试论现代企业办公室管理工作的优化与完善

试论现代企业办公室管理工作的优化与完善

于志芳

中国有色金属工业六冶洛阳有限公司河南洛阳471003

摘要：办公室管理是指办公室的相关人员能够严格执行管理者层的相关决策，能够有效的解决企业行政工作中的一些问题，主要包括计划，组织，领导，控制等一些行为活动，其根本目的是保障企业的正常运行，推动企业实现更好发展。对于如何提升企业办公室管理工作的成效这一问题，在此之前已经有相关的专家和学者对此进行了一定的分析和研究，本文的研究主要是在此基础上，结合自身的实际工作经验和所掌握的理论知识进行的进一步分析，具体内容如下所述。

关键词：现代企业；办公室管理；作用

引言

办公室管理工作，在现代企业中有着非常重要的意义，有效的办公室管理不仅能够帮助企业管理者进行决策，而且能够让企业管理对企业的各项活动进行实时的掌握，维持企业的正常经济活动和运营，促进企业发展，在市场竞争越来越激烈的今天，对办公室管理工作进行完善与优化是当前实现企业发展的重要途径。

1企业办公制管理工作的特征

在企业当中，办公室是一个具有综合性的管理服务部门，是一个企业正常运行的保障，也是企业信息获得以及企业内外联系的桥梁与纽带。所以，在大中型企业当中，办公室具有以下特征。第一，协调性，在办公室的服务管理工作中，有一项非常重要的职能那就是对于工作人员之间的关系进行有效协调，并且使信息沟通得到保证。是联系企业内外的重要桥梁与纽带，也是企业获得信息的重要手段与渠道，办公室高效高质量的完成工作是保障企业工作效率减少工作矛盾的重要手段。第二，统领全局性，办公室作为企业的中枢神经，由于其有着较强的全局性以及综合性，因此其对于企业具有统领全局的作用。办公室的管理服务工作，覆盖的方面很广，涉及到了企业当中的各个方面，对于企业的保障决策以及发展决策等重要事宜提供重要的建议。第三，辅助服务性，在原来，办公室的服务职能都是以领导为中心的，如今，要求办公室的管理工作的服务对象应当是领导、部门以及员工三方面，不但要为各个部门的领导服务，还需要处理好领导与员工之间的关系，使企业的高效合理运转得到保障，对于办公室工作人员的工作要求有了更高的标准。

2现代企业办公室管理工作中出现的问题

2.1现代企业办公室管理制度不规范

市场不断扩大，经济在飞速的发展中，为了提高企业的效益，许多企业不断出台各种措施，意图进行扩大化的生产，并且让工作效率能够有效提高，例如，有的企业会购买先进的大型设备，以提高生产效率，有的企业在生产中不断扩招工人，提高生产，这些都是企业发展中进行的各项决策，但是，许多企业在进行决策时，在办公室管理上却还是运用传统的制度，这样的话，就会造成现代企业办公室管理中逐渐出现许多问题。例如，扩大生产后会出现新的问题，但是办公室管理却由于没有规范化的管理制度不能进行有效的管理，会造成办公室管理工作的水平和效率不断下降，问题不能有效解决，严重影响企业的形象，而且会造成企业管理中不断增加对人力、物力的投入。造成这样问题主要原因是由于现代企业办公室管理制度不能做到有效的科学规范性。所以，现代企业要重视办公室管理制度，并不断进行完善和优化，实现现代企业的高效运营和发展。

2.2纸质文档保存不规范

办公室文档管理是行政管理工作中非常重要的一部分内容，由于企业经营文献资料整理任务大、信息量多，文档资料数量庞大，如果不及时分类、清理很容易造成混乱现象。国有企业经营中多数都设立了专门的档案管理部门，该部门将很多工作内容都会形成纸质文档进行保存。然而，在实际的办公室文档保存中，存在很大纰漏，文档保管不科学，档案室的建立过多的是为了应付检查，而没有真正发挥出应有的作用。国有企业纸质档案的管理应当按照相关部门和文档内容进行分类保管，并做好记录方便日后查阅。

