档案管理基础工作与档案管理现代化黄晶

档案管理基础工作与档案管理现代化黄晶

黄晶

连云港市铁路建设办公室江苏省连云港市222000

摘要：随着信息时代的到来，中国目前的档案管理工作须转向信息和数字化。数据库管理是现代档案管理的一个重要组成部分。管理基础数据工作将有助于提高档案管理的总体水平，从而推动档案管理现代化进程。该文章阐述了从事档案管理基础工作方面存在的问题，并讨论了加强基础工作的措施，以促进档案管理的现代化，并促进档案的健康发展。

关键词：基础工作；档案管理；现代化：前提

档案主要记录各种类型的信息，如人类文明、重要的实践活动和科学研究成果，它们具有非常重要的价值，是促进社会进步和发展的重要动力。随着社会的发展，越来越多的关于档案的信息增加了管理人员的困难。在信息时代，为了使档案管理现代化，我们必须加强实际工作的基础工作，提高其管理水平，并应用各种先进的信息技术来实现其目标，并促进档案的健康。从这个角度看，基础工作在档案管理工作中占有非常重要的地位。

一、当前档案管理基础工作实施的现状及问题

从中国档案的现状来看，收集的档案信息数量多，时间长的特点。大多数都使用封闭的管理方法，即加强档案收藏，不要丢失文件。然而，我们需要注意的是，在档案管理过程中，管理人员使用不同的规范来管理档案，这导致了各种各样的问题。主要表现在以下方面：管理过程中档案信息的数量没有标准化的特征，没有目录编号，多卷的现象，管理人员在准备标题过程中没有标准化。标题编写内容不相符的内容，从而不利于管理人员的后续管理。大多数卷案没有目录，当信息技术应用时，用户不能信息搜索存档。在这种情况卜，这些问题在很大程度上阻碍了档案部门的发展，这迫使管理者采取最有效的措施来解决问题，以提高档案的管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

（一）档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对馆藏信息的全面审查是档案管理标准化的主要任务。目前，大多数档案在信息管理过程中没有记录，许多知识档案是复杂和混乱的，这不利于管理人员的管理。对于已经过期或未使用的文件，我们可以提高档案信息管理的有效性。

（二）案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

档案中，大多数档案内容太厚和相对好坏参半，这就要求管理人员对其合并和收集档案，其中有密切关联文件相组合，还要求管理人员负责确保在案卷的标准化。由于文件的重新组织，不仅可以改进档案管理级别，还可以改进档案的利用率，并使档案管理的现代化和自动化更容易。

（三）对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理领域，计算机技术和网络技术的应用使用户能够检索有关文件的信息，并满足用户的需要，严格遵守国家规定。然后将一套完整的分类规则严格按照这条规则进行分类，并将数据库信息的分类号统一起来，从而促进档案管理的规范化和标准化，并达到所需的管理结果。

（四）规范题名保证检索查准率

该档案的分类号保证了搜索的查全率，而标题的准确性可以保证搜索的准确性。然而，仅仅确保查全率是不够的，还需要同时进行登记，以便在登记时将标题标准化。所有申请批准的文件都写了“请求”，而那些不需要批准的文件就会写“报告”，因此可以区分每个文档在研究中的实质性作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1.在档案管理的所有方面，计算机数据的编制是一个主要的项目，收集文件的工作就尤为重要。如果没有一套标准化的程序和工作方法，计算机就不能使用，因为数据的准备不足，甚至直接影响到档案管理工作的现代化进程。

2.在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中，只要掌握了以下重点，便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

3.分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的，是为了提高档案的利用率。综合档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

4.分级次著录，省时省力。在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一，或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理，不但能将揭示档案的主题内容和特征，而且可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

5.分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”“案件”等，则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

6.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效，同时，存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇“关键词”进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、推进档案管理基础工作向现代化迈进

为了更好地开发档案管理的基础，需要充分应用现代技术，以提高数据库管理工作的效率，特别是在档案管理研究中。关键词搜索、索引等都是快速而简单的。此外，在某种程度上，促进档案管理的基本工作的现代化，可以避免某些人的错误，并增加存档信息的准确性。随着技术的现代化，档案信息在不同的地区被分割，档案逐渐被计算机化。

五、加强对档案管理基础工作的管理监督力度

有效的数据库管理工作的发展必须加强对档案管理的监督，明确每个人员的具体责任，负责监督记录的管理，并定期对档案工作人员的工作进行检查。此外，还需要改进档案管理流程，制定专门针对于档案工作的操作流程，并要求档案工作人员按照特定的流程执行档案管理任务。

六、提升档案管理人员的业务能力和服务意识

对档案管理人员的定期培训能够提高档案人员的业务能力，提升档案人员的服务意识，从而使档案管理人员能够组织和归档文件，确保档案的完整性和准确性。无论是档案整理归档工作还是档案查阅利用都必须改善档案管理人员的服务精神，同时，在信息时代的推广工作中，档案管理工作可以在网上进行，为档案服务提供便利，并确保服务的质量，从而有效部署管理工作。

参考文献：

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