从人才培养工作水平评估看高校档案管理工作

从人才培养工作水平评估看高校档案管理工作

◆孙瑞敏

◆孙瑞敏内蒙古建筑职业技术学院010070

摘要：文章针对档案在服务人才培养工作水平评估中呈现的一些问题,从分析档案与“评估”之间的相互作用入手,论述了做好高校档案管理工作的重要性,提出了加强高校档案管理工作的新思路。

关键词：人才培养工作水平评估高等院校档案管理

一、人才培养工作水平评估的目的意义及档案在服务人才培养工作水平评估中所暴露的问题

人才培养工作水平评估是教育部对全国高职院校加强宏观管理,以推动高职教育持续健康发展、不断提高人才培养质量的一种手段。然而,在“评估”活动实际开展中却遇到了诸多问题,其中评估资料数量不足、内容不全、质量不高、查阅不便是各受评高校普遍存在的问题。分析其原因大致有以下几方面:

1.档案管理体制不健全，制度不完善,管理分散、混乱。随着办学规模的日益扩大和教育资源的有机整合,学校占地面积扩大，校区增多，校址分散,这无形中给档案管理增加了难度；加之有些领导档案意识淡薄,“重教学、轻档案”意识严重,在档案管理的体制上、制度上、职责划分、人员配备及资金投入上均未给予足够的重视,导致档案管理体制不健全、制度不完善、职责不明确等问题,造成了实际工作中档案集中管理难、收集归档难、查找利用难的局面。

2.日常收集不完整、不齐全,整理不系统、不规范。有些高校在档案的收集、整理、分类上没有明确规定和要求,日常收集、整理及鉴定工作均由档案人员自行随意来完成,平时收集只重视红头文件,不重视各教学系部教学、科研活动的材料,在划定文件材料的保管期限上也没有严格规定和统一标准,更缺乏长远的规划和打算,这些势必造成日后查找利用难的问题。

3.管理手段落后。有些高校在档案管理上计算机及网络技术薄弱,基本上还停留在手工管理模式上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使档案信息资源难以共享,档案利用效率不高。

二、档案在人才培养工作水平评估中所起的作用及人才培养工作水平评估对高校档案管理工作产生的影响

档案是“评估”的基础。人才培养工作水平评估的主要方式是通过系统地搜集受评学校教育的主要信息,准确地了解受评学校情况,进行科学分析之后,对学校的办学水平和教育质量进行全面客观的评估。在人才培养工作水平评估指标体系中共有6个一级指标、15个二级指标、32个观测点及1个特色或创新项目,每个指标体系、每个项目都需要大量的佐证材料予以论证,而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此,完整、丰富、充实的档案资料是开展人才培养工作水平评估的基础。

1.档案是“评估”的依据。人才培养工作水平评估中,专家组对学校进行了解的信息来源主要有两方面:一是查阅由学校提供的各项指标体系的原始资料;二是通过问卷调查、听取汇报、座谈、访谈、听课等形式获取有关信息。整个评估验收只有两三天时间,专家组要在这短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识了解,主要还是依靠查阅档案信息资料,通过手中收集掌握的档案信息材料,整理归纳出系列数据材料,最后做出符合学校实际的评估结论。因此,完整、系统、真实的档案资料是“评估”专家准确合理评价估量高校人才培养质量的重要依据。

2.“评估”促进了档案管理工作。由于档案在“评估”中的作用无可替代,所以通过“评估”也容易发现档案管理工作中的不足。可以说,人才培养工作水平评估既是对高校教育教学质量的综合评估,也是对高校档案管理工作的最好检验。“评估”之后,许多亲历了“评估”现场的教职工都不无感慨地说:档案工作真是太重要了!学校各级领导对档案工作也越来越重视。于是，档案工作的地位大大提高,全员的档案意识明显增强。

三、结合人才培养工作水平评估,进一步加强高校档案管理工作,提高管理质量和水平

1.加强领导,明确责任。要进一步加强对档案工作的领导,理顺管理体制,完善管理制度,明确管理职责范围，把档案工作列入领导重要议事日程,纳入学校年度工作计划与管理目标中,并作为学校建设的一项重要任务来抓。要科学划分二级院系档案类目,明确院系档案管理职责范围,加强对院系档案工作的监督和指导,定期开展对院系档案工作的督查。

2.加强宣传和教育,提升全员档案意识。要加强档案有关法律法规的宣传和教育,强化全员建档、存档、用档意识,使全体教职员工真正认识到在日常工作及教学科研活动中形成的各类文件材料都是学校的信息资源和文化财富,必须及时完整地归档保存。

3.加强管理和利用,提高管理水平和利用效率。要建立高标准、符合“六防”要求的档案专用库房,提高计算机档案管理技术,充分利用计算机及网格技术逐步实现档案信息资源存储数字化、传递网络化、管理自动化、服务远程化以及信息资源共享和网上汇编资料的传送。

参考文献

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[2]倪慧敏敖杰男高校评估是档案工作创新契机[J].现代软科学，2006，(2)。

[3]卢清富新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济,2008，(21)。