关于档案存毁工作理论和实践的思考

关于档案存毁工作理论和实践的思考

谢惠敏

[摘要]档案鉴定理论是我国近20年来发展最快，最受关注的档案学理论。档案鉴定就是判定档案的保存价值,决定档案的存毁。所以档案存毁与档案的鉴定是紧密联系的两个问题。目前我国在对档案存毁的认识和档案鉴定工作方面还存在着不少问题，本文将从档案的价值分析着手，探讨我国现阶段档案存毁工作的一些问题，并进行总结和思考。

[关键词]档案存毁；文件双重价值论；档按保管期限

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-9646（2008）11-0042-02

档案的存毁，是对档案进行鉴定，剔除无保存价值且保管期满的档案。确定档案的存或毁，最直接最有效的手段是对档案进行鉴定。长期以来，档案的存毁鉴定一直是颇有争议的话题。因为“毁”即剥夺了一些档案继续存在的权利，进而使其他有价值档案得到妥善的保存。在现实操作中，如何确定档案的存毁显得由为重要，虽然国家地方均出台相应的规范对存毁进行指导，然而框架性的规范只能从宏观上进行把握，对实践中许多微观的问题并不能很好地解决。本文将从档案存毁的理论出发，联系笔者在档案工作遇到的一些问题进行思考。

一、档案存毁的价值分析

档案的价值与其存毁有着密不可分的关系。档案的鉴定，究其本质也是对档案价值所采取的一种判断推定的方法。那么在档案存毁中，档案价值的体现成为鉴定的核心。纵观20世纪世界档案鉴定史，各种档案鉴定理论推动了档案专业的迅速发展。尤其在50年代,被称为“档案鉴定之父”的谢伦伯格,其学术思想走向成熟,借助其专著《现代档案———原则与技术》得以在国际上传播,全面提升了档案鉴定的理论与实践。

在谢伦伯格的著述中提出了“文件双重价值论”。他认为,公共文件具有两种不同的价值,即对原机关的原始价值和对其他机关与私人利用者的从属价值。在该理论中，强调的是机关官员负责原始价值的鉴定，而档案机构则是负责从属价值的鉴定。原始价值的鉴定是依据文件形成机关在行政体系中的地位及其职能,而从属价值的鉴定则主要根据文件中的内容。这一档案鉴定理论已经有了非常明确的界定标准,可以直接指导保管期限表的制定,也为今后档案鉴定工作的开展提供了很好的理论基础,被广泛地采用。

在“文件双重价值论”的指导下，档案的鉴定可以理解为通过对档案的价值分析，进而对档案的存毁做出分类。那么本文认为具体的价值分析又包括如下两个方面：

其一，档案的资料价值。档案的资料价值不能只着眼于一个部门或机关的需要，更要联系其他部门，甚至是国家的需要，从全局把握档案的资料价值。这就要求个档案保管机构之间相互交流，通过增进之间的沟通，将自己可能准备销毁的档案资料转移到能发挥其档案作用的地方。使原本看似已经无意义的档案资料，重新得到利用。

其二，档案的收藏价值。档案的收藏价值一直为档案的保管机构所忽略。因为很多档案机构却自己认为无价值的档案归为销毁的一类。孰不知，档案的价值是相对的，在原保存机构眼中无价值的档案到其他档案保存机构，甚至是私人收藏家手中焕发出了惊人的收藏价值。或许一个档案本身的资料价值已经消失，但可能因其有某一名人的签名而使其身价百倍，相对于档案的资料价值，档案的收藏价值同样受到我们重视。

二、档案存毁工作中主要存在的问题

我国建国初曾因馆藏量少与新建的库房空闲等原因以“丰富”为指导思想，几乎是有文必档，玉石不分，库房“档”满为患，影响了档案的开发利用，给档案管理带来了很多问题。20世纪80年代后期我国将作为档案馆室建设的指导思想，认识到档案存毁工作的重要性，认识到鉴定工作是档案工作的首要职能。然而在此基础上，我国并未在档案存毁工作的上取得多少进展，一些问题依然困扰我国的档案存毁工作。

