医院科研档案管理的探索与实践

医院科研档案管理的探索与实践

郑富豪陈刚陈懋邓婧

郑富豪陈刚陈懋邓婧(福建省立医院福建福州350004)

【摘要】医院科研档案管理是医院科研管理的重要组成部分。本文从医院科研管理档案的特点、存在问题以及发展对策，为科研的进一步发展和提升提供服务。

【关键词】医院科研档案特点管理对策

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）02-0332-02

ExplorsionandPraticeofHospitialScientificResearchDocumentManagement

ZhengFuhaoChenGangChenMaoDengJing(FujianProvincialHospital,Fuzhou,Fujian,350001,China)

【Abstract】Scientificresearchdocumentsmanagementareimportantpartofhospitalscientificmanagement.Thistextanalyzedhosptitalscientificresearchdocumentsmanagementintermsofitscharacteristics,existingproblemsanditscorrespondingstrategysoastopromotescientficresarchdevelopmentandofferbetterservice.

【Keywords】HospitalscientificdocumentsCharacteristicsManagementCorrespondingstrategy

医学科研档案是指在医学科研中形成、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体并经过立卷归档的文件材料，是医学科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是医学科研单位的宝贵财富。加强对这一信息资源的管理对医院领导决策提供服务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，医院科研档案管理工作意义重大。

1医院医学科研档案的特点

1.1医学科研档案周期性长

医学科研课题的完成都要经历时间长、内容多、范围广的过程,涉及的资料相对复杂,科研档案从立项到结束都要经历一个周期性较长的时间,是科研工作者长期工作的总结。所以，医学科研档案的管理必须从立项开始,让科研人员从一开始就有档案管理的意识,可以启迪科研思路,避免和少走弯路，提高效率。

1.2医学科研档案专业性强

通常课题多数是按专业来进行科学研究的,如临床研究中:内、外、妇、儿,基础医学研究中：生化、病理、药理等专业。一般的科研活动都是在这些专业范围内分课题进行的。一个专业所完成的是某一方面的研究,或是一个完整的课题,或是某个专题的一部分,而科研档案是按各自的专业自然形成的。在医学科学研究中不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点。因此,医学科研档案的分类应体现出专业性的特征。

1.3医学科研档案载体形式丰富

医学科研档案载体形式多样化，数量大由于医学研究的复杂性，不同学科有不同的研究方法，即使是同一学科，不同科研项目所使用的技术方法也各不相同，直接记录的实验结果形式多种多样，如各种标本、玻璃切片、病历、化验单、仪器检测结果、照片、音频、视频等材料。因此，每一课题研究形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量大。

1.4医学科研档案保密性

科研技术文件资料内含的信息资源涉及到其所拥有的知识产权问题，在一定时间和范围内应当受到保护。因此，对某些有特殊价值的临床资料、疫情报告、一些原始统计数据等要根据国家保密法确定其保密等级，并正确处理好利用和保密的关系。

2医学科研档案管理存在的问题

2.1档案管理意识弱且对归档范围不熟悉

从医院层面，由于部分医院领导对科研档案重要性认识不足以及科研管理人员缺乏对其科研档案的管理意识，导致科研档案的归档、整理以及再利用等工作开展起来非常困难，科研档案质量差、科研材料收集不全现象比较频繁。科研材料的收集不全，也影响了科研档案管理工作的正常有效开展。有些科研人员在研究过程中不注重对研究记录、实验数据的统计分析、文件材料等的积累，原始记录的不完整或丢失，影响了科研成果申报；或者只关心研究成果的申报工作，而不去对申报过程中所用到的档案材料及时整理，归档，导致档案缺失或不完整。或者有些科研人员不愿归档，认为科研材料留在自己手里用起来比较方便，而且比较安全，但是随着时间的推延，这些材料没有经过系统整理，没有良好的保存环境，就容易损坏和丢失了。同时由于科研人员对档案的归档范围不熟悉，不知道那些材料是属于档案归档范围，所以在科研研究过程中，没有对相关的科研材料及时的收集，整理，保存，造成材料损坏、缺失。如缺开题报告、原始记录、实验数据、相关论文等。

2.2档案管理信息化程度较低

近年来，医院信息化建设取得了突飞猛进地发展，信息技术应用越来越广泛，但科研档案普遍存在信息化程度偏低的现象。一方面，多数医院的科研档案难以实现大范围的数字化，无法真正发挥信息技术的作用;另一方面，受传统习惯的影响，即便使用了管理软件，实际上也未真正发挥作用，极大地影响了档案信息资源快速、有效的利用。这与医院信息化水平极不相称，制约了医院科研及科研管理水平的提升。

2.3医院科研档案规范程度低

一方面是原始文件材料不够严谨、规范。如没有交代详细的科研背景;某些重要内容和技术细节记录不够完整、详实;科研数据遗漏或不准确;不同形式载体的实验结果保存不规范;仅记录阳性结果或仅保留符合主观想象的内容;数据修改随意性强;没有严格执行实验记录规范要求等。另一方面，对科研文件材料的整理加工水平也是影响档案规范化程度的重要因素之一。如材料内容重复冗余、分类不合理、立卷方法不规范、案卷装订质量欠佳等，导致档案不科学、不合理、不规范，凭证及参考价值得不到充分发挥。

