

结合《人民法院诉讼档案管理办法》和《档案法》相关规定，定期对在库档案卷宗进行摸底，做到心中有台账，心中有数目。与地方档案管理部门形成联动机制，对已经超过保管时限的卷宗，通过档案价值评估小组评估后，移交地方档案管理部门管理，有效防止档案胀库，降低高增长的诉讼档案总量对基层法院档案管理造成的冲击度。

（二）更新档案管理工作理念

在实践中，法院档案不只包括纸质档案，还包括实物档案与声像档案。实物类档案具有性质不同、品种繁多等特点。此外，在不适当的环境下，声像档案易损易丢失，且可能导致不可逆转的严重后果。基于此，法院档案管理工作对管理人员的综合能力与综合素质有比较高的要求。在这种形势下，院领导应该在现有发展基础上，提高对档案工作的思想认识，拓宽视野，充分意识到档案建设对法院事业创新与发展的重要性，切实把档案工作提到战略的高度来思考。同时，要想提升档案人员的综合素质，法院就需要邀请上级档案局的有关领导具体指导，组织工作人员积极参与上级法院、档案局组织的业务培训，并学习先进单位的经验，通过这一系列举措来寻找差距、拓宽思路、开阔眼界。此外，法院需要从实践层面加大对内勤、各部门书记员、特别是档案管理网络联络员工作的重视程度，定期组织轮岗培训，提高管理人员的全局意识与业务水平。需要注意的是，相对于传统管理模式，管理人员大多是在做计算机的初级工作，法院有必要通过内部与外部培训的结合，优化现代化管理的技术手段应用水平，打造出职业技能水平相对较高的新型档案管理专业人才。最后，法院应该适当地加强档案管理人员的薪资水平，提高档案管理工作人员的责任意识与积极性。

（三）加强档案管理工作信息化水平

首先，积极推行档案管理的数字化和信息化工作。基层法院可通过数字化电子扫描技术，将法院审判和业务活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式，以电子文档的形式实现网上资源整理、查询和共享，提升档案管理工作的信息化水平。其次，实现资源整合与互联。基层法院应在参与上级法院的诉讼电子档案资源互联互通的基础上，积极推进与当地检察系统、公安系统等进行多级互联，实现诉讼电子档案的有效整合和共建共享，强化档案信息利用的广度和深度，开展电子档案数据集中管理、统计分析和编研。

（四）强化档案管理的保密工作

首先，强化“技防”水平，加强计算机及网络安全建设。基层法院应严格落实最高院提出的业务网、互联网和其他网物理隔离的要求，将现有的业务网、互联网等独立布线，并对接入终端严格管理，专机专用；大力构建电子档案安全保障系统，该系统需包括职能赋权与管理、攻击预警与防护、系统响应与恢复等功能，并积极应用防火墙、入侵检测、身份认证等安全措施，确保档案管理系统的信息安全。其次，加强“人防”水平，提升档案管理的保密教育水平。加大保密宣传教育，增强法院工作人员的保密意识；健全档案安全管理工作制度，并严抓制度落实，杜绝任何与涉密工作无关U盘、移动硬盘交叉使用；不定期对涉密计算机和局域网进行检查，确保计算机信息的安全；对归档的卷宗定期进行评查，发现问题及时纠正，确保档案管理的保密工作落在实处。

（五）增强档案工作的基础设施建设

法院档案记录了法院诉讼活动的全过程。对于档案管理人员综合素质的培训是提高档案管理技术的有效措施。需要注意得是，为提高档案管理水平，法院在抓好软件建设的同时，还需要采取措施优化档案管理工作环境，严格按照标准要求配置设施，注重硬件设施的达标，创造良好的物质条件。法院档案管理信息化工作的展开应该由上级带动下级，逐步开展信息化管理细化工作。需要注意得是，数据库的建设要结合法院运作的实际情况，以更好地为当地法院服务，增加当地法院管理水平与综合竞争力。同时，法院有必要加大对档案管理信息化设备的资金投入，引进现代化的管理软件，提供给管理人员现代化的工作环境，进而促进精细化现代化管理目标的实现，也推动法院的现代化改革进程。

现阶段，我国法院对档案管理的重视程度已经大大提升，法院档案不仅是法院研究的重要原始资料也是国家的可贵知识资源。在现阶段的社会大环境下，改善法院档案管理的硬件设施、完善档案管理信息化建设、增强我国法院的档案管理水平等是保障法院长远发展的有效措施。总之，法院应采取一系列科学合理的应对办法，准确把握新形势下档案管理工作的难点和要点，以便提高档案管理工作效率。

参考文献：

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[2]蹇文鼎.关于加强法院诉讼档案信息化建设的思考[N].人民法院报，2017-06-21

[3]范振霞.人民法院诉讼档案数字化管理之我见[J].决策探索（下半月），2017（05）