1、档案存毁工作的意识淡薄。

在我国传统的档案管理理论中，档案的存毁和收集，整理等一样，被认为是档案工作的一个环节。于是这成了极其容易被忽略的一个环节。而且我国最早的档案管理思想为“丰富馆藏”，虽然“优化馆藏”已经日益为档案保管机构所重视。但传统上，对档案的只存不毁的观念，让我们的档案资源越来越臃肿。而且在早期的档案数量与经费等相挂钩，也造成了我国档案归档时的疏忽大意，许多地方把只要能存放的文件都归为档案，档案鉴定工作形同虚设。因而，档案管理相关人员对档案存毁的的意识淡薄是主要的问题根源。

2、馆藏档案存毁鉴定工作的缺位。

意识指导了行动。意识的淡薄相应地造成了我国档案存毁鉴定工作的缺位。档案鉴定人员手中握有档案的生杀与夺大权，因此在国外各档案管理机构十分重视档案鉴定人员的专业水平。对于档案鉴定，国外的档案学专家从理论分析到实践，无不对其花尽心思，可见其重要性非一般可言。在我国，因为早期的人员编制改革，各档案管理机构精简人员，档案鉴定工作成为一项没有技术含量的工作，任何人都可以胜任。随之而来的弊端不言而喻，缺乏相关鉴定技术的管理人员的存毁鉴定，无异于档案鉴定的缺位，由此而来造成重要档案的流失，不必要档案挤占有限保管空间等问题。

3、档案保管期限制度的可操作性低。

档案的保管期限制度是指导档案存毁工作的依据。然而在我国现行的档案保管期限制度各地方各有一套做法，虽然有相关的制度规范出台，但存在两个问题：一是规定的期限过于死板，通过3年，5年的时间规定将档案存毁限定在一个时间段内，虽然易于操作，但对于纷繁复杂的档案并不能起到起到很好效果。二是在编表技术和编表的经验方面,我国无论是在国家层面还是在具体立档单位层面,都还有相当大的差距。在条款的拟制及其科学化、专业化、精细化等方面，可操作性有待进一步加强。

三、推动档案存毁工作发展的设想

1、强化档案行政管理机构的鉴定职能，设置专门的机构、配置专门的人员来组织各立档单位的档案保管期限表编制工作，并实行目标管理，定期检查和考核。档案鉴定人才的稀少已经制约我国档案事业的发展，许多档案管理人员都只是兼职工作，倘若再没有专门的机构进行指导，那么作为档案工作重中之重的档案存毁鉴定工作必然还会继续不规范的操作。

2、设置弹性原则条款。我国早在建国初期到20世纪60年代就发布了由苏联专家米留申编著的《中华人民共和国各部及其他机关、团体、企业活动中所形成的标准文件材料保管期限简短一览表(草案)》。该草案定量划分档案保管期限的方法，把档案的保管期限科学地划分为五个档次,即永久、1年、3年、5年和10年。该方法一直为后来我国档案保管期限表所借鉴沿用。但在现实操作中，为了能给档案存毁鉴定一个比较理想的指导，笔者建议在编制档案保管期限表时，可以采用原则性规定，在具体科目分类无法涉及或解决的情况下，通过原则的指导操作，由实际情况出发，确定较为准确合理的档案保管期限。

3、加快档案数字信息化的建设，推动档案无纸化作业。当然并不是所有的档案都能采用档案无纸化来完成，但对于编制档案存毁表等需要复杂统计的项目，充分运用数字信息化技术不仅能节省很多的人力物力，更重要的是通过计算机技术的应用，使存毁档案的资料便于调用，而且通过网络平台和其他档案管理机构进行交流，使本来可能要被销毁的档案能在合适的地方继续发挥它们的作用。伴随着我国档案信息化的建设，我们相信不远的将来，档案的存毁工作将不会只是单个档案管理机构的事，资源的共享让资源能得到更合理的运用。

参考文献：

[1]《现代档案——评谢伦伯格〈现代档案——原则与技术〉》，《档案工作者协会会刊》，1956年第1期。

[2]熊长青：《正确掌握高校档案鉴定工作中的存毁之间的辩证关系》，《南京广播电视大学学报》，2006年第3期。

[3]吴剑梅：《中国档案鉴定之我见》，《档案与建设（月刊）》，2007年第5期。

[4]章燕华：《文件生命周期理论与文件连续体理论之争——中外档案界认识差异及原因剖析》，《档案与建设（月刊）》，2006年第2期。

[5]王英玮：，《我国档案保管期限表编制实践的历史回顾与思考》，《北京档案》，2007年第5期。

[6]2006年12月18日国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》