2.4医院科研档案管理制度缺失

科研管理部门在制订科研计划时，还没有把科研档案管理与科研计划管理工作实行纵向紧密结合并与之同步化，没有真正地把科研档案工作纳入科研管理之中，没有完善的、切实可行的规章制度来保证科研档案的完整性，使科研档案与科研管理相脱离，给科研档案工作带来一定的难度。

3医院科研档案管理发展对策

针对以上存在的问题，提出从宏观层面和微观层面发展对策：

宏观层面地管理对策有：

A创新医院科研档案的管理模式

科研档案是科研管理的基础，它不仅是科研活动决策、计划的依据，而且是科研成果管理、上报、推广、转让的重要条件和物质基础。每一项科研成果，无不以科研档案体现出来。一项科研活动结束后，能否形成一套完整、准确、系统的科研档案，不仅要求科研人员要认真做好科研文件的形成、积累、整理和归档工作，而且更重要的是科研管理部门应按国家有关规定切实地把科研档案管理纳入科研管理制度之中，与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“同步”管理，从医院科研工作实际出发，创新课题管理模式和方法。

B加强档案收集制度建设

根据《中华人民共和国档案法》及相关规定、办法的要求，建立健全医院科研档案管理的规章制度，包括文件材料的归档范围、保管期限、档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度，并对科研档案实行统一管理，明确医院科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任。因为科研档案对科研申报有借鉴作用，能为科研工作及决策者提供重要的信息依据，因此要明确科研人员和档案管理部门各自的职责，建立健全档案工作制度，推行档案工作标准化、规范化管理。

C加强综合知识的学习与人员培训

档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理水平。高素质的档案和科技管理人员要接受过专门的档案教育，掌握扎实的档案管理知识和熟练的专业技能。根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》第五章第二十条：“科技档案人员属科技管理人员或档案专业人员，……。”，科技档案管理人员应该是复合型人才，无论其初始专业是否是档案学，都需要坚持不断的学习并掌握本专业及其相关专业的基础知识，博学多识。科研管理人员需要学习并能熟悉运用国家相关法律法规，如：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国知识产权法》、《档案法实施办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等，使得科研档案管理工作有法可依。同时医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，根据规章制度的要求，通过多形式、多途径的培训，努力提高档案人员业务素质，掌握科研档案资料分类、管理等理论知识，使他们具有过硬的业务知识。此外，医院科研人员也应该接受档案管理方面的知识培训，加强归档意识，积极配合档案管理人员做好档案归档、管理、开发和利用工作。

D推动档案管理数字化进程，实现档案管理信息化

随着信息化的不断普及，以电子文件为代表的数字化档案成为医院科研档案的主体。为进一步明确电子文件涉及范围，完善相关功能，建议医院档案管理部门引进一套功能强大且规范的科研档案管理系统软件，建立各类科研档案数据库，依靠该系统及医院内部局域网实现远程信息的录入、更新、检索、浏览、下载和传输，最终实现信息资源共享。

微观层面的管理对策有：

（1）对科研档案进行SOP管理

我们对科研档案进行并标准化管理，即SOP管理。如课题，针对课题申报、立项、课题实施管理、课题结题验收以及课题评估等各个环节涉及到的要进行的归档材料进行列出，每个阶段所要归档的材料有所不同，因此将每个阶段需要归档的材料列在一个LIST里，同时按进度将不同阶段的LIST发给课题负责人，通知他们及时做好归档工作。对科研档案进行标准化管理，有助于我们对科研档案的及时归档，同时也有利于指导科研人员进行及时归档，规范了科研档案的归档工作，同时通过明确每个阶段需要归档的材料也使得科研人员的归档工作更具操作性。

（2）课题负责人负责制

对于科研材料归档工作通常我们是实行课题负责人负责制，课题负责人从课题立项一直到课题验收结题的各个环节，所有实验记录、报告、文字材料、图片等进行收集，或者项目负责人委托课题组成员做好科研课题归档工作。对于科研课题归档不完整的负责人，我们将及时要求其按规定做好归档工作，未能归档的课题，将延迟其结题。

（3）科研档案分级分类管理

我们对科研档案实行分级分类管理。科研档案分类管理主要有科研课题管理、科研论文管理以及科研成果奖励管理，我们对不同类别用不同材料和档案柜进行储存和保管。分级管理主要是针对不同级别的立项或者获奖，不同层次的论文发表情况进行归档。例如科研课题：我们用不同颜色表示不同的课题级别。如黄色代表国家级课题立项情况，绿色代表省级课题、粉红色代表厅级。同时我们对课题归档制作了归档表，贴在档案袋的封面，有课题的名称、级别、课题起止时间、资助经费、课题立项合同书、年度执行情况、验收申请书、论文等各方面信息都在归档表中体现，对于已经归档的材料我们在上面划个√，这样我们就能及时了解该课题的档案归档情况和进度。通过分级分类管理，方便了我们对科研档案的检索和利用，提高了管理效率。

总之，医学科研档案是国家档案的重要组成部分，是国家的科学研究的宝贵财富。完整系统的科研档案不仅能反应医院科研管理水平的高低，同时能反应出医院的科研能力和医疗水平高低，更能反应出医院管理的整体素质。医学科研档案管理人员和科研人员要在实践中总结经验，吸取教训，提高综合素质和能力，更好地管理和开发利用科研档案，为科研管理和科研活动服务。

参考文献

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[4]郝晓丽，杨金红等提高医院科研档案管理工作能力的几点体会[J]科技信息，2009，（1）：739.