档案工作规范化标准化的前端控制

档案工作规范化标准化的前端控制

景卫国

景卫国（山东潍坊市中医院山东潍坊261041）

【摘要】档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，文章从强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同步的工作入手，认真把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，就切实做好档案工作规范化标准化的前端控制进行了探讨。

【关键词】档案工作前端控制

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）16-0392-02

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同步的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，切实做好档案工作规范化标准化的前端控制。

1公文制发是档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合档案整理的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2立卷归档是档案工作规范化、标准化的关键

公文形成后，为便于保管使用，就需要按一定的要求将公文进行立卷归档，而相近公文的重复与立卷组合的无序是目前阻碍档案工作实现规范化、标准化的主要问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。这就要求我们要以本单位形成的文件为主，在实际工作中，严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的规定，切实解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之间的区别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复性和信息的冗余，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

4档案干部素质是档案工作规范化、标准化的根本

在日益发展的新形势下，要想做好档案工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。因档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。所以，要推进档案工作规范化、标准化，从根本上解决档案管理质量问题，就必须做好档案干部的稳定和培养工作，提高档案干部的思想政治和专业素质，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，以促进档案工作的持续稳定发展。