如何掌握档案工作的保密性与便捷性

如何掌握档案工作的保密性与便捷性

王静波

黑龙江省富裕县能源发展和节能监测中心161200

档案管理工作是一项政策性，机密性，专业性较强的工作，这就使得档案管理工作者面临着越来越重的责任，一旦档案管理工作中出现安全漏洞就会带来巨大的损失，但是只顾保密性而忽视使用便捷性又不符合当前时代发展的需求，因此，如何两者兼顾从而推动档案管理工作快速有效发展是当前档案管理工作者需要认真思考的重要课题。

一、做好档案信息保密工作的措施

1、加大对档案保密工作的宣传力度

对档案保密工作的重要性进行宣传是当前档案管理工作的重要要求，同时也是档案管理工作者的职责所在。要加强保密宣传，使得档案信息资源使用者能够对档案保密法规有所了解，要对相关的违法行为以及责任加以明晰，从而避免出现相应的犯法状况。对于我国档案法制建设来说，还会受到社会环境的影响，比如宣传不到位和执行力度不强等，所以，要进一步加强对档案法制建设的相关宣传工作，使得社会公众对档案保密工作有所了解，增强档案保密意识，真正做到依法保密。

2、提升档案工作人员保密意识，加强队伍建设。

从某种意义上来讲，档案工作人员的保密意识及个人素质，直接关系到油田企业整个档案保密工作的安全质量，因而要想确保企业的档案保密工作发挥最大的功用，首要任务就是提升档案工作人员的保密意识，加强档案管理人员的队伍建设。首先，企业在招聘档案工作人员时，一定要对应聘者的个人素质进行高水平测试，确保应聘者的责任意识、政治思想、专业技能以及文化水平统统过关。其次，企业必须大力宣传档案保密工作的重要性以及档案信息泄露的严重性，加大对档案泄密行为的惩治力度，营造出肃清的档案保密管理氛围。

3、强化制度管控，做好保密工作

做好保密各项工作，需从以下几方面着手：一是保密管理和宣传工作是每个档案管理和工作人员的职责，单位档案法制建设进程，在一定程度上除取决于自身要素外，在很大程度上还会受社会环境的影响。根源是宣传不到位，执行力也不到位。二是规定不同的审批手续，建立完善档案相关制度，如除了档案保密制度、保密档案登记制度、保密档案库房管理制度、保密档案查阅制度、保密档案借阅审批制度、保密档案复印制度等制度外，档案管理人员、保密工作人员还要结合实际，在开展保密档案利用工作的同时，根据密级等级规定的要求，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围；严格审批手续，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。三是为便于密级文件操作和管理，各项档案利用规章制度都必须简明严密，做到密级档案利用工作有章可循。

4、开发利用先进的云端服务和量子加密技术

设计更为灵活的加密系统，即量子安全的加密方法。这种加密方法需要能够包含免疫已知量子攻击的协议；还需要包含量子加密协议，对数学暴力破解免疫――这可能就需要更多资源的“量子通讯通道”了，比如说采用光纤；最后，就是上面提到的加密灵活性，令其足以随时应对新出现的攻击威胁。

二、如何在档案保密的同时，做到便捷性

1、解放思想，正确处理档案的保密与便捷问题

在现实工作中，机密档案应该保密，以免对国家或集体造成损失，但保密的目的就是为了利用，是需要在一定时间、地点、范围限制内完成的，“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。为了使档案资料得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地、正确地执行开放档案的政策。只有在开放工作平台上，才能实现公众在获取政府信息时减少障碍，提高信息获取效率，才能真正实现信息获取的便捷性，但是做好这项工作不仅需要相关的工作者对制度和法律有所熟悉，更应当对保密法规严格执行，积极做好档案审查等相关配套工作，从而使得档案开放这一工作能够得到有序推进。

2、由政府机关发布可供公众查询档案信息目录及便捷的获取通道

政府机关应制定相关的信息目录引导公众进行查询，告知公众能够获得的信息和获得信息的途径和时间期限等，从而有效避免公众申请相关政府信息过程中出现盲目性。

要尽量减少对申请获取政府信息时的各种限制条件，在申请方式上，应不拘泥形式，可以灵活多样，在信息法律认可，政府部门要接受各种形式的口头申请和电子书面申请。

提高政府机关工作人员的服务意识，要明确政府机关在社会公众申请获取政府信息时的协助义务，为社会公众提供一定的引导服务。具体来说，政府机关应以生动和易于接受的形式对申请获得信息的具体程序与手续做详细说明，要耐心解答，细心服务，协助公众填写表格和办理手续，对于申请中出现的各种问题要及时通知当事人。

3、加强档案管理信息化建设力度，提升档案管理水平

对于档案管理来说，其是一种服务性较强的工作，档案管理工作者不仅是管理者同时也是信息资源的服务者，尤其是在当前信息化快速发展的时代背景下，社会对于档案信息的需求越来越凸显，档案类型也越来越多，传统的档案管理方式已经无法满足或者很难满足当前社会发展的需求。因此，应当加强档案管理信息化建设的力度，通过信息化的方式对档案信息资源进行管理，以最大程度和最优质的服务使得档案管理工作能够协调运转、有条不紊地进行，只有这样才能够提供更为优质的服务，才会使得档案管理以及信息资源的提供更为便捷。但是需要注意的是，在档案保密性有所加强的前提下，进行档案管理信息化建设应当及时更新服务意识和服务理念，要对档案信息服务环境进行及时的改善，对服务的范围进行拓展，只有这样才能够不断提升服务的水平，提升档案管理工作的有效性，为档案资源使用者提供更为便捷的通道与平台。

当前，我国社会信息化建设迅猛发展，社会生产方式发生了前所未有的重大变革，也对档案管理工作带来前所未有的机遇和挑战，我们应该勇敢接受挑战，抓住机遇，改变固有观念，学习和掌握新方法、新知识，提高工作效率，更好地服务社会。