3以有效措施促进办公室管理工作的发展

3.1通过各种手段提高办公室管理工作人员的综合素质能力

在现代企业中，为了避免办公室工作人员不能完全胜任现代化办公室工作，必须通过各种方式提高他们的综合素质，促进办公室人员具备更加全面的知识和素质，保证工作正常进行的同时，提高工作效率，有效适应现代化企业生产管理中的各项任务，为企业节省各种资源的投入，建立企业良好的外部形象，促进企业的发展。在这方面，中铁建企业作为现代化企业，其办公室管理中的工作人员素质，在采取各种措施后，办公室工作人员的素质以及工作能力得到了有效的提高。提升办公室工作人员素质和工作能力上，主要的措施是通过建立完善的考评制度促进工作人员不断进行学习，这是第一点措施。第二点，在办公室管理中，相关领导要重视办公室管理工作，并提拔优秀的工作人员进行公费学习和深造等，这样也能够起到示范带头的作用，促进办公室工作人员积极学习。第三，完善和健全奖励和惩罚机制，对工作认真负责的工作人员要给予一定的鼓励，在工作中不谨慎、不认真的工作人员要进行相应的惩罚，但是奖惩机制要保证公平性，这样才能够让办公室工作在健康的环境中运行，保持企业发展的良好氛围。

3.2信息化技术在办公室行政管理中的应用

随着经济的快速发展，市场经济下企业之间的竞争激烈，现代化企业经营中信息技术得到广泛应用，企业竞争实力得到显著提升。在国有企业办公室行政管理工作中，信息化管理系统的应用成为新时期国有企业办公室行政改革的重要趋势。与传统的办公方法不同，建立科学的内部管理信息系统有助于提高行政组织结构的灵活性与有效性，企业管理人员能够随时从多方面的角度掌握企业信息，结合市场需求做出科学的决策。对于公司旗下的子公司、分公司的经营情况通过内部的信息管理系统直接实现信息共享，切实提高行政效率，优化办公流程。另外，信息化技术的应用还能够提高文档管理的质量和效率，通过建立电子数据库，对文档资料进行分类收集、记录，方便查找，文档管理的有效性得到保障，还进一步降低档案管理人员的工作压力，从而促进企业办公室行政管理工作的顺利进行。

3.3明确岗位职责并落到实处

明确岗位职责并落到实处是提升企业办公室管理工作成效的重要保障，办公室管理工作是很具体的事务性工作，所以一定要根据不同工作人员的不同能力和特点安排不同的工作，做到人人肩上有责任，并制定严格的制度规范，做到严格遵循，违章必纠。以沟通这一项比较重要和基础的工作来说，需要办公室管理人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要涉及到与上级领导的沟通，向其他部门和工作人员下达领导的意思和指示，向领导上传其他部门和工作人员的想法和建议，在此沟通过程中一定要做到严格负责；横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及企业相关职能部门的沟通和交流，在此过程中一定要做好协调和沟通工作。总的来说，企业办公室管理人员一定要根据严格的规范制度和行为准则认真工作，严格要求自己。

结束语

总而言之，办公室在企业当中的定位是具有综合特性的服务管理部门。其是保证企业一切事务都能够有条不紊的进行。换言之，办公室在企业当中相当于中枢神经，是企业得到信息反映以及反馈的重要渠道，是连接领导与领导、领导与员工、员工与员工之间的桥梁与纽带，也是连接企业内外的窗口纽带。办公室作为企业进步发展的重要枢纽，其工作人员应当要有正确的工作观念，要有全局意识。要从全大局的角度来看问题，正确认识自己的工作职权，以此来保证企业内外的良好运行。

参考文献：

[1]李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界，2014，（13）：298-299.

[2]李琳.简析现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].中国外资，2012（09）：257.