水利工程档案收集和管理问题分析王芳

水利工程档案收集和管理问题分析王芳

王芳

身份证号码：33250119780712XXXX浙江丽水323000

摘要：随着信息技术的发展，水利工程的质量管理工作也得到了规范。档案管理工作是水利工程质量管理中的重要组成部分，因此被提出了新要求。为此，本文在分析新形势下原有水利工程档案管理不足的基础上，提出水利工程档案管理的措施。

关键词：水利工程；档案资料；收集和管理

引言

当前，网络逐步成为信息技术管理中的重要媒介，并越来越多地应用到档案管理中。在整个水利工程建设过程中，档案管理工作有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料以及维修保养记录等。水利工程档案是工程建设全过程的记录，能够在工程质量评定与维护中发挥重要作用。所以，做好水利工程档案管理工作意义重大。

1水利工程档案特点

1.1档案资料内容广泛，数量多，数据全面

水利工程是涉及多个专业、学科的系统工程。在工程建设的过程里，会形成各种资料，例如，项目建设过程各阶段形成的设计文件、招标文件、投标文件、合同文件、相关评定材料、施工照片、施工图等，监理单位有往来文件、检查表、报告、音像文件等。购买和安装工程设备的材料包括工厂资质证书、规格证明、鉴定证书等，竣工材料包括施工各方的报告、验收鉴定证书等。这些资料内容能够充分反映水利工程建设各个阶段的实际情况，它是水利工程建设过程中的重要记录，在水利工程的评价和验收中发挥着重要作用。

1.2档案形成的时间长

水利工程项目通常要经历勘测、规划、设计阶段。由于资金的控制以及技术、施工条件等因素问题，经常出现跨年度实施的情况，这种跨年度的设计周期使得档案形成时间拉长。此外，施工、验收和运行等多个阶段周期较长，这些情况都会对档案资料的收集整理带来一定程度的影响，造成档案形成的时间长。

1.3档案原始资料具有很大的价值

档案资料收集整理的工作应与工程建设同步同时开展，即档案收集、积累和整理工作应从项目建立之时开始。在施工过程中，监理单位形成的评定材料、施工照片、施工图、检查表、报告、音像表和工程设备采购安装材料，如工厂证明、规格、鉴定文件等，常常在原始积累的基础上随着项目延续逐步累加，这些资料具有即时性，重要价值不言而喻，一旦遗失，无法弥补，造成重要信息缺失。

2水利工程档案管理技术问题

2.1档案日常收集整理意识不强

部分参建单位档案管理意识淡薄，工程建设过程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常积累，而是到项目验收阶段时突击收集和整理，其档案收集整理工作远远滞后于项目建设进度。这样一方面极易造成档案材料的散失，另一方面对档案材料的真实性、准确性缺乏及时鉴定把关，既影响应归档文件材料的完整性，也影响档案材料的形成质量。有的施工单位参建工程建设工期长，施工过程中稍有疏忽，就会发生档案材料遗漏情况；有的施工单位在工程任务完成后即解散，如果档案材料未能及时收集整理，则档案完整性很难保障；有的施工单位在工程建设过程中形成的相关文件材料，由档案员“一支笔”填写，档案质量难以保证。

2.2水利工程档案质量不高

第一，未能明确划分归档文件资料整理的责任，对由多个参建单位共同产生的文件资料，在收集时会出现相互推诿的情况。第二，档案整理方法不正确，内容不完整。目前，很多参建单位为减少开支，未设立档案管理岗位，在文件资料的收集整理中，多为非档案专业人员来完成。由于这些人员专业知识不够，造成档案书写不规范、纸张标准不统一、分类不精细、数据不完整等情况。第三，文件资料整理与移交接收存在脱节现象，这样很难有效补救低质量的案卷。

2.3档案资料管理制度不健全

由于资金限制、办公条件的影响，有些工程参建单位还没有健全档案管理的规章制度；有些单位虽然建立了相关规章制度，在实际工作中却不能严格按章办事。同时不少档案室缺乏行之有效的工作检验标准，没有严格合理的考核办法，导致档案工作随意性大，档案资料不规范、不完整、不准确，为工程档案管理工作造成很大困难。

3做好水利工程档案管理工作的措施

3.1加强培训，提高档案管理人员的综合业务素质

档案管理是一项非常专业的工作。档案资料必须完整、真实、规范和及时，笔迹清晰，图纸整洁，装订整齐，签名程序完整。水利工程档案管理人员不仅要有丰富的档案管理知识，还要熟悉水利事业，了解水利工程的基本情况。档案管理者需要了解水利工程项目的具体程序和工作流程，以及各个阶段的工作安排，熟练掌握形成哪些档案资料，掌握工程各个阶段工作中各类数据的内容和数量。档案管理人员应重视日常学习，注重档案管理知识学习与水利工作专业技术学习同步进行。档案管理单位应定期组织专职和兼职档案员进行业务学习和培训，强化管理人员队伍，提高档案管理水平。

3.2建立健全档案管理的各项制度

档案的内容、外观、立卷、装订、归档工作，要求按照部颁规范规程进行。根据《中华人民共和国档案法》和国家现行的档案法规文件精神，建立健全档案收集管理的规章制度，明确相关部门职责任务，责任落实到人，制定档案工作相应控制措施，确保档案的完整、准确、系统和规范。确定档案管理的范围和期限，制定切实可行的档案整合分类方案和操作程序。制定档案收集管理评估办法，完善奖惩机制，提高档案管理工作人员积极性。制定档案接收、保管、利用、安全、统计等内部工作制度。

3.3强化保密意识，重视档案安全

一是建立健全保密管理制度。涉密工程项目法人要加强对参建单位人员的保密意识教育，相关文件材料管理人员要签订保密承诺书，参建单位要按照保密要求加强文件材料保管硬件环境建设，配备必要的保密设备设施，消除安全隐患。二是加强对档案资料利用审核把关。严格履行档案借阅审批手续，确保档案安全；加强档案库房防火、防盗等相关防护设备设施的配备，满足档案防护要求。三是严格执行《水利部关于加强重大水利工程图纸资料管理的通知》。要落实管理责任，明确管理要求，防止重大水利工程敏感图纸资料泄露情况发生。

3.4大力开展水利工程档案管理信息化建设

要想提高新形势下档案管理质量，水利部门就需要充分认识到信息化建设的必要性与重要性，大力开展档案管理信息化建设。档案管理部门应聘请专业的信息技术人才，充分利用互联网、多媒体、大数据等信息技术，开发出一套适用于水利工程建设的档案管理软件，以适应水利工程档案复杂、涉及领域多的特点。在采取电子化管理模式时，水利工程档案管理人员还需要借助信息化管理手段，做好档案复制与保存工作，以消除纸质档案在管理过程中存在的各类弊端，有效提升档案的安全性与完整性，为后期档案利用与调取打下坚实的管理基础。

结语

总之，水利工程档案收集和管理工作是一项系统的基础工作，作为工程建设的依据和真实记录，档案的收集管理质量对整个工程的进度质量起着重要作用。提高档案管理水平，完善档案管理体制，做好档案的收集管理工作，确保水利工程档案资料更加科学、合理、规范，对当前水利工程建设至关重要。

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