对数字化档案馆的初步研究

对数字化档案馆的初步研究

张晗

张晗（哈尔滨市东安汽车发动机制造有限公司，哈尔滨150000）

摘要：随着信息技术的不断发展，我国建设数字档案馆的基本条件已经可以满足，与传统的档案馆相比，数字档案馆具有丰富的数字材料资源、快速的传播速度及海量信息共享等优点。但是在建设过程中，面临一些亟待解决的难题，这些难题的解决对数字档案馆的进一步完善具有重要作用。

关键词：数字档案馆；建设；研究

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）09-0211-01

1现阶段对数字化档案馆的认识

“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理的一种网络的、新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。

2构建企业数字化档案馆的建设原则

2.1标准和规范统一的原则标准和规范是数字化档案馆建设的基础，标准的建立应具有前瞻性，不但要指导现在的数字化档案馆的建设还应与未来开发的系统形成统一。如尽可能欲留接口，以便与未来的系统集成。

2.2统筹规划、逐步完善企业数字化档案馆的设计并不是孤立存在的，应纳入企业信息化建设的总体设计当中。它需要技术、政策、环境的依托和保障。由于各企业档案信息化的基础、技术手段、资金和人才条件不尽相同，因此数字档案馆的发展水平也参差不齐。所以各单位应根据自身特长积极创新，借鉴其它单位成功经验，引进先进技术和管理经验，避免重复研究带来的资金浪费。

2.3完善的保密机制在提供快捷服务、提高企业效益的同时，网络环境也给档案信息带来了安全隐患。因此要加强对涉密信息的保护。服务与行之有效的安全机制相结合，才能更好地为企业服务。

3构建数字化档案馆的主要内容

3.1制定标准和规范法规和标准是数字化档案管理的有利保障。缺乏完整的标准体系和标准执行不利是目前数字化管理建设中的主要问题。目前档案数字化标准不够完善，对于数字档案资源的归档范围、元数据标识、描述、存储、查询、交换、管理、检索、利用、真实性鉴定、安全等标准规范，应加快推动其出台与执行。结合数字档案的特点，制定相应的管理规章制度。

3.2数字信息资源的建设一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。

3.3档案信息安全的保障作为历史和重要信息的忠实记录，档案更应该得到完善的保护。根据国家相关标准的规定，带有归档标识的电子文件集中后，制成归档数据集，拷贝至耐久性载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时复制第3套异地保存。有条件的还可以用专用备份服务器作为保障。

3.4基础设施的建设网络中的硬件技术之一是必需有足够的带宽，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统的互相转换和链接。此外建立数字化档案馆还需配备服务器、光盘镜像服务器、交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码摄像机、数码照相机、计算机、扫描仪以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备。这一切都是企业数字化档案馆建设的有利基础。

随着档案信息化建设步伐的不断推进和企业档案工作的深入发展，为了进一步提高企业档案管理水平，数字化档案馆的建设势在必行。企业档案管理部门应抓住机遇，克服困难，努力工作，积极创造条件建立企业档案数据库，为数字化档案馆建设打下坚实基础。同时坚持科学、规范、实用、可靠的原则，力求减少失误，提高建库效率，以取得更好的成果。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].