浅议工程资料编制与管理黄莉丽

浅议工程资料编制与管理黄莉丽

黄莉丽

广西建工集团第二建筑工程有限责任公司广西南宁530000

摘要：随着社会经济的迅速发展，相关工程的建设也在不断的加快。然而，在工程建设的过程中，相关人员对其工程资料的编制和管理也需要不断的加强，这在一定程度上不仅会有利于工程的施工和建设，同时也会对后期工程的开展产生重要的影响。因此，加强工程资料的编制和管理至关重要。本文意在从工程资料的编制与管理的现状出发，重点分析工程资料编制与管理的措施，进而提高工程的质量和发展。

关键词：工程资料；编制与管理；措施

0引言

工程资料，是既包括作为工程造价以及工程施工的计划、施工的步骤等，也包括对于施工所要达到的目标以及后续的相关操作等的资料，将这些资料以书面或电子等形式有步骤、有计划，分层次的进行保存和记录。众所周知，工程资料的编写与管理对整个工程的进展以及后续工作的进行具有十分重要的积极作用。因此需要相关人员和部门各司其职、各尽其责，将相关的工程资料的编制和管理落到实处，保证其时效性。

1相关管理人员必须恪尽职守，将自己的本职工作做到实处

工程资料的记录必须本着实事求是的原则，真实可靠的记录工程施工的各种数据。工程资料应该是真实反映施工的目的、计划、具体施工全过程的材料档案和数据，必须是对工程施工质量和进度等各方面的真实写照。一旦其中任何一个环节出现偏差，后果则不堪设想。因此，这就对工程资料的整理和记录人员提出了更高的要求，以确保相关资料的及时准确和相应的实效性。

工程质量的好坏及其进度的快慢与工程相应的技术水平具有直接的关系。而作为公司的相关技术的负责人员，也是公司承建项目资料的第一责任人，对于工程资料的编制和管理具有直接的责任。因此，其必须履行好自己的职责。比如对于施工的计划，过程以及相关施工的图纸、审批的相关材料，甚至是在施工的过程中材料和技术的使用，相关的公司技术人员都应该进行督促，确保其各个相应部门上报出符合该工程施工的真实资料。与此同时，各项目部的外发文件、外发文件的相应审批工作以及相关人员外出培训学习的相关资料也需要公司技术人员进行及时准确的记录。公司技术负责人作为工程施工的重要和关键人员，必须在工程施工时将各项工作落到实处，并且对相关的各项资料进行及时准确的记录，这不仅对于工程的顺利完工具有重要的指导意义，同时对于工程施工的后续工作的开展也具有极其重要的参考价值。

作为工程项目的其他人员，也必须要各尽其职。主管经营的副总经理是工程施工的重要人物，对于工程的施工资料的编制和管理也具有十分重要的积极作用。在进行工程资料的编制和管理时，必须要切实履行好作为经营副总经理的职责，在负责领导、督促各承建项目的计量支付、变更索赔以及相应的竣工计算时必须保证数据的及时准确，同时还要做好与其它商务资料的相关衔接和协调工作以及对内合同文件的管理工作。而作为资料的副总经理是公司承建项目的直接责任人，是负责组织统筹指导和督办项目资料编制和管理的人员，也需要为项目工程资料的编制和管理履行自己的职责。比如在协助总工程师培训公司资料员、技术人员以及施工人员等进行工程资料的编制和管理、建档、保管公司以及承建项目的技术文件等。作为资料的副总经理也需要进行积极的参与，对相关的资料进行编制和管理。项目部的相关人员，作为项目的直接参与和施工的组织者，对于相关的项目资料掌握的更加及时和准确，因此其工作落实是否到位会对该项目工程资料的编制和管理产生重要影响。作为项目部的相关人员，必须及时做好项目工程的资料的编制与管理的组织、指导和检查工作，并且要对编制的竣工图以及相关的工程总结进行及时的整理，以确保工程资料在编制和管理上尽可能的完善。当然，做任何工作都需要有认真的态度做保证，因此更需要相关人员以认真严谨的态度对待工程资料的编制和管理，确保工程施工资料的万无一失。

2逐渐完善和健全相应的工程资料编制和管理的流程

工程资料编制和管理流程的健全和完善在很大程度上会影响工程资料编制和管理水平的高低。建立健全和完善工程资料编制和管理的流程至关重要。

在进行工程资料的编制和管理时，组建资料工作室是最基础的条件。这既需要有相对稳定的地点，也需要有较高素质的专业人才。在设立和组建的资料工作室是专门供资料员进行办公和相关的工程资料保管使用；如果是较大的工程和项目，还需要设立专门的档案室，用于其重大项目工程资料的保管，以此也可以将其与普通的工程资料相区别。无论是档案室还是资料室都必须严格按照相关的标准来设置，符合资料编制和管理的要求。与此同时，对于其人员素质的要求也比较高。对于从事工程资料编制和保管的人员，必须能够胜任相关的工作，能够根据相关的项目类型、规模以及工期等进行分类，并对其资料进行合理有序的编制和管理。对于资料室以及档案室在工作时，也必须按照一定的规章制度来运行，例如资料室的规章管理制度可以由工程项目的总工程师、资料的总负责人等尽心起草，并报告公司进行审批，以此来具体规范工程资料的编制和管理。

在对工程资料进行具体的编制和管理时还需要细化编制和管理的各个环节。首先，在对工程资料进行编制和管理时必须要进行前期资料的整理。前期文件的整理主要包括对招标文件、投标文件、中标通知书、工程合同文件以及中标以来的来往信函等进行搜集和整理，在进行前期文件的搜集和整理时必须要保证相关的文件的全面准确，以保证其具有重要的参考价值。其次，在对工程资料进行分类时，还需要相关的单位和部门进行具体的操作，实行分类分项的进行编制。分类分项进行编制主要就是指根据不同的工程分类和工程的不同项目要求对相关的资料进行分类，与此同时还必须要与相关行业的项目施工质量标准或项目业主的要求等进行划分。通过分类分项的对工程资料进行划分，有利于使工程资料的保存更加具有条理性，也为将来的使用提供较强的参考价值。当然，在对相关的工程资料进行分类分项的过程中，还需要健全编制《工程资料编制与管理办法》。在该办法中，应该对工程的概况、组织架构、分工、职责以及工程划分，乃至资料的表格以及文件格式、编制要求以及技术标准等都要进行界定，在报告公司进行审批之后，必须严格按照相关的标准和要求进行操作。其次，对工程资料进行编制和整理时还需要建立台账、预编目与相应的组卷。在工程资料进入相应的资料室之后的一个月内，可以由资料主任负责建立资料管理台账以及竣工验收和管理台账；为了便于保管，资料主任还需要将预编制资料卷内目录和案卷目录；将其进行分类后可以分别装进不同的档案盒，对号入座。随着电子信息技术的发展，对与工程资料的电子版也应该同步的更新、归纳和整理。最后，在施工过程中也需要对工程资料进行细致的编制、搜集和管理。在进行工程资料编制和人管理的同时需要对工程资料的编制和商务资料的编制进行区分，根据不同的要求进行相对应的编制和管理。

3结语

工程资料的编制与管理作为一项艰巨而重大的任务，正在日益的引起人们的关注和重视，特别是在经济社会迅速发展的今天，工程资料的编制和整理则显得更加重要！在相关人员各司其职、各尽其责的努力下，通过建立健全工程资料的编制和管理流程，工程资料的编制和管理已经取得了重大的进步。相信，在大家的共同努力下，工程资料的编制和管理工作必然会取得更大的突破。

参考文献

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[2]李秀梅,林楠.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].城市建筑,2012(15):90-91.

[3]王文江.浅议建设工程电子档案编制的新途径[J].管理学家,2013(8).